18 апреля 2022 г. принят Закон Республики Беларусь № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”». Какие изменения необходимо будет учесть организациям здравоохранения при работе с документами, а также при их хранении и уничтожении с 27 октября 2022 г., расскажем в статье.
Cразу необходимо отметить, что Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон) получил новое наименование — «Об архивном деле и делопроизводстве».
Изменения затронули и сферу действия Закона. С 27 октября 2022 г. он будет распространяться на отношения по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов.
Справочно: сейчас это отношения по организации накопления, учета и использования документов.
Важно
С 27 октября 2022 г. Закон будет распространять свое действие на документы независимо от вида носителя информации, включая документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы.
Значительные изменения произошли в терминологии Закона. Введен ряд новых определений, часть определений дополнена и скорректирована. Информация об основных изменениях в терминологии представлена в таблице.
Таблица
Изменения терминологии в Законе
Понятия с редакционными изменениями | Измененные и дополненные понятия | Измененные и дополненные понятия |
|---|---|---|
• Архив
| • Временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь
| • Архивный фонд
|
Организациям здравоохранения необходимо обратить внимание на появление таких понятий, как «документ», «электронный документ», а также корректировку определения понятия «документ по личному составу».
Справочно: под документом понимается информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина.
Под электронным документом понимается документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств.
В определении документа по личному составу нужно отметить следующее:
1) сейчас к документам по личному составу отнесены, в частности, документы, создаваемые при приеме на работу.
В новой редакции конкретизируется, что прием на работу включает в себя избрание, утверждение, назначение на должность;
2) к документам по личному составу отнесены также документы об увольнении.
В новой редакции уточняется, что увольнение включает в себя освобождение от занимаемой должности;
3) с 27 октября 2022 г. к документам по личному составу будут относиться документы о присвоении не только квалификации, разряда, звания, но и квалификационных категорий и классов;
4) к данной категории документов могут быть отнесены и иные документы, которые могут использоваться для подтверждения периода работы и (или) или учебы, а с принятием изменений — и для подтверждения службы.
Важно уделить внимание данным нововведениям, т. к. от отнесения документа к определенной категории напрямую зависит срок его хранения.
Новая редакция Закона предусмотрела в качестве источника правового регулирования отношений в сфере делопроизводства и архивного дела международно-правовые акты, составляющие право Евразийского экономического союза.
Справочно: сейчас такими источниками являются законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства, а также международные договоры.
Организации, в деятельности которых образуются документы государственной части Национального архива, должны обеспечить передачу документов в государственные архивы по истечении сроков их хранения.
Важно
Сроки хранения установлены чч. 2 и 3 ст. 20 Закона.
Представительства иностранных организаций передают документы по личному составу в территориальные (городские или районные) архивы в случае прекращения их деятельности.
Изменения затронули и возможность негосударственных организаций и граждан участвовать в формировании государственных архивов. Если сейчас они могут передавать на хранение ограниченный перечень документов, то со вступлением в силу новой редакции Закона таких ограничений уже не будет.
Скорректирован порядок установления перечней документов, которые образуются в процессе деятельности как государственных, так и негосударственных организаций.
Государственные организации должны устанавливать перечни документов с указанием срока хранения по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
В случае с негосударственными организациями все зависит от того, является ли организация источником формирования государственного архива.
Справочно: если не является, то в организации устанавливается перечень документов, образующихся в процессе деятельности, с указанием сроков их хранения. А если является, то такой перечень должен устанавливаться по согласованию с государственным архивом.
В новой редакции Закона определено, что включение документов государственных организаций в Национальный архивный фонд осуществляется на основании решения государственных архивов, а документов негосударственных организаций и граждан — на основании договора, который предусматривает передачу права собственности на документы государству.
В новой редакции Закона требование о создании архива содержится в ст. 13, которая более подробно осветила тонкости его создания в организации.
Архив по-прежнему будет создаваться по решению руководителя организации с назначением ответственного лица.
Нововведением можно считать предоставление возможности организациям, в т. ч. представительствам иностранных организаций, передавать документы, образующиеся в процессе деятельности, в государственные архивы на основании договора хранения.
Справочно: при этом для передачи документов Национального архивного фонда организации, которые являются источниками комплектования государственного архива, могут заключить такой договор только по согласованию с соответствующим государственным архивом.
При передаче документов на хранение по договору хранения права владения, пользования и (или) распоряжения сохраняются за организацией, которая передала на хранение соответствующие документы.
Руководителю на заметку
Если же документы переданы не на основании договора хранения, то такие документы находятся исключительно в собственности государства (ст. 14 Закона).
Глава 6 «Хранение и учет документов. Организация и ведение делопроизводства» Закона включает в себя большое количество нововведений и корректировок.
Порядок и условия хранения документов Национального архивного фонда определены в ст. 18 Закона.
В статье отмечается, что постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляется на безвозмездной основе. А документы негосударственной части могут быть переданы на хранение как на возмездной, так и на безвозмездной основе.
Руководителю на заметку
Возмездное хранение осуществляется на основании договора хранения, а безвозмездное хранение в таком случае возможно только лишь по договору, который предусматривает передачу права собственности на документы государству.
Введение в Закон новой ст. 181 закрепило порядок хранения документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов.
Документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы, которые образовались в информационной системе организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив.
Если же документ не подлежит передаче в архив, то он хранится до момента его уничтожения.
Важно
Если срок хранения электронного документа установлен нормативным правовым актом и превышает 10 лет, то такой документ передается из информационной системы организации в информационную систему государственного архива.
Что касается документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, государственной части Национального архивного фонда, то они передаются из информационной системы организации в государственных архив через информационную систему архива электронных документов Национального архивного фонда.
Новая редакция Закона определила требования к информационным системам, посредством которых осуществляется взаимодействие организаций.
Такая система:
Справочно: порядок передачи документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, в государственный архив, а также их хранения и учета определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Закон в новой редакции по-прежнему закрепляет положение о том, что в случае реорганизации организации документы передаются правопреемникам, если иное не установлено Законом.
Исключение сделано для реорганизации в форме разделения, слияния, присоединения. В этих случаях архивные фонды, которые были до реорганизации, не разделяются и не объединяются.
Сроки хранения документов также скорректированы.
Согласно ст. 20 Закона срок хранения таких документов Национального архивного фонда, как:
Руководителю на заметку
Сроки хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда будут устанавливаться в соответствии с условиями договора.
В новой редакции Закона появилась ст. 201, которая отдельно устанавливает срок хранения документов по личному составу. С 27 октября 2022 г. он составит 55 лет, если иной срок не предусмотрен перечнем типовых документов.
Статья 21 Закона закрепляет порядок передачи документов организации для хранения в государственные, территориальные (городские или районные) архивы.
Нововведение заключается в том, что научно-техническая обработка документов в данном случае будет осуществляться или самостоятельно организацией, или государственным архивным учреждением на основании договора.
С 27 октября 2022 г. в отношении документов Национального архивного фонда больше не потребуется подписание собственником охранного обязательства, однако обязанность обеспечить сохранность таких документов сохранится.
