Наградили сотрудника: как правильно оформить все документы
Получение работником награды от вышестоящего органа или общественной организации — значимое событие, однако с точки зрения кадрового учета оно обретает юридическую силу только после издания приказа непосредственного нанимателя. Именно этот распорядительный документ служит единственным основанием для внесения записи в трудовую книжку и включения сведений в личное дело. При этом процедура заверения копий наградных документов имеет ряд нюансов, которые зачастую расходятся с устоявшейся практикой и требуют особого внимания. В материале — о том, на что руководителю организации здравоохранения важно обратить внимание при оформлении поощрений, чтобы избежать формальных нарушений и претензий при проверках.
Используемые правовые документы:
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, далее — Инструкция № 40);
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41, далее — УСОРД);
- Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29, далее — Инструкция № 29);
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.08.2026 № 65, далее — Инструкция № 65);
- Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, далее — Положение № 1172);
- Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086, далее — Положение № 1086).
Порядок награждения работников
Возможность награждения работников организаций закрепляется в локальных положениях, иных правовых актах о награждении.
Решение о награждении, поощрении может оформляться:
- приказом или распоряжением руководителя вышестоящего органа, иной сторонней организации;
- постановлением или решением коллегиального органа.
За успехи, достигнутые в организации здравоохранения, работники могут награждаться государственными органами, вышестоящими организациями, не являющимися по отношению к ним нанимателями.
Пример
Врач-хирург областной больницы награжден нагрудным знаком «За труд во имя жизни» Белорусским профсоюзом работников здравоохранения.
Внесение сведений в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения (ч. 4 ст. 50 ТК).
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя (ч. 4 ст. 50 ТК, п. 48 Инструкции № 40).
В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе:
- о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;
- о присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;
- о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;
- о поощрениях и награждениях, определенных коллективным договором, соглашением, ПВТР, а также уставами и положениями о дисциплине (размещение на Доске почета, объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.) (п. 45 Инструкции № 40).
Следовательно, основанием для внесения в трудовую книжку записи о награждении почетной грамотой Министерства здравоохранения будет являться приказ нанимателя, изданный на основании (во исполнение) приказа министра здравоохранения.
При подготовке данного приказа рекомендуется использовать унифицированную форму приказа о поощрении, включенную в УСОРД.
При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях, а также о лишении государственных наград Республики Беларусь:
- в графе 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя;
- ниже в графе 1 — порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 — дата награждения, поощрения и (или) лишения;
- в графе 3 — кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, какой государственной награды Республики Беларусь лишен;
- в графе 4 — основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.
Пример оформления записи о награждении почетной грамотой
Звесткi аб узнагароджаннях i заахвочваннях
ПК № 00000000 | |||||
Нумарзапiсу Номер записи | Дата | Звесткi аб узнагароджаннях, прысваеннi ганаровых званняў
| На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента,
| ||
чысло число | месяц месяц | год год | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
Учреждение здравоохранения | |||||
«Минская ордена Трудового | |||||
Красного Знамени областная | |||||
клиническая больница» | |||||
Награжден почетной грамотой | Приказ | ||||
за многолетнюю плодотворную, | от 15.05.2026 | ||||
добросовестную работу, высокий | № 56-к | ||||
профессионализм, образцовое | |||||
выполнение служебных обязанностей, | |||||
инициативность в работе, внедрение | |||||
новых методов диагностики и лечения | |||||
Включение документов о награждении в личное дело
Какие документы подлежат включению
В процессе ведения личного дела работника в него включаются:
копии (выписки из) распорядительных документов самой организации (учредителя, должностного лица) о награждении, поощрении (абз. 5 п. 9 Инструкции № 29);
копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника — при их наличии (абз. 7 п. 9 Инструкции № 29).
Общий порядок заверения копий
При заверении копий (выписок) документов, включаемых в личное дело, следует руководствоваться:
п. 59 Инструкции № 65;
в зависимости от способа изготовления копии — также иными НПА.
Стандартный (традиционный) способ заверения копий
На копии оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и включает:
слово «Верно»;
наименование должности лица, заверившего копию;
его собственноручную подпись;
расшифровку подписи;
дату заверения.
Проставление печати (если организация использует печать) на копиях (выписках), включаемых в личное дело, не требуется (ч. 4 п. 59 Инструкции № 65).
Особые способы заверения в зависимости от вида копии
Ситуация | Требования к заверению | Нормативное |
Копия создана как размноженный
| Вместо оформления отметки о заверении копии допускается использовать печать, проставляемую на месте, отведенном для собственноручной подписи | Часть 7 п. 59
|
Копия изготовлена с оригинала
| Оформлять отметку
| Часть 6 п. 59
|
Исключение из предыдущего случая: если распорядительный документ был изготовлен на бланке с изображением Государственного герба Республики
| Такая копия должна быть
| Пункт 9
|
Копия электронного документа
| Заверяется в соответствии
| Положение № 1086 |
Копия документа в электронном виде (например, получена по электронной почте и распечатана на бумажном носителе без электронной цифровой подписи) | Заверяется с использованием реквизита «Отметка
| Части 4 и 8 п. 59
|
Общее замечание
Выбор способа заверения зависит от того, как именно изготовлена копия и для каких целей она используется. При включении в личное дело в большинстве случаев достаточно стандартной отметки «Верно» без печати, за исключением случаев, прямо оговоренных в нормативных правовых актах (в частности, для гербовых бланков при направлении в сторонние организации).
Памятка для руководителя
организации здравоохранения
«Процедура оформления награждения работника»
✅Получен документ о награждении работника от вышестоящего органа.
✅ Издан приказ руководителя организации здравоохранения
о поощрении на основании документа вышестоящего органа.
✅ Внесена запись в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»
трудовой книжки.
✅ В личное дело подшиты копии (выписки) распорядительных
документов о награждении.
