Особенности составления графика трудовых отпусков

На практике нередко возникает вопрос, всегда ли в организации следует разрабатывать график трудовых отпусков (далее — график)? Распространено ошибочное мнение о том, что график может составляться нанимателем исключительно по его усмотрению.

Это важно
Наличие графика в организации здравоохранения согласно законодательству о труде является обязательным.

Руководителями организаций с небольшой штатной численностью, как правило, разрабатывается общий график для всех работников. Если в организации сложная штатная структура и большое количество работников, допустимо составить отдельный график для каждого из структурных подразделений.

С чего начать

Порядок составления графика может быть закреплен на локальном уровне, например в ПВТР, коллективном договоре, инструкции по кадровому делопроизводству в организации.

Справочно: конкретный работник, ответственный за составление графика, как правило, определяется приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

В график следует включить всех работников, работающих в организации по трудовому договору (контракту), в т. ч. занятых на условиях совместительства.

Справочно: отпуск на работе по совместительству должен предоставляться работнику одновременно с отпуском на основной работе.

Форма графика

Обязательной для всех организаций формы графика законодательством не установлено. Это означает, что каждый наниматель вправе разработать ее самостоятельно.

Мнение автора

При разработке графика можно воспользоваться формой графика, приведенной в Унифицированной системе организационно-­распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41). В ней предусмотрены следующие сведения о работниках:
• табельный номер;
• фамилия, имя, отчество;
• должность (профессия);
• месяцы, в котором планируется предоставление трудового отпуска и в котором он фактически предоставлен;
• основание изменения графика.

Справочно: в графике целесообразно предусмотреть строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Кроме того, в него может быть включена графа «Примечание».

Дата начала трудового отпуска

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК).

Это важно
Законодательство о труде не содержит требования об обязательном отражении даты начала отпуска в графике.

Если на момент составления графика дату начала отпуска заранее определить невозможно, допустимо указать только месяц, в котором работник вправе рассчитывать на отпуск. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и отражаться в приказе нанимателя о предоставлении отпуска.

Если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами и указана в графике, подавать такое заявление для издания приказа о предоставлении отпуска необязательно.

Период отдыха, отражаемый в графике

В графике, как правило, указывается количество дней отдыха, положенное работнику согласно заключенному с ним трудовому договору (контракту).

Продолжительность трудового отпуска каждого работника исчисляется в календарных днях и определяется в индивидуальном порядке путем суммирования его основной и дополнительных частей.

Справочно: государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 151 ТК).

При этом продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (ч. 1 ст. 155 ТК).

Исключением из указанного правила являются случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимся обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска составляет 7 календарных дней (ч. 8 п. 14 Декрета Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

Справочно: в ряде случаев продолжительность основного отпуска, положенного работнику, может быть и более 24 календарных дней.

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться дополнительные отпуска:

• за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК);
• за ненормированный рабочий день — до 7 календарных дней (ст. 158 ТК);
• за продолжительный стаж работы — до 3 календарных дней (ст. 159 ТК);
• дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК);
• дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту — до 5 календарных дней (абз. 2 п. 3 ч. 1 ст. 261² ТК).

Это важно
При составлении графика наниматель должен учесть неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, а также дни отпуска, предоставленные работнику авансом в счет предстоящего отпуска.

По договоренности сторон трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, иными локальными правовыми актами (ч. 1 ст. 174 ТК).

Что важно учесть при составлении графика

В отдельных случаях законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания работников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

При составлении графика наниматель обязан запланировать отпуск по желанию категорий работников, перечисленных в ч. 4 ст. 168 ТК.

Также вы можете ознакомиться с перечнем ситуаций, в которых нанимателю нужно учесть желание работника при составлении графика.

Если вы наниматель, в штате которого имеются работники, перечисленные в ч. 4 ст. 168 ТК, целесообразно заранее предупредить их о наличии права выбора времени отдыха и внести желаемые даты их отпусков в проект графика.

Предоставление отпуска за первый рабочий год: отображаем в графике

Право на использование трудового отпуска (основного и дополнительных) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (ч. 1 ст. 166 ТК). При этом в ряде случаев трудовой отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации.

Также вы можете ознакомиться с перечнем исключений из данного правила.

Если на момент составления графика отдельные работники еще не имеют права на отпуск, в расчет следует принимать 6 месяцев с момента приема работника на работу.

Пример

Если на момент декабря 2023 г., в котором составляется график, работник проработал в организации 2 месяца, с учетом необходимого 6‑месячного периода право на отпуск у него возникнет по истечении 4 месяцев.
При этом трудовой отпуск за первый рабочий год не обязательно должен предоставляться по истечении 6 месяцев работы. Его можно предоставить и позднее (например, через 8 или 10 месяцев).

Утверждение графика

Готовый график подписывается руководителем кадровой службы либо уполномоченным им лицом.

Это важно
С учетом ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января и при наличии в организации профсоюза согласован с ним (если такое согласование преду­смотрено коллективным договором).

Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

Также вы можете ознакомиться с чек-листом «Что необходимо проверить перед утверждением графика отпусков».

Ознакомление работников с графиком

График должен быть доведен до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). Конкретных способов ознакомления с графиком законодательством о труде не установлено.

На практике ознакомление зачастую осуществляется путем размещения графика на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.

Мнение автора

Полагаем, что предпочтительным следует считать письменное ознакомление с графиком путем проставления в нем личной подписи работника и даты ознакомления в строке «Ознакомлен». При использовании такого варианта у нанимателя будет неоспоримое доказательство того, что работник был заранее уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Хранение графика

Согласно п. 702 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) срок хранения графика трудовых отпусков составляет 1 год.

Что делать, если необходимо изменить график

Изменить график можно исключительно по соглашению сторон либо в случаях, предусмотренных законодательством.

Справочно: если обе стороны трудового договора согласны на использование трудового отпуска досрочно, такой отдых предоставляется работнику в согласованный сторонами срок. Изменение графика может иметь место по инициативе руководства организации.

Необходимость внесения изменений в график зависит от того, каким образом он оформлен.

Пример

Если в графике есть графы для отметок о фактическом периоде предоставления отпуска и основаниях его предоставления в отличное от предусмотренного графиком время, отметки о таком переносе проставляются непосредственно в графике.
Если указанные графы в графике не предусмотрены, внесение изменений в график может быть включено в приказ о предоставлении работнику трудового отпуска.