3 важных шага в управлении дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью — важное направление работы организации здравоохранения (далее — ОЗ), позволяющее решать несколько задач:

• не допускать снижения эффективности и результативности работы ОЗ;
• снижать риск неоплаты дебиторами своих финансовых обязательств.

Что представляет собой дебиторская задолженность в ОЗ

Унифицированное определение дебиторской задолженности в законодательстве отсутствует. Вместе с тем практика правоприменения позволяет сделать вывод, что дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающуюся субъекту хозяйствования от юридических или физических лиц, возникшую в результате осуществления им хозяйственной деятельности.

Дебиторская задолженность в ОЗ может формироваться:

• из задолженностей по исполнению условий договоров, заключенных в процессе осуществления хозяйственной деятельности (например, по оплате поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг);
• отсрочки оплаты за поставленную продукцию, выполненные работы или услуги;
• предоплаты поставщикам (подрядчикам, исполнителям);
• задолженности учредителей по формированию уставного фонда и др.

Схема

Виды дебиторской задолженности

Механизм появления дебиторской задолженностью

Покажем механизм появления дебиторской задолженности на простом примере.

Пример

В ходе исполнения условий договора поставки субъект хозяйствования исполняет свои обязательства, а его контрагент оплачивает поставку через какое-то время, т. е. на условиях отсрочки платежа.
Этот временной разрыв ведет к образованию задолженности: у поставщика — дебиторской, у покупателя — кредиторской.
Такая задолженность может быть погашена через несколько часов, дней, а может зависнуть в бухгалтерском учете на длительный период.

Просроченная задолженность

Просроченной задолженность становится при нарушении срока расчетов.

Это важно
Если время, отведенное на погашение долга, истекло, а платеж не поступил, говорят о возникновении просроченной дебиторской задолженности.

Выделяют два основных вида просроченной дебиторской задолженности:

• сомнительный долг. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, возникшая в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг, которая не погашена в срок, установленный договором или законодательством (если срок не установлен — в течение 12 месяцев с даты возникновения дебиторской задолженности), и не обеспечена соответствующими гарантиями (п. 42 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102);
• безнадежная задолженность. Дебиторская задолженность может быть признана организациями безнадежной к получению в случаях: истечения срока исковой давности; истечения срока исковой давности для предъявления исполнительных документов к исполнению; ликвидации организации-­должника и др. (ч. 2 письма Министерства финансов Республики Беларусь от 27.02.2017 № 15-1-1/62).

Механизм управления дебиторской задолженностью

Механизм управления дебиторской задолженностью включает в себя целый комплекс мер, которые направлены на то, чтобы не допустить образования у ОЗ просроченных долгов.

Это важно
Для эффективного управления дебиторской задолженностью в ОЗ можно разработать программу (план мероприятий по) управления(ю) дебиторской задолженностью, включающую в себя комплекс организационных, правовых, технических и иных мер.

Рассмотрим основные этапы работы (мероприятия) по управлению дебиторской задолженностью в ОЗ.

Шаг 1. Предварительная (до заключения договора) проверка контрагента

Прежде всего необходимо удостовериться в добросовестности и лояльности контрагента, оценить его кредитоспособность.

Информацию можно получить из нескольких источников:

• от самого контрагента;
• из СМИ;
• из сети Интернет;
• сделав запрос в некоторые государственные органы.

Справочно: такую информацию можно получить из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направив запрос в Министерство юстиции в соответствии с Инструкцией о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 10.03.2009 № 25).

Законодательство о закупках товаров (работ, услуг) содержит ряд инструментов, позволяющих получить информацию о потенциальных поставщиках (подрядчиках, исполнителях).

Так, при проведении процедуры государственной закупки товаров (работ, услуг) к участникам (за исключением случаев осуществления государственных закупок в соответствии с пп. 1, 4, 11 и 12 приложения к Закону о госзакупках) предъявляются требования, установленные п. 2 ст. 16 Закона о госзакупках, обеспечивающие, в частности, гласность и прозрачность при осуществлении закупки, справедливость и беспристрастное отношение к потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям).

При проведении конкурентных процедур государственных закупок соответствие таким требованиям должно подтверждаться документами, представляемыми участниками для подготовки предложения, а при проведении процедуры закупки из одного источника таким требованиям должен соответствовать участник, которому направлено предложение о заключении договора государственной закупки.

Схожие по правовой природе требования содержатся в подп. 2.5 п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств».

Шаг 2. Организация договорной работы с использованием инструментов минимизации договорных рисков

На этапе подготовки альбома форм договоров, используемых в договорной практике ОЗ, для предупреждения формирования дебиторской задолженности можно применять различные меры обес­печения исполнения обязательств, в т. ч.:

• поручительство (§ 5 гл. 23 ГК);
• гарантию, в т. ч. банковскую (§ 6 гл. 23 ГК, гл. 20 Банковского кодекса Республики Беларусь);
• страхование (гл. 48 ГК, Закон Рес­публики Беларусь от 03.06.1993 № 2343-XII «О страховании»);
• неустойку (§ 2 гл. 23 ГК);
• различные варианты расчетов и др.

Это важно
Можно выбрать один из инструментов обеспечения исполнения обязательства либо использовать одновременно несколько инструментов. Все зависит от того, насколько вы хотите оградить себя от рисков невыполнения обязательств контрагентом.

Какие варианты расчетов можно предусмотреть? Условия и порядок оплаты в договорах могут предусматриваться в виде:

• оплаты по факту поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг);
• полной или частичной предоплаты.

Следует отметить, что получатели бюджетных средств, получатели средств бюджетов государственных внебюджетных фондов при установлении условий и порядка оплаты в договорах руководствуются Инструкцией о порядке оплаты бюджетных обязательств, принятых получателями бюджетных средств и получателями средств бюджетов государственных внебюджетных фондов (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2000 № 66, далее — Инструкция № 66).

Инструкцией № 66 предусмотрено, когда допускается предоплата расходов (перечисление аванса) в размере 100 (либо менее) процентов суммы обязательств на закупку товаров (работ, услуг) при расчетах с резидентами Респуб­лики Беларусь, а также размеры платежей (подп. 15.1 п. 15 Инструкции № 66).

Справочно: такая ситуация возможна:
• по договорам, заключенным получателем бюджетных средств, государственным учреждением, созданным в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 23.12.2019 № 475 «Об обеспечении деятельности бюджетных организаций», с поставщиком (подрядчиком, исполнителем), являющимся резидентом Республики Беларусь, если последний обязуется осуществить поставку товаров, выполнить работы, оказать услуги (за исключением указанных в абз. 3 подп. 15.1 п. 15 Инструкции № 66) в течение 5 рабочих дней со дня зачисления бюджетных средств на его текущий (расчетный) банковский счет;
• при приобретении оборудования для объекта строительства (за исключением объектов текущего ремонта) в случае, если поставщик обязуется осуществить поставку в течение 120 календарных дней со дня зачисления бюджетных средств на его текущий (расчетный) банковский счет, если иное не установлено законодательством.

Оплата по факту поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ) дает возможность предотвратить появление дебиторской задолженности, т. к. негативные последствия указанной оплаты будут минимальны, учитывая положения заключенного договора и соответствующие нормы гражданского законодательства.

Шаг 3. Оперативный контроль за исполнением обязательств

Заключение договора возлагает на участников сделки определенные обязательства. Поэтому важно организовать работу с документами по данным вопросам. Необходимо осуществлять постоянный контроль поступлений для погашения долгов и выявления случаев несоблюдения договорных обязательств.

От редакции

Мы продолжим рассматривать инструменты недопущения дебиторской задолженности в ближайшем номере журнала.