При проведении процедуры государственной закупки иногда недостаточно руководствоваться требованиями НПА, важно также разработать локальную документацию по данному вопросу. В статье рассмотрим, какие документы необходимо разработать в рамках организации здравоохранения и какие особенности при этом следует учесть.
Мы не раз говорили о том, что в своей работе при проведении процедур закупок специалисты организации здравоохранения должны руководствоваться:
Далее мы рассмотрим, какие документы необходимы для проведения процедуры закупок в организации здравоохранения, а также разберем нюансы, на которые нужно обратить внимание в работе с процедурами закупок.
Первым и главным документом при проведении закупок в организации здравоохранения является Положение о порядке закупок товаров (работ, услуг) за счет средств местного бюджета (государственные закупки) (далее – Положение).
Это важно
В Положении необходимо прописать конкретную работу организации здравоохранения при проведении процедур закупок, которые не предусмотрены нормативными актами.
Все, что не урегулировано Законом о госзакупках и другими НПА, нужно урегулировать локальными актами. Поэтому важно понимать, какие нюансы следует закрепить в Положении.
Согласно абз. 15 ст. 1 Закона о госзакупках под процедурой государственной закупки понимается регламентированная Законом последовательность действий заказчика (организатора) и комиссии по государственным закупкам (далее — комиссия) (в случае ее создания) по выбору поставщика (подрядчика, исполнителя) от принятия решения о проведении процедуры государственной закупки до заключения договора либо отмены процедуры государственной закупки или признания ее несостоявшейся, если иное не установлено Законом.
Это важно
Законом о госзакупках не регламентировано, каким образом принимается решение о начале процедуры закупки.
Для предотвращения спорных ситуаций в Положении необходимо закрепить, каким образом принимается решение о начале процедуры закупки.
Так, варианты могут быть следующие:
1. Приказ руководителя организации здравоохранения
В этом случае нужно учитывать объем документооборота в организации, согласование приказов, увеличение сроков проведения процедур закупок. Для систематизации работы организации в Положении можно предусмотреть периодичность приказов.
Пример
Приказы на проведение процедур закупок составляются и подписываются руководителем раз в месяц, при необходимости ‒ чаще.
2. Протокол комиссии
Если принимается решение о том, что началом процедуры закупки является протокол комиссии, необходимо предусмотреть это в регламенте работы комиссии.
В связи с тем, что при участии в заседаниях члены комиссии не освобождаются от основной работы и не всегда можно собрать кворум при первой возможности, необходимо предусмотреть периодичность проведения заседаний.
3. Резолюция руководителя
Руководителю в данном случае нужно учитывать условия составленной заявки. Если заявка составлена правильно и в ней предусмотрено согласование необходимых служб, руководителю будет легко принять решение.
Это важно
В своей резолюции руководитель может указать любые особенности (например, необходимость провести процедуру закупки в кратчайшие сроки).
По нашему мнению, вариант начала государственной закупки посредством проставления резолюции руководителем организации является самым лаконичным.
Пунктом 4 ст. 21 Закона о госзакупках предусмотрено, что при описании предмета государственной закупки заказчик должен руководствоваться правилами, указанными в данной статье. Однако в Законе не указано, на кого возлагается обязанность по описанию предмета госзакупки.
Это важно
Если иное не предусмотрено приказами, положениями и другими локальными документами, обязанность за правильность проведения процедур закупок лежит на заказчике, т.е. на руководителе.
В Положении необходимо закрепить лиц, ответственных за составление заявок, технических заданий. Важно понимать, что ответственные лица должны четко знать:
От редакции
Подробнее о правилах составления технического задания вы можете прочитать в статье Ю. Белевич«Основные принципы составления технического задания на закупку».
При назначении ответственного лица необходимо учитывать особенности предмета закупки, а также разграничить зону ответственности за составление заявки и технического задания.
Примерные формулировки, которые можно отразить в Положении, представлены в таблице.
Таблица
Перечень ответственных лиц за составление заявки и технического задания на закупку
Так как процедура закупки начинается с решения руководителя, выраженного одним из вышеописанных способов, в Положении важно указать сроки предоставления заявок.
Пример
Заявки в отдел материально-технического снабжения подаются после подписи руководителя и согласования с планово-экономическим отделом с 1-го по 15-е число первого месяца квартала.
Заявки на ежедневную и (или) еженедельную потребность на следующий год подаются с 10 по 20 декабря текущего года в размере двухмесячной потребности.
Ответственным лицам необходимо учитывать, что проведение процедур закупок может затягиваться в зависимости от четкости составления технического задания, наличия товаров на рынке, правильно сформированной ориентировочной стоимости и других факторов. В связи с этим правильно будет указать ориентировочные сроки проведения процедур закупок — от принятия решения до поставки товара.
На основании подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15.12.2022 № 869 «О государственных закупках медицинских изделий, лекарственных средств и лечебного питания» (далее – постановление № 869) заказчики по результатам процедур закупок, проведенных организаторами, не проводят процедуры государственных закупок при приобретении:
Порядок взаимодействия заказчика и организатора закреплен постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 09.06.2021 №78 «О порядке взаимодействия организатора и заказчиков при осуществлении государственных закупок» (вместе с Инструкцией о порядке взаимодействия организатора и заказчиков при осуществлении государственных закупок медицинских изделий, запасных частей к ним, далее – постановление № 78, Инструкция).
Согласно подп. 6.1 п. 6 Инструкции заказчик для организации и проведения процедур государственных закупок на очередной финансовый год ежегодно направляет организатору:
Это важно
Ни постановлением № 869, ни постановлением № 78 не закреплено, кто должен со стороны заказчика предоставлять перечни организатору.
Для предотвращения спорных ситуаций необходимо в Положении указать ответственных лиц за предоставление заявок организатору.
Статьей 12.9 КоАП установлена ответственность заказчика за нарушение порядка осуществления государственных закупок товаров (работ, услуг).
Руководитель должен предусмотреть ответственность за нарушение проведения процедур закупок. Так, ответственность может быть закреплена:
Это важно
Если на локальном уровне ответственные лица не закреплены, то вся ответственность лежит на руководителе.
На основании ч. 3 п. 14 Положения о комиссии по государственным закупкам (утв. постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 21.01.2019 № 7 ) порядок подготовки и проведения заседаний комиссии определяется регламентом работы комиссии, утверждаемым руководителем (уполномоченным им должностным лицом) заказчика (организатора).
Это важно
Комиссия по закупкам не имеет права осуществлять свою деятельность без утвержденного регламента.
В регламенте необходимо прописать нюансы работы комиссии, функции, права и обязанности членов комиссии.
Пример
В обязанности комиссии можно включить функцию принятия решения об отмене процедуры закупки либо о переходе к повторной процедуре закупки (а в случае невозможности проведения повторной процедуры закупки ‒ принятия решения о согласовании с вышестоящим органом проведения процедуры закупки из одного источника).
Помимо указанных выше документов в организации здравоохранения необходимо предусмотреть и другие локальные документы, в которых должна отражаться реальная работа по организации проведения закупок.
Для упрощенной работы организации предлагаем также утвердить образец заявки на закупку, в которой предусмотреть согласование необходимых служб. Например, заявку нужно согласовать с планово-экономическим отделом в части наличия выделенных ассигнований.
В связи с большим вниманием к проведению процедур закупок, правильности составления документов и выбору поставщика (подрядчика, исполнителя) руководителю необходимо тщательно разработать локальные документы в рамках организации здравоохранения в области проведения закупок.
