Разрабатываем номенклатуру дел организации

Номенклатура дел — это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации здравоохранения в делопроизводственном (календарном) году (с указанием сроков их хранения).

Номенклатура дел составляется на дела:

• всей организации (далее — номенклатура дел организации);
• каждого структурного подразделения, на основе которых формируется номенклатура дел организации.

Номенклатура дел организации:

• ежегодно пересматривается и уточняется;
• не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается.

Номенклатура дел организации на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем организации здравоохранения вводиться в действие с 1 января.

Методическо-правовая основа для формирования номенклатуры дел

Основными документами, которыми необходимо руководствоваться при разработке номенклатуры дел организации, являются:

• положения, устав, учредительные и распорядительные документы об образовании или реорганизации, изменениях структуры организации здравоохранения;
• постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее — Инструкция по делопроизводству);
• постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь»;
• постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций»;
• Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23;
• приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республик Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения»;
• другие документы вышестоящих органов управления, регламентирующие указанные вопросы.

Виды номенклатуры дел

Установлены три вида номенклатуры дел:

• типовая;
• примерная;
• номенклатура дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций. Типовая номенклатура носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются:

• службами документационного обеспечения управления (далее — службы ДОУ) органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций;
• республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, и утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства;
• организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, и утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами;
• иными организациями и утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

Составление номенклатуры дел организации: форма и содержание

Перед составлением номенклатуры дел организации необходимо провести аналитическую работу и изучить состав, содержание и количество всех документов организации.

Для составления номенклатуры дел организации используются учредительные документы, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с формой номенклатуры дел, установленной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.

В номенклатуре дел организации указываются:

в графе 1 — индексы дел, которые состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например: 1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3. При этом первая цифра обозначает номер раздела номенклатуры дел, вторая — порядковый номер дела в данном разделе.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

в графе 2 — названия разделов (подразделов) и заголовков дел. При этом заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимо­связи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
• распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
• протоколы;
• планы;
• отчеты;
• договоры;
• справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
• переписка;
• учетно-регистрационные формы (журналы).

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Не допускается использовать в качестве заголовков:

• формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело, например: «Документальные материалы», «Разные документы», «Общая переписка» и т.п.;
• определения, в которых вид документа заменен действием, например: «Исследование…», «Обеспечение…» и т.д.;

графа 3 заполняется в конце делопроизводственного года, в ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;

в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, иным актам законодательства, даются ссылки на соответствующие пункты перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций);

в графе 5 «Примечание» проставляются отметки:

• о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
• о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (экспертной комиссии организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хра-нения;
• о перечнях документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.

В конце номенклатуры дел организации перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

По окончании делопроизводственного года в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров номенклатуры дел

Номенклатура дел организации составляется в:

• двух экземплярах организациями, не являющимися источником комплектования государственного архива;
• трех экземплярах организациями, являющимися источником комплектования государственного архива.

Справочно: первый экземпляр номенклатуры дел хранится у заведующего канцелярией (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий — в государственный архив, источником комплектования которого является организация (в случае, если организация является таковой).

После утверждения сводной номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам, которые заверяются в установленном порядке и передаются в структурные подразделения для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Номенклатура дел структурного подразделения:

• согласовывается заведующим архивом учреждения (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии);
• подписывается руководителем подразделения.