Ведение делопроизводства — одна из составляющих деятельности организации здравоохранения. Главное, делать это по правилам. А ведь эти правила совсем недавно изменились, о чем мы и поговорим далее.
Основным нормативным правовым актом, который устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях (далее — организации), является Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция).
В Инструкциюпостановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 (далее — постановление № 113) внесены изменения, которые вступили в силу с 27 октября 2022 г.
Справочно: необходимость внесения изменений в Инструкцию обусловлена изменениями, внесенными Законом Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее — Закон), а также изменениями, которые произошли в иных актах законодательства.
Какие же основные изменения внесены в Инструкцию?
Постановлением № 113 из перечня видов документов, которые относятся к распорядительным, исключены указания.
В организациях в соответствии с п. 92 Инструкции могут издаваться следующие виды распорядительных документов:
Справочно: под указанием понимался правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Не допускалось использовать указания в качестве утверждающего документа.
Как правило, указания издавались в организациях, управляемых на основе принципа единоначалия. В настоящее время функцию такого документа будут выполнять распоряжения или приказы.
По тексту Инструкции термин «юридическая сила» заменен на термин «юридическая значимость».
Вместе с тем термин «юридическая сила» имеет устоявшуюся практику использования и применяется в ряде нормативных правовых актов.
Понятие «юридическая сила» используется в ряде случаев:
нормативные правовые акты имеют юридическую силу (гл. 2 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»);
Изменения затронули требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов.
Постановлением № 113 уточнено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах не только организаций, но и их структурных подразделений (п. 36 Инструкции).
Пункт 56 Инструкции закрепил, что при оформлении отметки о наличии приложения в случае, если приложение содержится в одном экземпляре, количество экземпляров допускается не указывать.
В п. 69 Инструкции уточнено, что языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский языки.
Справочно: данное изменение последовало из ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26.01.1990 № 3094-XI «Аб мовах у Рэспублiцы Беларусь» (в ред. от 04.01.2021), в которой закреплено, что в Республике Беларусь языками делопроизводства и документации являются белорусский и (или) русский языки.
Отменена норма, устанавливавшая единую гарнитуру используемого шрифта — Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании.
Это важно
В п. 78 Инструкции установлено только, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
В организациях оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта — 15 пт.
В части организации работы с документами уточнены требования к порядку их согласования. Так, отменено обязательное требование о том, что распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации.
Руководителю на заметку
Порядок согласования документов определяется в организации на локальном уровне.
Инструкция дополнена нормой о том, что документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день (подп. 140.7 п. 140 Инструкции).
Уточнены требования к составлению номенклатуры дел.
Так, заголовочная часть номенклатуры дел организации должна выглядеть следующим образом:
Уточнены требования к работе с документами в электронном виде.
Справочно: документ в электронном виде — документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств (абз. 13 ч. 1 ст. 2 Закона).
Электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 16 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», в ред. от 08.11.2018).
В п. 236 Инструкции закреплено, что для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Руководителю на заметку
Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК».
Ранее ограничением являлась не только отметка «ЭПК», но и другие дополнительные условия исчисления срока хранения: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми». Таким образом, в АС ДОУ без использования электронной цифровой подписи можно создавать, например, табели использования рабочего времени, графики работ (сменности) и др.
В п. 238 Инструкции закреплено, что место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению с указанием при необходимости названия информационной системы организации, в которой они хранятся, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.
Таким образом, появилась возможность при необходимости в номенклатуре дел организации указывать название информационной системы организации, в которой хранятся электронные или гибридные дела.
ЭД. ИС «Персонал. Зарплата. Кадры»
ГД. СЭД «Дело».
Исполнение требований измененной Инструкции позволит более эффективно и качественно организовать делопроизводство в организации здравоохранения.
