Средства индивидуальной защиты (далее — СИЗ) предусмотрены законодательством для обеспечения защиты работников от воздействия опасных (вредных) производственных факторов, неблагоприятных климатических условий. В системе здравоохранения СИЗ необходимы еще и для недопущения заражения персонала заболеваниями от пациентов.
Мало выдать сотрудникам полагающиеся СИЗ, важно это правильно документально оформить. Почему это так необходимо? По нескольким причинам.
Во-первых, наниматель, поступая в строгом соответствии с требованиями законодательства и обеспечивая работников всеми необходимыми СИЗ, существенно экономит на их листках нетрудоспособности и, соответственно, на непрерывности производственного процесса. Во-вторых, в случае несчастного случая на производстве либо приобретения работником профессионального заболевания, наниматель защищен от претензий как контролирующих, правоохранительных органов (что зачастую связано с крупными штрафными санкциями), так и необоснованных материальных требований работника, пренебрегшего правильным использованием выданных ему СИЗ. И в-третьих, сам работник, будучи не обеспеченным по действующим нормам СИЗ, при приобретении профессионального заболевания или получении травмы на производстве по этой причине может рассчитывать на получение от нанимателя соответствующей компенсации, а также требовать привлечения виновных должностных лиц к ответственности, вплоть до уголовной. Есть и иные причины — это поддержание имиджа предприятия (организации), соответствие международным требованиям в области организации труда, и т.д.
В Республике Беларусь для правильного и полного учета выданных СИЗ используют личные карточки учета СИЗ (далее — личная карточка). Их ведение регулируется п. 43 постановления № 209*.
* Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209 «Об утверждении инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» (по тексту — Постановление № 209, Инструкция)
Личная карточка заводится на каждого работника, которому в соответствии с требованиями законодательства положено выдавать СИЗ. Это внутренний документ предприятия, в т.ч. и организации здравоохранения, в котором отражается выдача и сдача средств защиты. При этом личная карточка является документом накопительного характера, в которую записываются все СИЗ, выданные работнику за весь период работы на предприятии. Ее нельзя отнести к категории первичного учетного документа, поскольку с целью правильного бухгалтерского учета факт выдачи либо возврата каждого средства защиты оформляют соответствующим документом (ведомостью, актом выдачи, накладной).
Форма личной карточки Инструкцией не определена, следовательно, ее составление отдано на откуп нанимателю в соответствии со спецификой деятельности организации. Однако логично, что составлять ее целесообразно в виде таблицы. В то же время в соответствии с п. 43 Инструкции некоторые сведения обязательно должны быть отражены в карточке (см. ниже).
Справочно
Работник должен быть ознакомлен со сведениями, внесенными в личную карточку, под роспись.
Следует иметь в виду, что достоверность указанных в личной карточке сведений подтверждается подписями главного бухгалтера (бухгалтера) организации, специалиста отдела кадров, руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, специалиста по охране труда или уполномоченного должностного лица, на которого возложены соответствующие обязанности по охране. Для этого в личной карточке должны быть предусмотрены соответствующие строки. Также работник должен быть ознакомлен со сведениями, внесенными в его личную карточку, под роспись. Подписью работника, а также лица, принявшего имущество, подтверждаются и сведения о возвращении СИЗ с указанием даты возвращения, количества, процента износа и стоимости.
По мере необходимости в личную карточку можно заносить и другие сведения. Например, указывать, трудится ли работник, в так называемой «красной зоне», где проходят лечение больные COVID-19. Эта информация нужна для выдачи ему СИЗ — костюма противочумного (ПЧК-1).
Важно, по нашему мнению, отражать в личной карточке и дату увольнения работника, поскольку это имеет значение при расчете работника и принятии решения о размере удержаний за выданные, но не использованные в установленные сроки СИЗ.
В соответствии с постановлением № 209 личную карточку допускается вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде — решение об этом отдано на откуп нанимателю.
Предпочтительный способ зависит от множества факторов — количества работников, оснащенности соответствующим оборудованием, налаженности электронного документооборота и умения работников им пользоваться, и т.д. При этом в пользу оформления личной карточки на бумаге зачастую принимается решение только из-за невозможности проставления в электронном варианте личных подписей названных выше лиц, и опасения, что данное обстоятельство может вызвать негативные последствия при проверке организации контролирующими органами. Хотя в ч. 5 п. 43 постановления № 209 отражено, что в электронной форме личной карточки вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, в котором имеется личная подпись работника, получающего данные средства. Однако ответа на вопрос о том, как личную карточку в электронном виде подписать главному бухгалтеру, специалисту отдела кадров, руководителю структурного подразделения, специалисту по охране труда, данное постановление не дает.
Порядок заполнения личной карточки организации определяется исходя из специфики организации работы. В любом случае наиболее целесообразно этот порядок оговорить во внутреннем локальном акте, например, в приказе, положении, закрепив в этом документе лицо, ответственное за ведение личных карточек, и порядок представления ему всей необходимой информации, с указанием лиц, обязанных эту информацию представить.
В медицинском учреждении, где выдача СИЗ может носить массовый характер с частой заменой, а также производиться несколькими структурными подразделениями (складом, отделениями), первичный учет может производиться, например, старшей медицинской сестрой отделения, которая один раз в неделю предоставляет первичные учетные документы с подписями сотрудников, получивших СИЗ, лицу, ответственному за ведение личных карточек.
Также в соответствии с п. 44 постановления № 209 наниматель вправе организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку их применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). Но при этом требуется наличие в учреждении специального оборудования, которое будет производить идентификацию работника и автоматически заполнять данные о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника.
Зачастую возникает вопрос о том, сколько времени должна храниться личная карточка после увольнения работника. Перечнем типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением № 140* этот, срок определен в один год после увольнения работника.
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (по тексту —Постановление № 140)
По истечении срока хранения личные карточки можно уничтожать в установленном порядке. При этом отобранные к уничтожению личные карточки следует оформить актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
ПАМЯТКА
Сведения, отражаемые в личной карточке
О работнике:
• фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
• структурное подразделение организации, в котором работает работник;
• профессия рабочего (должность служащего);
• дата приема на работу;
• дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если имело место);
• пол, рост, размеры одежды (обуви, средства индивидуальной защиты головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток);
• показатели коррегирующих очков (при их наличии).
О предусмотренных по установленным нормам выдачи СИЗ:
• наименование;
• классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям;
• норма выдачи.
Cведения о фактически выданных СИЗ, которые подтверждаются подписью работника:
• наименование;
• классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям;
• дата выдачи;
• количество;
• процент износа на дату выдачи;
• стоимость.
Cведения о возвращении СИЗ, подтвержденные подписями сдавшего средство защиты и принявшего его работников:
• дата возвращения;
• количество;
• процент износа;
• стоимость.
