Алгоритм проведения государственной закупки: 10 простых шагов

Для организации работы по проведению процедур государственных закупок важно особое внимание уделить составлению алгоритма работы.

Проведение процедур закупок регламентировано Законом о госзакупках и другими нормативными правовыми актами.

Законодательством не закреплено, кто из работников организации здравоохранения выполняет те или иные функции при проведении процедур закупок, какие согласования проходит процедура закупки и в какие сроки она проводится (от принятия решения до поставки товара, выполнения работы или оказания услуги).

Поэтому в организации здравоохранения важно утвердить свой алгоритм проведения процедур закупок, что позволит оптимизировать данный процесс, а руководителю — непосредственно устанавливать точки контроля за выполнением каждого из этапов.

Рассмотрим, как составить алгоритм проведения процедуры закупки, на примере конкурентной процедуры закупки в организации здравоохранения.

Шаг 1. Подача заявки в установленные сроки

Алгоритм должен регламентировать сроки подачи заявок.

Специалистам по закупкам всегда важно знать, в какие сроки товар (работа, услуга) требуется организации здраво­охранения. Правильно проведенная процедура закупки занимает много времени, и для предотвращения ситуаций, когда организация остается без товара (работы, услуги), необходимо установить четкие сроки, в которые можно провести процедуру и представить заявку.

Чаще всего критические ситуации возникают в начале года, когда заявки на товары, (работы, услуги), которые необходимы организации здравоохранения уже с 1 января, подаются в конце предыдущего года.

Это важно
Уделите особое внимание срокам подачи заявок на товары, работы и услуги, которые должны быть в организации здравоохранения 1 января.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Заявки подаются в отдел материально-­технического снабжения с 1‑го по 15‑е число первого месяца квартала с соблюдением нижеперечисленных требований.
Заявки на товары ежедневной и (или) еженедельной потребности на следующий год подаются с 10 по 20 декабря текущего года в размере 2‑месячной потребности».

Шаг. 2 Четкое описание предмета закупки

Пунктом 4 ст. 21 Закона о госзакупках предусмотрены правила описания предмета закупки. Тем не менее, нигде не указано, каким образом должно выглядеть описание предмета закупки.

Если технические характеристики должны быть подробными и, возможно, даже согласованными с несколькими квалифицированными работниками, рекомендуем составить отдельно техническое задание и приложить его к заявке. В иных случаях необходимо прописать характеристики предмета закупки в заявке.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Составление заявки на имя главного врача инициатором закупки с указанием технических характеристик и источника финансирования».

Шаг 3. Согласование заявки с ПЭО

Очевидно, что любая закупка невозможна без ассигнований. Чтобы избежать ситуаций, когда заявка подана без наличия выделенного финансирования, необходимо в обязательном порядке согласовывать потребность с экономической службой.

Справочно: согласовывать заявки необходимо именно с той службой, которая несет ответственность за освоение финансирования. Если в вашей организации этим занимается главный бухгалтер, именно он должен согласовывать заявки.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Согласование инициатором закупки заявки с планово-­экономическим отделом (в части наличия данной позиции в смете расходов)».

Шаг 4. Получение резолюции

Данный шаг является стандартным шагом после выполнения всех вышеуказанных шагов.

Сформулировать его в вашем алгоритме необходимо конкретно под работу вашей организации.

Шаг 5. Разработка проекта договора

В соответствии с Законом о госзакупках при проведении конкурентной процедуры закупки в конкурсных документах (аукционных документах, документах процедуры запроса ценовых предложений) необходимо предусмотреть проект договора.

Это важно
Составление проекта договора — обязательное условие проведения конкурентной процедуры закупки.

Проект договора разрабатывается под конкретный товар (работу, услугу) в соответствии с его особенностями.

Шаг 6. Определение ориентировочной стоимости

Постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 12.04.2019 № 35 «О способах определения стоимости предмета государственной закупки» закреплено, каким образом определяется ориентировочная стоимость предмета закупки.

Данная норма не содержит исключений, а значит, определять ориентировочную стоимость необходимо в обязательном порядке независимо от того, какая именно процедура закупки проводится.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Определение ориентировочной стоимости предмета государственной закупки отделом материально-­технического снабжения».

Шаг 7. Формирование и размещение документации

Примерные формы документов утверждены постановлением Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 26.08.2020 № 56 «Об установлении примерных форм документов по процедурам государственных закупок».

Это важно
Любая конкурентная процедура закупки, за исключением закрытого конкурса, проводится на одной из электронных торговых площадок с использованием электронно-цифровой подписи.

Руководителю необходимо определить работника, которого наделят обязанностями по формированию и размещению документации.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Формирование и размещение документации специалистом по организации закупок на электронной торговой площадке».

Шаг 8. Рассмотрение предложений и выбор победителя

На данном этапе используются положение о закупках организации и регламент работы комиссии по закупкам. Все необходимые нюансы следует предусмотреть именно в данных до­кументах.

Шаг 9. Согласование и заключение договора

Перед подписанием договор следует согласовать с необходимыми службами.

Это важно
В алгоритме следует закрепить, каким образом, а возможно, даже в какой последовательности будет проходить согласование договора.

В данном случае можно сделать отсылку к приказу по договорной работе. Тем не менее, надо определить работника, 

который будет согласовывать договор с необходимыми службами.

Пример

Алгоритм может включать в себя следующее положение:
«Заключение договора после согласования со всеми необходимыми службами».

Шаг 10. Поставка товара (выполнение работ, оказание услуг)

В данном шаге можно предусмотреть, каким образом осуществляется приемка поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги).

Заключение

На примере данного алгоритма можно определить структуру работы организации при проведении процедур закупок. Важно понимать, что выше указан примерный алгоритм. Вы можете составить алгоритм, который будет актуален именно для вашей организации здравоохранения.