Делопроизводство в негосударственных организациях

Обязательно ли соблюдение частной коммерческой организацией здравоохранения требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция)?

Да, обязательно. Инструкция обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих). Данное положение основано на ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

В п. 1 Инструкции указано, что она устанавливает общие требования к делопроизводству «в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации)». Соответственно, далее по тексту Инструкции при указании «организация» подразумевается «государственный орган» и «иная организация».

Какая предусмотрена ответственность за нарушение частной коммерческой организацией здравоохранения требований, установленных Инструкцией? 

Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена. Ответственность предусмотрена за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а также нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст. 24.25 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 91-З, далее — КоАП). 

Отказ в приеме обращения гражданина, индивидуального предпринимателя или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере до 4 БВ (ч. 1 ст. 10.10 КоАП).

Кто вправе проводить проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства и какие типичные нарушения выявляются в ходе проверок?

Государственная инспекция архивов и делопроизводства проводит выборочные и внеплановые проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции (п. 21 перечня контролирующих (надзорных) органов, уполномоченных проводить проверки, и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики 

Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее — Указ № 510); подп. 7.41 п. 7 Положения о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 986, далее — Положение № 986).

В составе Департамента по архивам и делопроизводству действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства (п. 4 Положения № 986).  

Государственная инспекция архивов и делопроизводства проводит выборочные и внеплановые проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства проверяемыми субъектами согласно предписаниям, выданным директором Департамента по архивам и делопроизводству либо его заместителями (подп. 4.1 п. 4 Положения о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487).

Критериями оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочной проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства являются:

• наличие в течение года сведений о нарушении государственными архивными учреждениями, организациями требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства (в т.ч. при работе с обращениями граждан и (или) юридических лиц, осуществлении административных процедур);
• наличие фактов непредставления (представления недостоверной) отчетности в течение года в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» и от 17.05.2012 № 125 «О порядке представления сведений для включения в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь»;
• наличие фактов нарушения установленных требований хранения и использования документов, подготовки документов к передаче на постоянное хранение;
• неисполнение решения по акту проверки и (или) требования (предписания) об устранении нарушений;
• отсутствие нарушений в работе за предыдущие проверяемые периоды (п. 3 приложения к приказу Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.12.2022 № 486 «О критериях оценки степени риска для отбора проверяемых субъектов при проведении выборочной проверки»).

Основания для проведения внеплановой проверки установлены п. 8 Указа № 510.

Типичными нарушениями, выявляемыми в ходе проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, являются:

• несвоевременное проведение научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу;
• выделение для хранения документов помещений, не соответствующих требованиям нормативных правовых актов в сфере архивного дела;
• несоблюдение установленных нормативными правовыми актами требований к оформлению документов.