Руководитель организации здравоохранения — это тот человек, который принимает основные решения, от которых зависит работа каждого конкретного коллектива и организации в целом. Большинство организационных моментов разрешаются на совещаниях. Не секрет, что проведение совещаний — это тоже наука, которой нужно учиться. А вы знаете, как провести совещание с наибольшей эффективностью? Если нет, благодаря нашей статье обязательно научитесь.
Руководитель должен хорошо понимать, что в управленческой деятельности совещание может быть эффективным инструментом для коллегиального принятия решений. При проведении совещания можно не только решить ряд задач с учетом мнения коллектива, но и улучшить взаимоотношения между коллегами.
Для грамотного проведения совещания, чтобы оно принесло ожидаемый результат, необходимо выполнить ряд действий.
В первую очередь руководителю нужно понять и решить, действительно ли в данном случае необходимо проводить совещание и какого характера оно будет (в зависимости от желаемого результата).
Вопросы, при возникновении которых требуется провести совещание, и виды совещаний отражены на схеме.
Схема
Какое совещание провести
Нужно учесть, что иногда те или иные вопросы лучше решать не на совещании. Например, не стоит собирать совещание, если:
Если вопрос все-таки необходимо решить посредством проведения совещания, то руководитель должен перейти к следующему этапу.
На данном этапе руководителю нужно спрогнозировать, в каком виде он хочет получить результат (что это будет: документ, определенные действия людей и т. д.), как и кем он может быть использован.
Руководителю на заметку
При прогнозировании результата руководителю необходимо ответить себе на вопрос: можно ли получить результат не хуже без сбора людей?
На данном этапе (с учетом предыдущих двух этапов) руководителю необходимо выделить основные задачи, которые нужно решить в ходе совещания. Для себя руководитель может написать черновую повестку, в которой целесообразно обозначить цель, результат и план совещания.
Справочно: повестка не должна звучать так: «Обсуждение вопросов снижения текучести кадров». Намного информативнее будет такая повестка: «Подготовка плана действий по снижению текучести врачей-педиатров на 7 % в течение ноября 2021 — мая 2022 гг. для повышения качества обслуживания пациентов».
Как правило, чем конкретнее звучит повестка, тем эффективнее подготовка участников к совещанию и обсуждение.
У руководителя обязательно должен быть и план совещания, в котором будут расписаны основные его этапы и их тайминг.
Руководителю нужно четко понимать, кому необходимо участвовать в совещании, чье мнение будет наиболее весомым в решении того или иного вопроса. Безусловно, в каждой конкретной ситуации круг участников может быть разным.
На этом же этапе руководитель принимает решение об управлении совещанием.
Руководителю на заметку
Руководитель может управлять совещанием самостоятельно или же назначить ответственное лицо, которое будет задавать вопросы, озвучивать решения, корректировать обсуждение, контролировать соблюдение правил и т. д.
Провести совещание вместо руководителя может работник, который способен к качественной коммуникации, хорошо понимает суть проблемного вопроса, знает участников совещания и является хорошим интегратором.
Цель совещания — принятие решения. Для этого руководитель сам определяет, кто именно сможет ему помочь сделать решение наиболее эффективным.
Совещание может быть масштабным (но не более 10 человек) или же проводиться в узком кругу, представлять собой групповую дискуссию или строиться на фасилитации (мозговой штурм, например). Выбор инструментов, которые сделают совещание эффективным, остается за руководителем, т. к. именно он понимает все особенности проблемы, которую необходимо решить.
К организационным вопросам можно отнести выбор места проведения совещания и его техническое оснащение.
Руководитель должен продумать:
Руководителю необходимо продумать, какая подготовка потребуется участникам для работы на совещании. В связи с этим нужно заранее оповестить участников о повестке дня, дате и времени совещания, а также предоставить дополнительную информацию об обсуждаемых вопросах и особенностях проблемы. Участники должны прийти на совещание подготовленными, с необходимыми документами, сведениями, материалами в рамках своей экспертности.
Это важно
Предварительная подготовка участников поможет значительно сократить продолжительность совещания.
Даже самые грамотные руководители порой совершают ошибки, в т. ч. и при проведении совещаний. Опишем некоторые из таких ошибок.
Руководитель проводит совещание, выслушивает мнения участников, обсуждает их предложения, но в итоге озвучивает свое решение, которое будет принято, причем иногда даже без какой-либо аргументации.
Если руководитель от совещания к совещанию поступает таким образом, то, как правило, происходит следующее:
Задача руководителя — выбрать грамотное решение, но это не означает, что оно должно быть мнением большинства. Однако коллегиальные обсуждения легко могут обернуться «огрупплением мышления».
Руководителю на заметку
При коллегиальном варианте принятия решений часто мнение большинства подавляет индивидуальные решения (предложения) участников и оказывается ошибочным.
Порой оценить, совершается ли данная ошибка, достаточно тяжело, в некоторых случаях даже можно не заметить, как это произошло. Поэтому подходить к принятию решений, обсуждаемых коллегиально, необходимо с особым вниманием.
Справочно: к симптомам «огруппления мышления» можно отнести следующее:
– в коллективе присутствует манипуляция «вместе мы сила» для создания иллюзии неуязвимости;
– при принятии решения используется аргумент «мы всегда так делали», т. е. факты подменяются ценностями (стереотипами) организации;
– ответ на вопрос: «Что нужно сделать, чтобы решить проблему?» — подменяется формальностями, обсуждением процессов. По сути, это поиск ответа на вопрос: «Как мы можем себя сейчас вести, чтобы снизить напряжение от проблемы?»;
– принимаются стереотипные решения, т. е. участники совещания не способны генерировать (создавать) новые идеи. В этом случае нужно добавлять в группу новых людей;
– подавляется и не принимается критика, в т. ч. и конструктивная, критиков удаляют из группы участников совещания;
– участники ограничивают себя в высказывании предложений, мнений, потому что подвергаются влиянию мнения большинства. В этом случае руководитель совещания должен задавать вопросы каждому участнику, который отмалчивается или неохотно высказывает свое мнение;
– преподносится только ограниченная информация: то, что хочет слышать руководство.
Чтобы принять верное решение, руководителю важно быть включенным в процесс обсуждения на протяжении всего совещания. Перечислим некоторые моменты, которым нужно уделить особое внимание.
Как правило, если чужое мнение отвергается без всяких аргументов фразами типа «Вы ошибаетесь» или «Это правильно», то побеждают самые упрямые и громкоголосые участники, даже если их мнение ошибочно.
Нужно обращать внимание на скорость выражения мнения. Если говорящий спешит, глотает слова, слишком эмоционален, то его могут не понять, и придется повторять сказанное. Руководителю стоит поддерживать таких участников и обращать их внимание на темп речи.
Самому руководителю тоже необходимо четко доносить свои идеи и мысли, чтобы не задерживать ход совещания.
Если высказывания одного из участников прямо или косвенно направлены в сторону конкретной личности, то обсуждение будет сведено к личностной борьбе. В таких случаях, как правило, целью одной из сторон является не принятие грамотного решения, а победа над оппонентом.
Если руководитель совещания с самого начала навязывает свое мнение, то, как правило, свободы обсуждения не будет и качество решений может пострадать.
Руководителю стоит предлагать свое решение проблемы в конце, после того, как выскажутся все участники.
Чтобы совещание прошло успешно, можно заранее продумать его сценарий. Причем нужно учитывать, что роль руководителя на совещании может быть разной. В зависимости от этого разным будет и сценарий.
От редакции
Образец сценария проведения совещания
1. Чтобы не затягивать обсуждение, можно проводить совещание стоя.
2. Для повышения наглядности можно отражать информацию на доске для записей или ПК.
3. Используйте техники активного слушания — перефразирование и развитие идеи, а также задавайте участникам открытые вопросы. Это значительно повысит эффективность обсуждения.
4. Обязательно резюмируйте принятые решения, это покажет участникам продуктивность совещания.
5. Фиксируйте результаты совещания (решения, сроки исполнения, назначения ответственных и т. д.) документально, оформляйте протоколы и рассылайте их всем участникам. Так результаты не потеряются и обязательно будут реализованы.
6. Начинайте совещание вовремя, чтобы отношение участников к совещанию было положительным и они были готовы конструктивно работать.
7. Если совещание продолжительное, то сделайте перерыв 5–10 мин, чтобы сохранить трудоспособность участников.
8. Старайтесь не повторять одни и те же мысли и доводы, иначе интерес участников к дискуссии угаснет.
9. Самый главный совет — на время совещания забудьте о своей административно-управленческой функции, займите лидерскую позицию, сконцентрируйтесь на людях. Прислушайтесь к каждому мнению, вступите в диалог — только так вы сможете в дальнейшем принять верное решение.
