Как оптимизировать работу с документацией

Состав документов, с которыми имеет дело главная медицинская сестра, весьма обширен. При этом вся документация должна быть определенным образом систематизирована. Как главной медицинской сестре организовать работу с документами, рассмотрим в статье.

Кралько Алексей

кандидат медицинских наук, доцент

648 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Документационное обеспечение является важнейшей составляющей деятельности любой организации здравоохранения. Главным и старшим медицинским сестрам в рамках управленческой деятельности приходится работать со многими документами, готовить проекты различных положений, приказов, докладные записки, акты, письма, поэтому очень важно знать правила оформления различных видов документов и организации делопроизводства.

Работа главной медицинской сестры с документами включает:

  • подбор и изучение нормативных документов;
  • работу с документами, направленными главным врачом (директором);
  • анализ статистической и экономической информации о деятельности организации здравоохранения;
  • разработку новых документов;
  • изучение и анализ различных отчетов;
  • систематизацию имеющихся материалов о состоянии сестринского дела в организации здравоохранения;
  • работу со справочниками, книгами, периодическими изданиями.

Любую поступающую к главной или старшей медицинской сестре документацию необходимо не просто просмотреть, а проанализировать, систематизировать, сравнить с уже имеющимися документами. 

В делопроизводстве существует несколько принципов и правил, которых главным медицинским сестрам следует придерживаться: 

  • уважение к документам. Этот принцип означает внимательное изучение документов, четкость и аккуратность их оформления, своевременность выполнения поручений, надежное хранение;
  • использование действующего стандарта по оформлению документации. Правила оформления документов в настоящее время подробно изложены в постановлении № 4*;
  • ежедневная селекция всех документов. Рекомендуется завести папки «Текущая работа», «На подпись главному врачу (директору)», «Заявки» и др.; 
  • соблюдение принципа «чистого стола». 

* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (по тексту — постановление № 4)

Обязательно нужно предусмотреть надписи на папках, позволяющие их быстро находить, удобное функциональное размещение папок на стеллажах, при необходимости — внутренние описи документов в каждой папке. Аналогичного принципа следует придерживаться и при работе с компьютером: целесообразно сформировать банк данных по важнейшим проблемам сестринского дела в организации здравоохранения, документация в компьютере должна быть распределена по группам и разделена по папкам.

Для упорядочения делопроизводства в каждой организации здравоохранения составляется номенклатура дел. Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Как правило, составление номенклатуры дел относится к должностным обязанностям лиц, отвечающих в организации за делопроизводство. 

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел.

Разделы в номенклатуре дел главной медицинской сестры могут быть представлены следующим образом:

  • нормативные правовые акты(декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.): 
    • по организации работы с медикаментами; 
    • по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима;
  • учредительные документы организации (устав, положение, свидетельство о государственной регистрации и др.);
  • распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (приказы, указания и др.): приказы Министерства здравоохранения, комитета по здравоохранению, предписания центра гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья;
  • распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.), например копии приказов главного врача (директора) по особо опасным инфекциям;
  • организационные документы (штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.): копия коллективного договора, методические разработки, инструкции, должностные инструкции среднего и младшего медицинского персонала, положение о наставничестве, инструкции по особо опасным инфекциям, схема оповещения и распределения функций по особо опасным инфекциям;
  • протоколы: заседаний совета медицинских сестер; общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций; проверки знаний и практических навыков средних медицинских работников по санитарно-эпидемиологическому режиму; проверки знаний сотрудников, имеющих право работать с наркотическими средствами, психотропными веществами, сильнодействующими и ядовитыми лекарственными средствами; зачетов среднего персонала отделений по ИСМП;

Справочно: систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т.д.

  • планы: 
    • развития сестринского дела в организации;
    • работы главной медицинской сестры;
    • работы совета медицинских сестер; 
    • повышения квалификации специалистов сестринского дела на 5 лет;
    • аттестации и переаттестации сестринского персонала на 5 лет;
    • проведения общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций;
    • подготовки молодых специалистов;
    • работы старших медицинских сестер отделений на год;
    • учебных занятий в отделениях организации здравоохранения на год; 
    • административных обходов;
    • зачетов среднего персонала отделений по ИСМП;
  • отчеты о работе: 
    • главной медицинской сестры;
    • старших медицинских сестер отделений за год; 
    • совета медицинских сестер;
  • договоры;
  • справочно-информационные документы(акты, справки, информации, сводки и др.): 
    • акты: проверок отделений по вопросам хранения, учета, расходования наркотических средств, психотропных веществ, сильнодействующих, ядовитых лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету; на уничтожение использованных ампул из-под наркотических средств и психотропных веществ; проверок санитарного состояния; 
    • графики отпусков старших медицинских сестер подразделений и списки резерва;
    • критерии оценки качества работы старших медицинских сестер и медицинских сестер отделений; 
    • списки: среднего и младшего персонала, подлежащего периодическим медицинским осмотрам, с указанием срока их проведения; сотрудников, имеющих доступ к работе с наркотическими средствами и психотропными веществами;
  • переписка, например заявки на медицинское оборудование и изделия медицинского назначения;
  • учетно-регистрационные формы(журналы, картотеки и др.), например журналы: 
    • административных обходов отделений;
    • учета посещаемости общебольничных (общеполиклинических) сестринских конференций;
    • ежедневного контроля за состоянием охраны труда и промышленной безопасности;
    • ежемесячного контроля за состоянием охраны труда и промышленной безопасности;
    • учета использованных ампул из-под наркотических средств; 
    • учета инфекционных заболеваний;

Справочно: сводная номенклатура дел составляется ежегодно, утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

  • сводная номенклатура дел и выписки из нее. 

Кроме указанных выше документов целесообразно иметь в постоянном доступе информацию о днях рождения старших медицинских сестер отделений, юбиляров в организации здравоохранения и пенсионеров, сотрудников, списки ветеранов труда, главных медицинских сестер города и области.

Главной медицинской сестре для работы также понадобятся календарный план повышения квалификации средних медицинских работников в учреждениях образования, показатели работы организации здравоохранения, предложения медицинских сестер, материалы исследований в сестринском деле (анкетирование, хронометраж). 

Все такого рода документы можно отнести к справочно-информационным.

Заключение

Таким образом, рационально организованные делопроизводство и работа с документацией позволяют оптимизировать труд главной медицинской сестры и повысить эффективность ее управленческой деятельности.

648 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме
• • •

Утвержден новый протокол диагностики и лечения взрослого населения

Министерство здравоохранения утвердило клинический протокол «Диагностика, лечение и профилактика пролежней у пациентов (взрослое население)».
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 304

Привлечение клиентов. Информационные технологии (Дополнено 25.07.2024)

Здесь вы найдете информацию, которая поможет организовать продвижение и продажи медицинских услуг, привлечь больше клиентов в частную медорганизацию, внедрить информацион...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 1968
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок