Документационное обеспечение является важнейшей составляющей деятельности любой организации здравоохранения. Главным и старшим медицинским сестрам в рамках управленческой деятельности приходится работать со многими документами, готовить проекты различных положений, приказов, докладные записки, акты, письма, поэтому очень важно знать правила оформления различных видов документов и организации делопроизводства.
Работа главной медицинской сестры с документами включает:
- подбор и изучение нормативных документов;
- работу с документами, направленными главным врачом (директором);
- анализ статистической и экономической информации о деятельности организации здравоохранения;
- разработку новых документов;
- изучение и анализ различных отчетов;
- систематизацию имеющихся материалов о состоянии сестринского дела в организации здравоохранения;
- работу со справочниками, книгами, периодическими изданиями.
Любую поступающую к главной или старшей медицинской сестре документацию необходимо не просто просмотреть, а проанализировать, систематизировать, сравнить с уже имеющимися документами.
В делопроизводстве существует несколько принципов и правил, которых главным медицинским сестрам следует придерживаться:
- уважение к документам. Этот принцип означает внимательное изучение документов, четкость и аккуратность их оформления, своевременность выполнения поручений, надежное хранение;
- использование действующего стандарта по оформлению документации. Правила оформления документов в настоящее время подробно изложены в постановлении № 4*;
- ежедневная селекция всех документов. Рекомендуется завести папки «Текущая работа», «На подпись главному врачу (директору)», «Заявки» и др.;
- соблюдение принципа «чистого стола».
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (по тексту — постановление № 4)
Обязательно нужно предусмотреть надписи на папках, позволяющие их быстро находить, удобное функциональное размещение папок на стеллажах, при необходимости — внутренние описи документов в каждой папке. Аналогичного принципа следует придерживаться и при работе с компьютером: целесообразно сформировать банк данных по важнейшим проблемам сестринского дела в организации здравоохранения, документация в компьютере должна быть распределена по группам и разделена по папкам.
Для упорядочения делопроизводства в каждой организации здравоохранения составляется номенклатура дел. Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Как правило, составление номенклатуры дел относится к должностным обязанностям лиц, отвечающих в организации за делопроизводство.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел.
Разделы в номенклатуре дел главной медицинской сестры могут быть представлены следующим образом:
- нормативные правовые акты(декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.):
- по организации работы с медикаментами;
- по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима;
- учредительные документы организации (устав, положение, свидетельство о государственной регистрации и др.);
- распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (приказы, указания и др.): приказы Министерства здравоохранения, комитета по здравоохранению, предписания центра гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья;
- распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.), например копии приказов главного врача (директора) по особо опасным инфекциям;
- организационные документы (штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.): копия коллективного договора, методические разработки, инструкции, должностные инструкции среднего и младшего медицинского персонала, положение о наставничестве, инструкции по особо опасным инфекциям, схема оповещения и распределения функций по особо опасным инфекциям;
- протоколы: заседаний совета медицинских сестер; общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций; проверки знаний и практических навыков средних медицинских работников по санитарно-эпидемиологическому режиму; проверки знаний сотрудников, имеющих право работать с наркотическими средствами, психотропными веществами, сильнодействующими и ядовитыми лекарственными средствами; зачетов среднего персонала отделений по ИСМП;
Справочно: систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т.д.
- планы:
- развития сестринского дела в организации;
- работы главной медицинской сестры;
- работы совета медицинских сестер;
- повышения квалификации специалистов сестринского дела на 5 лет;
- аттестации и переаттестации сестринского персонала на 5 лет;
- проведения общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций;
- подготовки молодых специалистов;
- работы старших медицинских сестер отделений на год;
- учебных занятий в отделениях организации здравоохранения на год;
- административных обходов;
- зачетов среднего персонала отделений по ИСМП;
- отчеты о работе:
- главной медицинской сестры;
- старших медицинских сестер отделений за год;
- совета медицинских сестер;
- договоры;
- справочно-информационные документы(акты, справки, информации, сводки и др.):
- акты: проверок отделений по вопросам хранения, учета, расходования наркотических средств, психотропных веществ, сильнодействующих, ядовитых лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету; на уничтожение использованных ампул из-под наркотических средств и психотропных веществ; проверок санитарного состояния;
- графики отпусков старших медицинских сестер подразделений и списки резерва;
- критерии оценки качества работы старших медицинских сестер и медицинских сестер отделений;
- списки: среднего и младшего персонала, подлежащего периодическим медицинским осмотрам, с указанием срока их проведения; сотрудников, имеющих доступ к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами;
- переписка, например заявки на медицинское оборудование и изделия медицинского назначения;
- учетно-регистрационные формы(журналы, картотеки и др.), например журналы:
- административных обходов отделений;
- учета посещаемости общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций;
- ежедневного контроля за состоянием охраны труда и промышленной безопасности;
- ежемесячного контроля за состоянием охраны труда и промышленной безопасности;
- учета использованных ампул из-под наркотических средств;
- учета инфекционных заболеваний;
Справочно: сводная номенклатура дел составляется ежегодно, утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
- сводная номенклатура дел и выписки из нее.
Кроме указанных выше документов целесообразно иметь в постоянном доступе информацию о днях рождения старших медицинских сестер отделений, юбиляров в организации здравоохранения и пенсионеров, сотрудников, списки ветеранов труда, главных медицинских сестер города и области.
Главной медицинской сестре для работы также понадобятся календарный план повышения квалификации средних медицинских работников в учреждениях образования, показатели работы организации здравоохранения, предложения медицинских сестер, материалы исследований в сестринском деле (анкетирование, хронометраж).
Все такого рода документы можно отнести к справочно-информационным.
Заключение
Таким образом, рационально организованные делопроизводство и работа с документацией позволяют оптимизировать труд главной медицинской сестры и повысить эффективность ее управленческой деятельности.
