Делопроизводство: ответы на вопросы из практики

Делопроизводство обеспечивает организацию работы с документами. Какие НПА регламентируют ведение архивов и уничтожение документов, каковы актуальные сроки хранения документов, сколько лет следует хранить контракты после увольнения работника? Эти и другие вопросы рассмотрим в статье.

Вопрос 1. Какие НПА регламентируют ведение архива в организации здравоохранения и процедуру уничтожения документов, сроки которых истекли?

Вопросы организации работы с документами, обеспечения их сохранности, уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, передачи дел в архив организации регулируются постановлениями Министерства юстиции Рес­публики Беларусь:

• от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее — Инструкция № 4);
• от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций»;
• от 06.02.2019 № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях»;
• от 06.02.2019 № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций».

Вопрос 2. Где можно посмотреть актуальные сроки хранения документов организации здравоохранения?

Сроки хранения документов можно посмотреть в перечне типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в ред. от 11.01.2023, далее — перечень типовых документов).

Справочно (т. е. для закрепления аналогичных сроков хранения решением экспертной комиссии организации здравоохранения) можно использовать приказ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Респуб­лики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения». Названный приказ не является НПА, в отличие от перечня типовых документов.

Вопрос 3. Если работник уволен, а контракт не включается в личное дело, то сколько нужно хранить контракт? Сколько хранить старые контракты, которые уже перезаключены с работником?

Трудовые договоры, контракты и дополнительные соглашения к ним хранятся 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (п. 676 перечня типовых документов).

Вопрос 4. Нужно ли личные дела, сформированные ранее, приводить в соответствие с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» (далее — постановление № 29)?

Нет.

Постановление № 29 вступило в силу со 2 июня 2024 г. Распространение действия постановления № 29 на отношения, возникшие до его вступления в силу, этим постановлением не предусмотрено.

Поэтому личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.

Однако ведение личных дел не уволенных работников необходимо продолжать с учетом постановления № 29.

Вопрос 5. Как оформлять резолюцию на различных документах?

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения либо указание о порядке использования документа. При необходимости в резолюции указывается срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Резолюция:

• Фамилия исполнителя
• Содержание поручения
• Срок исполнения
• Подпись
• Дата

Общие резолюции: «к руководству», «к исполнению», «к сведению», «в работу».

Конкретная резолюция:
Иванову И. И.
Подготовить ответ к 20.10.2024
Подпись
27.09.2024

Резолюция нескольким исполнителям:
Славиной В. Л.
Петрович В. Т.
Для рассмотрения и внесения предложений
Подпись
27.09.2024

Вопрос 6. Существуют ли сроки рассмотрения входящих документов руководителем организации здравоохранения?

Да.

Документы рассматриваются руководством и передаются на исполнение в день их поступления или не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления.

Срок исполнения может быть типовым или индивидуальным. Если типовой или индивидуальный срок исполнения для документа не установлен, он должен быть рассмотрен в течение 15 календарных дней.

Вопрос 7. Как правильно подписывать документы — «Главный врач» или «Главный врач больницы»?

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то наименование организации в наименование должности служащего не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации (ч. 4 п. 53 Инструкции № 4). Поэтому может быть «Главный врач», или «Главный врач больницы», или «Главный врач Жодинской центральной городской больницы». Необходимо выбрать один из вариантов и использовать его на всех документах. Оптимально — «Главный врач больницы».

При оформлении документа не на бланке в наименование должности служащего включается полное наименование организации, например «Главный врач учреждения здравоохранения “Жодинская центральная городская больница”».

Вопрос 8. Как правильно составлять заголовок к тексту организационно-­рас­по­ря­дительных документов?

Заголовок должен кратко, но точно отражать содержание документа. Не допускаются обобщенные формулировки.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа отвечает на вопрос:

• приказ — о чем?
• протокол — чего?
• должностная инструкция — кому?
• письмо — о чем?

Пример

Вопрос 9. Можно ли уничтожить документ, если срок его хранения истек? Если можно, то как оформить акт уничтожения? Каким образом можно уничтожить такой документ (выбросить или сдать в организацию по сбору вторичного сырья)?

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Уничтожение документов регулируется Инструкцией № 4.

Выбросить и уничтожить самостоятельно документы организация здравоохранения не может, нужно их сдать в организацию по сбору вторичного сырья, которая сделает отметку о том, что она приняла эти документы.

Также вы можете ознакомиться с образцом акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.