Перед каждой организацией здравоохранения, санаторием (далее — организация здравоохранения) на определенном этапе развития встает вопрос обеспечения хранения документов, образующихся в процессе ее деятельности. В статье рассмотрим алгоритм создания архива в организации здравоохранения с оформлением всех необходимых документов.
Архив организации здравоохранения: понятие и правовой статус
Согласно абз. 2 ч. 1 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (в ред. от 24.07.2020, далее — Закон об архивном деле) архив — это организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.
Создание архива организации происходит в целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов. Так, согласно ч. 3 ст. 12 Закона об архивном деле все организации создают архивы.
Руководителю на заметку
Требование по созданию архива в организациях здравоохранения предусмотрено Законом об архивном деле.
Основные вопросы работы архивов организаций здравоохранения регулируются следующими нормативными правовыми актами:
Помимо нормативных документов существует также ряд методических документов, которые можно использовать для организации работы архива. Такими документами являются:
Стоит отметить, что Примерные штатные нормативы служащих и рабочих организаций здравоохранения, финансируемых из бюджета, утвержденные постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 11.12.2014 № 98, предусматривают наличие штатной единицы архивариуса для ряда организаций (см. схему).
Схема
Для иных организаций здравоохранения Примерные штатные нормативы не предусматривают наличие штатной единицы архивариуса. Как правило, в указанных организациях предусмотрены штатные единицы заведующего канцелярией, делопроизводителя, а также секретаря приемной (секретаря).
В общем виде алгоритм создания архива в организации здравоохранения, санатории может выглядеть следующим образом:
Руководителем при принятии решения о создании архива должен быть издан приказ о создании архива.
Приказом руководителя организации:
Пример приказа о создании архива в организации здравоохранения, санатории
В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив, согласно п. 9 Правил работы архивов. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива или лиц, ответственных за архив, определяются должностными инструкциями данных работников.
Справочно: на практике часто можно встретить ситуацию, когда архивом называется помещение, где хранятся архивные документы. В этой связи нужно различать понятия «архив» и «архивохранилище» (помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов).
Согласно п. 8 Правил работы архивов работа архива осуществляется в соответствии с Положением об архиве, разрабатываемым в рамках организации, и иными локальными правовыми актами (далее — ЛПА).
Работу архива организации здравоохранения будут определять следующие локальные правовые акты:
Положение об архиве
Положение об архиве — это локальный правовой акт организации, определяющий статус архива, цели и задачи его работы, место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
Руководителю на заметку
Структура Положения об архиве может быть представлена следующими главами: «Общие положения», «Задачи», «Функции», «Права», «Взаимоотношения и связи».
Дополнительно можно включить главы «Состав документов архива», «Ответственность лица, отвечающего за ведение архива» и др.
В главе «Общие положения» отражаются:
Главы «Задачи», «Функции» и «Права» разрабатываются на основе пп. 5–7 Правил работы архивов.
Справочно: при разработке данных глав необходимо учитывать специфику организации. Например, если организация не является источником комплектования государственного архива, то не нужно включать положение о подготовке и передаче документов на постоянное хранение в государственный архив.
В главе «Взаимоотношения и связи» отражается порядок реализации предоставленных архиву прав во взаимодействии с другими структурными подразделениями организации.
Проект Положения об архиве согласовывается с экспертной комиссией организации. По итогам согласования экспертной комиссией на проекте Положения об архиве проставляется гриф согласования.
Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают (при необходимости) Положения об архиве с государственным архивом.
Должностная инструкция архивариуса (лица, ответственного за архив)
Согласно ст. 194 ТК должностная инструкция относится к локальным правовым актам, определяющим трудовой распорядок работников в организации.
Если в организации имеется штатная единица архивариуса, то при разработке его инструкции целесообразно руководствоваться унифицированной формой должностной инструкции, приведенной в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (в ред. от 23.06.2020, далее — УСОРД).
Справочно: должностная инструкция архивариуса разрабатывается на основании выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (в ред. от 02.05.2020).
Структура текста должностной инструкции архивариуса (согласно унифицированной форме, включенной в УСОРД) включает общие положения, должностные обязанности, права, взаимоотношения (связи по должности), оценку работы и ответственность (ответственность) и утверждается руководителем организации.
Пример должностной инструкции архивариуса
Если в организации отсутствует штатная единица архивариуса, то издается приказ о назначении лица, ответственного за архив.
При организации работы архива нужно учесть необходимость обеспечения его помещениями и оборудованием.
Пунктом 276 Правил работы архивов определено, что основными помещениями архива организации являются:
Требования к помещениям архива организации установлены в гл. 33 Правил работы архивов.
Согласно п. 272 Правил работы архивов в зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов. При отсутствии специальных зданий или помещений для архива организации выделяются приспособленные здания или помещения в административном здании организации.
От того, в каком здании будет располагаться архив, зависит порядок дальнейших действий. Так, если архив организации будет размещаться в приспособленных зданиях, то первоначально нужно провести экспертизу.
Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.
Если же архив будет размещаться в приспособленных помещениях в административном здании организации, то проводится проверка их соответствия установленным требованиям.
Такая проверка проводится комиссией, создаваемой руководителем организации. В состав комиссии могут включаться представители профильных служб. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый руководителем организации.
Это важно!
Согласно п. 275 Правил работы архивов запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
Существуют также правила оборудования помещений архивов, закрепленные на законодательном уровне.
Так, хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Однако нужно учитывать, что применение передвижных металлических стеллажей допускается только в хранилищах с регулируемым климатом.
В части хранения отдельных видов документов необходимо принимать во внимание, что выбор конструкции оборудования для хранения документов особого формата определяется размерами и особенностями этих документов. Для хранения секретных, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы.
При подготовке и оборудовании помещения под хранилище важно учесть следующие правила:
Требования к оборудованию архива изложения в гл. 35 Правил работы архивов.
Одним из самых распространенных нарушений в оборудовании архивов организаций является выделение для хранения документов помещений, не соответствующих требованиям, установленным нормативными правовыми актами, в первую очередь Правилами работы архивов.
Руководителю на заметку
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 базовых величин (ст. 24.25 КоАП).
Работа архива организации здравоохранения, санатория осуществляется на плановой основе.
Так, в организации целесообразно утвердить:
Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных документов.
План работы архива
План работы согласно п. 299 Правил работы архивов состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей. Форма плана работы архива приведена в приложении 2 к Правилам работы архивов.
План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации здравоохранения.
При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке (ч. 2 п. 12 Правил работы архивов).
Справочно: на сегодняшний день действуют Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45. которыми следует руководствоваться при составлении плана работы архива.
График приема дел в архив организации
График приема дел в архив отражает:
Форма графика приема дел в архив организации приведена в приложении 3 к Правилам работы архивов.
Согласно п. 13 Правил работы архивов график приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций — источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.
Справочно: в организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.
Дополнительно в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива, составляются:
