Время — дефицитный ресурс, и если вы не умеете управлять им, то ничем не сможете управлять.
П. Ф. Друкер
В условиях нехватки времени стандартной ошибкой главных сестер является «скоростное» выполнение работы. Это влечет за собой увеличение количества ошибок. Поэтому таких работников часто сравнивают с дровосеком из притчи о неразумном труде.
Важно!
«Работы всегда больше, чем времени!» — основная претензия всех руководителей учреждений здравоохранения.
Шел охотник по лесу и повстречал дровосека. Согнувшись, тот долго и упорно пилил сваленное дерево. С его лица пот лился ручьем, а всё тело было сильно напряжено. Охотник подошел поближе, чтобы посмотреть, почему работа движется так медленно и с таким колоссальным трудом.
— Да ваша пила совсем затупилась! — обратился охотник к дровосеку. — Почему бы вам ее не заточить?
— Что вы! — воскликнул дровосек, удивленно посмотрев на прохожего. — У меня совершенно нет на это времени, мне нужно спилить еще двадцать деревьев!
И дровосек снова принялся за работу.
Мораль: трудолюбие — это, конечно, хорошо, но не стоит забывать об эффективности затрачиваемых усилий. Наверняка грамотное распределение времени позволило бы выполнить работу намного быстрее и качественнее.
Справочно
Тайм-менеджмент — это сознательный контроль времени, затрачиваемого на выполнение определенных видов деятельности. Это дисциплина о рациональном использовании времени и методах оптимизации временных затрат, позволяющая достигать поставленных целей.
Собственно, для этого и существует тайм-менеджмент (организация времени).
Тайм-менеджмент учит управлять не временем, а собой, своими действиями относительно (или с учетом) времени. Появлению тайм-менеджмента в медицине способствовали проблемы нехватки времени у руководящих кадров при выполнении должностных обязанностей. Однако стоит помнить, что каждая причина индивидуальна и требует особого подхода.
Причины дефицита времени
«Как всегда, во всем виноват тот, кто отвечает», в нашем случае это главная медицинская сестра — к такому выводу приходят, когда средний и младший медицинский персонал допускает много ошибок в работе.
Действительно, появление проблем — следствие неграмотных действий самой главной медсестры. Основные причины:
- бесплановость рабочего процесса;
- отсутствие стандарта приема и передачи информации (обмен информацией происходит в виде «испорченного телефона»);
- отсутствие распределения работ по степени их важности;
- выполнение главной медсестрой задач, с которыми могут справиться подчиненные;
- низкая степень мотивации труда.
Грамотный специалист должен выявить и устранить эти факторы. Но есть причины, которые не зависят от главной медсестры:
1. Работа с документами. Статистика показывает, что примерно четверть рабочего времени специалист уделяет работе с бумагами.
2. Рутинные дела (контроль за «проблемными» сотрудниками, обучение новичков и т.д.).
3. «Поглотители времени» — неэффективно организованные процессы деятельности. К ним можно отнести:
- телефонные звонки;
- проблемы с техникой;
- изменение очередности работ, навязываемое персоналом;
- исправление ошибок после некачественно выполненной работы;
- отвлекающие факторы на рабочем месте (мягкая мебель, телевизор, радио);
- бесполезные споры, неэффективное общение.
Из опыта коллег
• «В моем кабинете находились два мягких кожаных кресла (перешли по наследству от главврача). Они служили, как я считала ранее, для комфорта посетителей. Думала, что придет уставшая медицинская сестра или санитарка, сядет в мягкое кресло и ей станет хорошо, удобно и разговор будет комфортным. По комфорту — так и было, но эти кресла стали забирать мое время: они были настолько удобные и мягкие, что просто не хотелось вставать… Итог: кресла отправились в общий холл, а в моем кабинете появились два скромных стула, которые напрочь убрали желание расслабиться. А я поняла, почему главврач от этого комфорта избавился».
• «У меня в штате работает медицинская сестра с "регалиями" (с высшей категорией и заслугами). Она гордость нашей больницы, это уважаемый специалист. При этом это очень общительный человек! Каждый день, заходя ко мне в кабинет, коллега "воровала" мое время. Пришлось принять меры. В один из визитов разговорчивой коллеги я сделала замечание. Итог — она обиделась, но времени стало больше».
• «Только организовав свое время, я поняла, что раньше работала на износ. Оказывается, я не умела говорить слово "нет". Записная книжка была больше похожа на записки сумасшедшей, а семью вообще я отнесла к "похитителям времени". Я часто говорила: "У меня нет времени!". За свой шальной образ жизни и неорганизованность я наказана своим организмом — здоровье не вернуть!»
Важно!
Неумение отказывать может привести к тому, что вы постоянно будете заняты не своей работой, а работой, которую вам навязали. Умение отказывать не относится к методикам управления временем. Способность сказать «нет» — это скорее признак личностной зрелости и опыта.
От работников медицины часто можно услышать: «У меня каждый день загружен. Времени просто не хватает!». Главные медицинские сестры думают, что, прибегнув к тайм-менеджменту, им придется составлять строгие планы с жестким регламентом и по-армейски четко его выполнять. Но это не так!
Каждый специалист с насыщенным рабочим днем самостоятельно решает, что в данный момент делать. Суть техники в ее гибкости, возможности в любой момент может изменить план по своему усмотрению, если того потребуют обстоятельства. Максимум, что нужно сделать — это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач можно определять, исходя из конкретной ситуации.
На заметку
Человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану.
Для внедрения тайм-менеджмента необходима подготовка. Поэтому начнем с простых и удобных инструментов, применение которых способно улучшить организацию времени главных медицинских сестер.
Инструменты управления временем
1. Планирование. «План — ничто, планирование — всё».
Перед началом работы выделите 10 мин на планирование дня.
На заметку
При постоянной работе с большим списком задач приходится тратить много времени на его просмотр и анализ, т.к. человек не может держать в области своего внимания больше 9 объектов. Если дел в списке больше, то появляется существенный риск того, что внимание будет уделено неприоритетной задаче. Поэтому старайтесь планировать на день не более указанного количества дел.
Первое, с чего начинают главные медицинские сестры, это прописывают в плане так называемые «спартанские» задачи. Это задачи, которые требуют срочного выполнения.
Однако следует учесть, что планировать «спартанские» задачи, которые будут следовать друг за другом без временного интервала, нельзя. К примеру, может возникнуть форс-мажор или «вор времени» — и всё: вы опоздали на совещание, не успели сделать отчет. Задержка потянет за собой смещение всех остальных задач.
Важно!
Рекомендуем ставить «гибкие» задачи, не привязанные к определенному времени.
По этой причине рекомендуется ставить «гибкие» задачи, т.е. не привязанные к определенному времени. Фиксировать их следует не в сетке часов, а просто отдельным списком. Их можно будет решить на протяжении дня.
Справочно
Бюджет времени — это распределение всего фонда времени суток (недели, месяца, года и т. д.) на различные виды деятельности, осуществляемые той или иной совокупностью людей.
Следующим важным подходом к планированию является «бюджетирование» времени. Например, на контроль и информирование среднего медицинского персонала требуется один час. В процессе «контроля» выясняется, что вчера на смене произошло «ЧП», а вы не в курсе (от вас информацию скрыли). В итоге вы потратили на выяснение причин много времени. Поэтому главным медсестрам следует выделять время на «бюджетируемые» задачи и при их решении ничем иным стараться не заниматься.
На заметку
Главный принцип: планировать следует не более 60–70 % рабочего времени. В противном случае план нереалистичен, поскольку «воры времени» появляться будут всё равно, а ваша задача — спокойно и результативно выполнять свою управленческую функцию. Если авралов нет, можно заняться стратегическими задачами на перспективу или саморазвитием — например, почитать нормативные документы или профессиональную литературу.
Самый простой способ быстро расставить приоритеты — это разделить все задачи на четыре категории:
1. Важные и срочные (неотложные дела, критические ситуации, форс-мажоры).
2. Важные, но не срочные (написание отчета, который сдавать еще не скоро, подготовка к совещанию, планирование долгосрочных целей и др.).
3. Не важные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, «навязанные» проблемы и т.д.).
4. Не важные и не срочные («поглотители времени» — «чистка» компьютера, общение с персоналом и т.д.).
А если «душа не лежит»?
Нередко у главных медсестер появляются задачи, к которым «душа не лежит». Эти задачи могут «пылиться» в записной книжке долгое время, пока не наступит момент их срочного выполнения. Как заставить себя начать делать подобную работу?
Разбейте работу на части
Можно прибегнуть к технике «салата». Для этого нужно распределить работу на части, т.е. выделить порции работы и каждую порцию включить в план. Вы можете начать с тех частей, которые вам больше нравятся. Это поможет выполнить задачу.
Например, в приготовлении салата вам не нравится чистить овощи. Не проблема — сварите яйца, т.е. начните готовить с того продукта, который вам нравится. При таком подходе вы довольно скоро обнаружите, что салат становится «съедобен».
Кстати, не обязательно придерживаться «рецепта». Работа из кусочков, которые нравятся, быстрее сформируется в целостный объект. То есть начинаем «готовить» в любом порядке: работаем с информацией, которая проверена и является для вас важной. Начав работу, вы и сами не заметите, как «салат» будет готов!
Составьте хронометраж
Бывают настолько насыщенные рабочие дни, что сами специа-листы не помнят, на что потратили время. В этом случае поможет хронометраж — фиксирование затрачиваемого времени с последующим анализом.
Справочно
Хронометраж рабочего времени — это процесс и результат замера временных затрат на выполнение сотрудником различных операций в течение его смены (рабочего дня).
К примеру, в плане вы фиксировали время, затрачиваемое на работу с документами, обучение молодых специалистов и т.д. Проанализировав полученные данные, пришли к выводу: расходы времени в первой половине дня надо уменьшить (или наоборот).
Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража:
- определить, на что тратится ваше время;
- изыскать резервы времени;
- сократить непродуктивные расходы времени;
- выработать «чувство эффективности», «чувство времени».
Основное условие успешного применения этого метода — систематичность. Только ведение хронометража на протяжении от двух-трех недель обеспечит успешный результат.
Кстати, важным резервом времени, которым в современных условиях никак нельзя пренебрегать, являются ожидания: в пробках, в приемных и т.п. Это время можно использовать на телефонные звонки, чтение документов, размышления.
Не засиживайтесь допоздна
Многие главные медицинские сестры поощряют (т.к. сами это делают) сотрудников, которые засиживаются допоздна на рабочем месте. При этом не принимают во внимание, что побочное действие от перегрузки в виде усталости будет накапливаться, и через определенное время проявится профзаболевание, а в самом крайнем случае — «кароси».
Справочно
«Кароси» («кароши») — японское слово, которое означает смерть от переутомления. Основные медицинские причины — инсульт или инфаркт на фоне рабочего стресса, нагрузок.
Из опыта коллег
«В течение дня я обязательно делаю себе несколько перерывов для отдыха: пью кофе, просто сижу с закрытыми глазами, выхожу на улицу, делаю "обход" территории.
Если день очень загружен, пишу подробный список дел, а потом вычеркиваю — поднимает настроение. Когда задач много, то часть перераспределяю по важности на другие дни или ищу помощников для выполнения.
Я учу средний медперсонал уважать свое и чужое время. Самый классический инструмент, который я использую, — память. Пока полагаюсь на нее, но если день загруженный, то не забыть что-то мелкое, но важное помогает ежедневник».
Ставьте четкие цели
Как говорил Наполеон, «требуйте невозможного — получите максимум». Очевидно, что именно цели определяют наши приоритеты, а те, в свою очередь, формируют наши планы.
Попробуйте написать на листе бумаги цели, которые вы ставите перед собой на ближайший год. Конкретизируйте эти цели, укажите реальные сроки их достижения. Положите этот лист в ваш ежедневник или повесьте на видном месте — пусть он станет напоминанием и не даст погрязнуть в текучке дел.
Применяйте принципы эргономики
«Приспосабливайте» должностные обязанности под себя. Учитывайте персональные биоритмы, выбирайте оптимальное время для решения отдельных задач, организуйте личное пространство.
В правильно организованном рабочем кабинете главной медсестры снижается утомляемость, а следовательно, повышается эффективность.
Справочно
Эргономика — область знаний, изучающая приспособление окружающего (чаще рабочего) пространства под человека для наиболее эффективного и безопасного пребывания в этом пространстве.
Организация рабочей зоны
Рабочий стол
На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач. Зоны стола можно разделить на части: «выбросить», «передать», «работать», «в архив» и т.д.
Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, должны располагаться в пределах рабочей зоны (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. Папки с документами могут иметь названия («срочно», «на исполнение (с разделителями, обозначающими сроки исполнения)», «на отправку» или «для передачи персоналу», «архив» и т.д). Спустя некоторое время ваши действия должны перейти в автоматизм.
Освещенность
Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий для работы. Прямой яркий свет вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрой утомляемости, а свет, отраженный от полированных поверхностей стола и шкафов, действует раздражающе. Лучше всего располагать стол так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. Если не получается переместить мебель, то помогут правильно подобранные светильники или настольные лампы.
Чистый воздух
Вентиляция имеет большое значение для сохранения работоспособности. При отсутствии кондиционера помещение необходимо проветривать каждые два часа.
Резюме
Если вы готовы вступить в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится. Для этого, как ни парадоксально, нужно время. Запомните, что лучшие методы тайм-менеджмента — это методы, удобные лично для вас!
Пройдите тест «Уровень вашей организованности»
1. Вы можете сказать, что будете делать завтра днем в 15.45?
2. Удастся ли вам найти ключи от кабинета за одну минуту?
3. Всегда ли у вас при себе ежедневник (электронный органайзер, записная книжка)?
4. Вы уже наметили, с кем сегодня будете связываться?
5. Все ли нужные вам контакты сохранены в вашей телефонной книжке?
6. Удается ли вам ужинать всей семьей хотя бы три–четыре раза в неделю?
7. Идеальный ли порядок в конце дня на вашем рабочем столе (документы сложены, канцелярские приборы в ящике или в подставке)?
8. Если бы оказалось, что через два часа вам неожиданно нужно ехать в командировку, были бы у вас к этому времени собраны все необходимые вещи?
9. Можете ли вы с уверенностью сказать, что уже сделали 100 % дел, намеченных на вчера?
10. Вы уже запланировали свой следующий отпуск?
11. Вы наводите порядок в своем кабинете хотя бы один раз в месяц?
12. У вас есть долг, который вы не можете отдать уже больше месяца?
13. Случалось ли вам когда-либо забывать дни рождения или памятные даты в вашей семье?
14. Есть ли у вас на работе недописанные деловые письма?
15. Опаздывали ли вы куда-нибудь в течение последних двух недель?
16. Находите ли вы порой в ящиках письменного стола вещи, о которых вы даже и не пом-нили?
17. Случалось ли вам в течение прошедшего месяца долго искать важные документы?
18. Отвлекал ли вас сегодня кто-либо более двух раз?
19. Когда вы идете в магазин, нужен ли вам список продуктов?
20. Случались ли у вас ссоры или неудобные ситуации с кем-либо из членов семьи из-за информации, которой вы забыли с ними поделиться?
Поставьте себе по 5 баллов за каждый ответ «да» на вопросы с 1-го по 11-й и по 5 баллов на каждый ответ «нет» на вопросы с 12-го по 20-й. После этого подсчитайте общее количество набранных баллов.
90 баллов и больше: Поздравляем! Вы очень организованная личность. Вы способны не только добиться успеха в своей сфере деятельности, но и в целом чувствуете себя намного активнее, чем ваши одногодки.
80–90 баллов: Вы обладаете неплохими организационными способностями. Стоит вам лишь немного поработать над собой, и вы сможете достичь новых высот в профессиональном плане, сделать карьеру.
70–80 баллов: Признайтесь, вам не хватает организованности. Вы полностью зависите от обстоятельств и чрезмерно рассчитываете на помощь окружающих. Постарайтесь честно признаться себе в этом, чтобы изменить свою жизнь к лучшему. Попробуйте почитать специализированную литературу.
До 70 баллов: SOS! Вам нужна помощь, и как можно скорее! Начните с малого: заведите органайзер или блокнот. Почитайте специальную литературу по самоорганизации и тайм-менеджменту.
