Изменения в Инструкцию № 4 вступили в силу больше полугода назад. Тем не менее организации здравоохранения продолжают допускать ошибки в ведении документации. На что важно обратить внимание, расскажем в статье.
Основным нормативным правовым актом, который устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях (далее — организации), является Инструкция № 4*.
* Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (по тексту — Инструкция № 4).
В целях совершенствования правового регулирования данных вопросов в Инструкцию № 4постановлением № 113* были внесены изменения, которые вступили в силу с 27 октября 2022 г.
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (по тексту — постановление № 113)
Справочно: необходимость внесения изменений в Инструкцию № 4 обусловлена изменениями, внесенными в Закон об архивном деле*.
* Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (по тексту — Закон об архивном деле)
Какие изменения наиболее важны, рассмотрим далее.
Из перечня видов документов, которые относятся к распорядительным, исключены указания. Соответственно, в организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов (п. 92 Инструкции № 4):
Под указанием понимался правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и других правовых актов. Не допускалось использовать указания в качестве утверждающего документа.
Это важно
Инструкция № 4 в части оформления документов распространяется только на организационно-распорядительные документы (не распространяется на медицинскую документацию).
Справочно: как правило, указания издавались в организациях, управляемых на основе принципа единоначалия.
В настоящее время функцию такого документа выполняют распоряжения и приказы.
По тексту Инструкции № 4 термин «юридическая сила» заменен на термин «юридическая значимость». Вместе с тем термин «юридическая сила» имеет устоявшуюся практику использования и применяется в ряде нормативных правовых актов.
Пример
Юридическая сила нормативного правового акта (ст. 2 Закона о НПА1), электронные документы имеют юридическую силу (ст. 22 Закона об ЭЦП2), все экземпляры нотариального документа имеют одинаковую юридическую силу (п. 4 ст. 67 Закона о нотариате3) и др.
1 Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (по тексту — Закон о НПА)
2 Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (по тексту — Закон об ЭЦП)
3 Закон Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (по тексту — Закон о нотариате)
В части требований к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в Инструкцию № 4 внесены следующие изменения.
Изображение Государственного герба для структурных подразделений. Постановлением № 113 уточнено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах не только организаций, но и их структурных подразделений (п. 36 Инструкции № 4).
Оформление приложений. При оформлении отметки о наличии приложения, если приложение содержится в одном экземпляре, количество экземпляров допускается не указывать (п. 56 Инструкции № 4).
Языки делопроизводства. В соответствии со ст. 8 Закона № 3094-XI* языками делопроизводства и документации являются белорусский и (или) русский языки. Соответственно, в п. 69 Инструкции № 4 уточнено, что языками делопроизводства и документации являются белорусский и (или) русский.
* Закон Рэспублiкi Беларусь ад 26.01.1990 № 3094-XI «Аб мовах у Рэспублiцы Бе-ларусь» (по тексту — Закон № 3094-XI)
Шрифт. Отменено требование о единой гарнитуре используемого шрифта — Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании.
В п. 78 Инструкции № 4 установлено только, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа. В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта — 15 пт.
В части требований к организации работы с документами важно обратить внимание на следующие изменения.
Согласование документов. Отменена норма о том, что в обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Теперь порядок согласования документов определяется в организации на локальном уровне.
Регистрация документов. Инструкция № 4 дополнена нормой о том, что документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день (подп. 140.7 п. 140 Инструкции № 4).
Номенклатура дел. Уточнены требования к составлению номенклатур дел, оформлению дел и описей дел. Данные изменения обусловлены внесением изменений в Правила № 143. Нормы по вышеназванным вопросам были исключены из Правил № 143* и внесены в Инструкцию № 4.
* Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (по тексту — Правила № 143)
В частности, заголовочная часть номенклатуры дел организации должна выглядеть следующим образом (согласно приложению 10 к Инструкции № 4):
Уточнены требования к работе с документами в электронном виде.
Справочно: документ в электронном виде — документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств (ст. 2 Закона об архивном деле).
Электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (ст. 1 Закона об ЭЦП).
В п. 236 Инструкции № 4 закреплено, что для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Это важно
Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК».
Ранее ограничением являлась не только отметка «ЭПК», но и другие дополнительные условия исчисления срока хранения: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми».
Таким образом, в АС ДОУ без использования электронной цифровой подписи можно создавать:
В п. 238 Инструкции № 4 закреплено, что место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению с указанием при необходимости названия информационной системы организации, в которой они хранятся, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином локальном правовом акте,
утверждаемом руководителем организации.
Таким образом, появилась возможность при необходимости в номенклатуре дел организации указывать название информационной системы организации, в которой хранятся электронные или гибридные дела.
Пример
ЭД. ИС «Персонал. Зарплата. Кадры»
ГД. СЭД «Дело»
При ведении документации в организации здравоохранения следует контролировать соблюдение требований нормативных правовых актов.
