10 важных изменений в Инструкции по делопроизводству с 1 июля

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.01.2024 № 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция № 4) изложена в новой редакции.

Это важно
Новая редакция Инструкции № 4 вступает в силу с 1 июля 2024 г.

Необходимость внесения изменений в Инструкцию № 4 обусловлена потребностью в обеспечении последовательности, взаимосвязанности и согласованности положений Инструкции № 4 и приведения ее в соответствие с требованиями нормотворческой техники, закрепленными в Законе Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

Справочно: из Инструкции № 4 исключены примеры, слова «могут», «может быть», «как правило» и т. д. В отдельный пункт вынесены термины, используемы в ней (автоматизированная система документационного обеспечения управления, бланк документа, гибридное дело, документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) и др.).

В Инструкции № 4 появились следующие новые нормы.

1. Установлен порядок ведения делопроизводства в обособленных подразделениях, структурных подразделениях с правами юридического лица.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в т. ч. в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, не указанные выше, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются, если иное не установлено законодательством.

Это важно
Таким образом, например, филиал организации может разрабатывать свою номенклатуру дел организации, регистрировать документы в рамках филиала, создавать экспертную комиссию филиала и т.д.

2. Исключено ограничение на ведение переписки со структурными подразделениями организации.

Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в т. ч. индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

3. Конкретизированы виды бланков документов.

В п. 19 Инструкции № 4 установлены три вида бланков документов:

• бланк для письма;
• общий бланк;
• бланк для конкретного вида документа.

Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.

4. Уточнены требования к оформлению отдельных реквизитов документов (дата документа, правила адресования и др.).

Установлено, что при направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или официальный адрес электронной почты не указывается.

5. Изменения в регистрации до­кументов.

Конкретизировано, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов, включаемых в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп. 122.1 и 122.2 п. 122 Инструкции № 4).

Это важно
Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.

Кроме того, из Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-­контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов и журнала регистрации исходящих документов.

Справочно: в Инструкции № 4 закреплены только требования к регистра­ционно-­контрольным формам и порядку их заполнения.

6. Изменения в составлении номенклатуры дел.

В требования к составлению и оформлению номенклатуры дел организации уточнена систематизация первых ее разделов. Так, наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов). При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ.

Пример

1. Аппарат управления
1.1. Главный врач
1.2. Заместитель главного врача по медицинской части
1.3. Заместитель главного врача
2. Канцелярия

Кроме того, допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

Скорректировано название граф номенклатуры дел организации:

7. Изменения, касающиеся объема дела.

Уточнено, что при формировании дел объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм только для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Это важно
Дела временного (до 10 лет) хранения могут превышать установленный объем.

Поскольку большие по толщине дела неудобны в использовании, дела временного (до 10 лет) хранения целесообразно ограничивать толщиной 100 мм.

8. Изменения в оформлении описи дел.

Из Инструкции № 4 исключена норма о том, что при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

Теперь заголовки всех дел должны вноситься в опись дел структурного подразделения полностью.

Пример оформления описи 

9. Изменения в акте о выделении к уничтожению.

Порядок утверждения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, сформулирован следующим образом: утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу.

Скорректировано название граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению:

10. Изменения в работе с документами в электронном виде.

Существенные изменения в Инструкции № 4 коснулись требований к работе с документами в электронном виде.

Так, исключена норма, устанавливавшая форматы файлов, в которых могут создаваться документы в электронном виде.

Установлена норма для форматов документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению.

Установлено, что внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в т. ч. электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).