Организация надлежащего документооборота, обеспечение регистрации, исполнения и хранения документов, поступающих в организацию здравоохранения, ее структурные подразделения, а также контроль за данными процессами в пределах должностных полномочий является обязанностью в т.ч. и главной (старшей) медицинской сестры.

Номенклатура дел — обязательный документ для любой организации здравоохранения, и ежегодно в последнем квартале уходящего года осуществляется подготовка новой номенклатуры на следующий год.

Для того чтобы правильно организовать данный процесс, необходимо знать требования, установленные законодательством, в т.ч. Инструкцией по делопроизводству*.

* Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (по тексту — Инструкция по делопроизводству)

При этом необходимо учитывать, что с 27 октября 2022 г. вступает в силу постановление № 113*, изменяющее ряд положений Инструкции по делопроизводству.

* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (по тексту — постановление № 113)

Типовая и примерная номенклатуры дел

В делопроизводстве различают три вида номенклатуры дел, которые представлены на рисунке.

Рис. Виды номенклатуры дел

Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура дел носит обязательный характер и устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности.

Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые:

республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства;
организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами;
иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

Справочно: наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Служба ДОУ:

может состоять из нескольких подразделений, задачи, функции, порядок работы которых определяются положениями о них;
может не создаваться (при небольшом объеме документооборота), а ее функции возлагаются на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников).

Служба ДОУ выполняет следующие основные функции:

организация, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;
методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства;
внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатура дел организации:

составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел;
используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения;
является основой для:
- составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- оформления актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;
- учета в архиве организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел составляются на дела:

всей организации (сводная номенклатура дел);
каждого структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел:

составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме;
составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена;
подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.

Справочно: даже если в номенклатуре дел по сравнению с прошлым годом ничего не изменилось, ее все равно необходимо составить и утвердить заново.

При составлении номенклатуры дел:

1) используются:

устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях;
штатное расписание, должностные инструкции работников;
планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы;
регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения и др.;

2) изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации;

3) в нее не включаются:

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов;
вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и др.).

При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.):

номенклатура дел этой общественной организации составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений;
документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации здравоохранения для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Оформление номенклатуры дел структурного подразделения

Номенклатура дел структурного подразделения оформляется с соблюдением формы номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации, установленной в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству, а также общих правил делопроизводства.

Так, необходимо:

1) соблюдать поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм (п. 20 Инструкции по делопроизводству);

2) при наборе текста с использованием технических средств применять размер шрифта не менее 13 пт; выравнивать текст по ширине листа (п. 78 Инструкции по делопроизводству);

3) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания и пробелы между буквами (п. 90 Инструкции по делопроизводству);

4) пронумеровать номенклатуру дел, если она располагается на двух и более листах, не проставляя номер на первой странице, а остальные листы нумеровать:

арабскими цифрами (2, 3, 4 и т.д.);
в центре верхнего колонтитула на расстоянии от верхнего края 10‒15 мм, гарнитура — шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт (п. 91 Инструкции по делопроизводству);

5) отделять реквизиты друг от друга одинарным интервалом, также их можно отделять полуторным межстрочным интервалом (п. 81 Инструкции по делопроизводству);

6) не ставить в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки (п. 89 Инструкции по делопроизводству);

7) не начинать новый лист номенклатуры дел неполной строкой абзаца. Переносить его часть на следующий лист нельзя (п. 91 Инструкции по делопроизводству);

8) соблюдать требования к оформлению отдельных реквизитов, в частности, для:

реквизитов «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения»:
- указывать полное наименование организации согласно ее уставу, а также полное наименование структурного подразделения (пп. 41 и 42 Инструкции по делопроизводству);
- оформлять следующим образом (пп. 81 и 82 Инструкции по делопроизводству):
  абзацный отступ не делать;
  соблюдать максимальную длину строки от левого края 73 мм, а если этой длины недостаточно, текст нужно набирать с межстрочным интервалом 14 пт;
  отделять друг от друга одинарным или полуторным межстрочным интервалом;
реквизита «Название документа»(пп. 82, 84 и 90 Инструкции по делопроизводству):
- печатать прописными буквами без абзацного отступа;
- соблюдать максимальную длину строки от левого края 73 мм;
реквизита «Дата документа»:
- проставлять в нем дату утверждения номенклатуры дел (п. 46 Инструкции по делопроизводству);
- оформлять цифровым способом. При этом день месяца и месяц оформлять двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. В конце букву «г» не ставить. Например, «20.09.2022»;
реквизита «Регистрационный индекс»: указывать порядковый регистрационный номер номенклатуры дел (п. 47 Инструкции по делопроизводству);
реквизита «Место составления или издания»: располагать после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений (п. 49 Инструкции по делопроизводству);
реквизита «Текст»: это таблица, в которой возможно (п. 79 Инструкции по делопроизводству):
- уменьшать размер шрифта и межстрочного интервала до 11 пт;
- переносить слова;
- не выравнивать текст по ширине;
реквизита «Подпись»(пп. 57, 83 и 84 Инструкции по делопроизводству), состоящего из:
- наименования должности лица, подписавшего документ, — можно использовать сокращения, например зам. (заместитель);
- собственноручной подписи, — проставлять подпись уполномоченного лица;
- расшифровки подписи (инициалы и фамилия), — на листе книжной ориентации располагать на расстоянии 12 см от левого края документа. Инициалы ставить перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности;

Справочно: перед наименованием должности нельзя проставлять предлог «за» или косую черту.

реквизита «Виза» (п. 61 Инструкции по делопроизводству), включающего должность лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (оформляется в формате ДД.ММ.ГГГГ), проставлять его:
- на лицевой стороне последнего листа документа слева (без абзацного отступа), а при отсутствии свободного места — на обороте последнего листа документа или на отдельном листе;
- только на первом экземпляре документа и при размножении документа не воспроизводить.

При необходимости оформления нескольких виз их располагать одна под другой в порядке визирования;

реквизита «Гриф согласования»: проставлять ниже реквизита «Виза» и оформлять только при наличии внешнего согласования (п. 60 Инструкции по делопроизводству).

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с требованиями, установленными п. 165 Инструкции по делопроизводству.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных и локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).