Архивное дело и делопроизводство по-новому: обзор нововведений с 27 октября 2022 года

18 апреля 2022 г. принят Закон Республики Беларусь № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”». Какие изменения необходимо будет учесть организациям здравоохранения при работе с документами, а также при их хранении и уничтожении с 27 октября 2022 г., расскажем в статье.

Супранович Яна

Юрист, магистр юридических наук

1071 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Cразу необходимо отметить, что Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон) получил новое наименование — «Об архивном деле и делопроизводстве».

Изменения затронули и сферу действия Закона. С 27 октября 2022 г. он будет распространяться на отношения по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов.

Справочно: сейчас это отношения по организации накопления, учета и использования документов.

Важно
С 27 октября 2022 г. Закон будет распространять свое действие на документы независимо от вида носителя информации, включая документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы.

Расширение терминологии

Значительные изменения произошли в терминологии Закона. Введен ряд новых определений, часть определений дополнена и скорректирована. Информация об основных изменениях в терминологии представлена в таблице.

Таблица

Изменения терминологии в Законе

Понятия с редакционными изменениями
Измененные и дополненные понятия
Измененные и дополненные понятия

• Архив
• Архивное дело
• Архивный документ
• Владелец документов
• Постоянное хранение до­кументов
• Собственник документов
• Уникальный документ

• Временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь
• Документ Национального архивного фонда
• Документ по личному составу
• Источники комплектования национального архива
• Национальный архивный фонд
• Органы архивного дела и делопроизводства
• Особо ценный документ
• Пользователь архивных документов

• Архивный фонд
• Временное хранение документов
• Документ
• Документальный фонд
• Документ в электронном виде
• Документ Национального фонда
• Копия архивного документа на правах подлинника
• Научно-­техническая обработка документов


Организациям здравоохранения необходимо обратить внимание на появление таких понятий, как «документ», «электронный документ», а также корректировку определения понятия «документ по личному составу».

Справочно: под документом понимается информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина.
Под электронным документом понимается документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-­аппаратных средств.

В определении документа по личному составу нужно отметить следующее:

1) сейчас к документам по личному составу отнесены, в частности, документы, создаваемые при приеме на работу.

В новой редакции конкретизируется, что прием на работу включает в себя избрание, утверждение, назначение на должность;

2) к документам по личному составу отнесены также документы об увольнении.

В новой редакции уточняется, что увольнение включает в себя освобождение от занимаемой должности;

3) с 27 октября 2022 г. к документам по личному составу будут относиться документы о присвоении не только квалификации, разряда, звания, но и квалификационных категорий и классов;

4) к данной категории документов могут быть отнесены и иные документы, которые могут использоваться для подтверждения периода работы и (или) или учебы, а с принятием изменений — и для подтверждения службы.

Важно уделить внимание данным нововведениям, т. к. от отнесения документа к определенной категории напрямую зависит срок его хранения.

Источники правового регулирования

Новая редакция Закона предусмотрела в качестве источника правового регулирования отношений в сфере делопроизводства и архивного дела международно-­правовые акты, составляющие право Евразийского экономического союза.

Справочно: сейчас такими источниками являются законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства, а также международные договоры.

Нововведения в части комплектования архивов

Организации, в деятельности которых образуются документы государственной части Национального архива, должны обеспечить передачу документов в государственные архивы по истечении сроков их хранения.

Важно
Сроки хранения установлены чч. 2 и 3 ст. 20 Закона.

Представительства иностранных организаций передают документы по личному составу в территориальные (городские или районные) архивы в случае прекращения их деятельности.

Изменения затронули и возможность негосударственных организаций и граждан участвовать в формировании государственных архивов. Если сейчас они могут передавать на хранение ограниченный перечень документов, то со вступлением в силу новой редакции Закона таких ограничений уже не будет.

Установление перечня документов

Скорректирован порядок установления перечней документов, которые образуются в процессе деятельности как государственных, так и негосударственных организаций.

Государственные организации должны устанавливать перечни документов с указанием срока хранения по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

В случае с негосударственными организациями все зависит от того, является ли организация источником формирования государственного архива.

Справочно: если не является, то в организации устанавливается перечень документов, образующихся в процессе деятельности, с указанием сроков их хранения. А если является, то такой перечень должен устанавливаться по согласованию с государственным архивом.

Национальный архивный фонд

В новой редакции Закона определено, что включение документов государственных организаций в Национальный архивный фонд осуществляется на основании решения государственных архивов, а документов негосударственных организаций и граждан — на основании договора, который предусматривает передачу права собственности на документы государству.

Создание архива в организации

В новой редакции Закона требование о создании архива содержится в ст. 13, которая более подробно осветила тонкости его создания в организации.

Архив по-прежнему будет создаваться по решению руководителя организации с назначением ответственного лица.

Нововведением можно считать предоставление возможности организациям, в т. ч. представительствам иностранных организаций, передавать документы, образующиеся в процессе деятельности, в государственные архивы на основании договора хранения.

Справочно: при этом для передачи документов Национального архивного фонда организации, которые являются источниками комплектования государственного архива, могут заключить такой договор только по согласованию с соответствующим государственным архивом.

При передаче документов на хранение по договору хранения права владения, пользования и (или) распоряжения сохраняются за организацией, которая передала на хранение соответствующие документы.

Руководителю на заметку
Если же документы переданы не на основании договора хранения, то такие документы находятся исключительно в собственности государства (ст. 14 Закона).

Хранение и учет документов

Глава 6 «Хранение и учет документов. Организация и ведение делопроизводства» Закона включает в себя большое количество нововведений и корректировок.

Хранение документов Национального архивного фонда

Порядок и условия хранения документов Национального архивного фонда определены в ст. 18 Закона.

В статье отмечается, что постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляется на безвозмездной основе. А документы негосударственной части могут быть переданы на хранение как на возмездной, так и на безвозмездной основе.

Руководителю на заметку
Возмездное хранение осуществляется на основании договора хранения, а безвозмездное хранение в таком случае возможно только лишь по договору, который предусматривает передачу права собственности на до­кументы государству.

Хранение электронных документов

Введение в Закон новой ст. 181 закрепило порядок хранения документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов.

Документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы, которые образовались в информационной системе организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив.

Если же документ не подлежит передаче в архив, то он хранится до момента его уничтожения.

Важно
Если срок хранения электронного документа установлен нормативным правовым актом и превышает 10 лет, то такой документ передается из информационной системы организации в информационную систему государственного архива.

Что касается документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, государственной части Национального архивного фонда, то они передаются из информационной системы организации в государственных архив через информационную систему архива электронных документов Национального архивного фонда.

Новая редакция Закона определила требования к информационным системам, посредством которых осуществляется взаимодействие организаций.

Такая система:

  • должна обеспечить передачу документов постоянного хранения, которые содержатся в ней, в государственный архив;
  • на этапе создания и модернизации должна быть согласована с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Справочно: порядок передачи документов в электронном виде, в т. ч. электронных документов, в государственный архив, а также их хранения и учета определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Хранение документов при реорганизации

Закон в новой редакции по-прежнему закрепляет положение о том, что в случае реорганизации организации документы передаются правопреемникам, если иное не установлено Законом.

Исключение сделано для реорганизации в форме разделения, слияния, присоединения. В этих случаях архивные фонды, которые были до реорганизации, не разделяются и не объединяются.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов также скорректированы.

Согласно ст. 20 Закона срок хранения таких документов Национального архивного фонда, как:

  • записи актов гражданского состояния, составляет 100 лет;
  • электронные документы, — не более 3 лет, а для для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов — не более 1 года.

Руководителю на заметку
Сроки хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда будут устанавливаться в соответствии с условиями договора.

В новой редакции Закона появилась ст. 201, которая отдельно устанавливает срок хранения документов по личному составу. С 27 октября 2022 г. он составит 55 лет, если иной срок не предусмотрен перечнем типовых документов.

Передача документов в государственный архив

Статья 21 Закона закрепляет порядок передачи документов организации для хранения в государственные, территориальные (городские или районные) архивы.

Нововведение заключается в том, что научно-­техническая обработка документов в данном случае будет осуществляться или самостоятельно организацией, или государственным архивным учреждением на основании договора.

Обеспечение сохранности документов

С 27 октября 2022 г. в отношении документов Национального архивного фонда больше не потребуется подписание собственником охранного обязательства, однако обязанность обеспечить сохранность таких документов сохранится. 


1071 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме

Привлечение клиентов (гостей). Информационные технологии (Дополнено 25.11.2024)

Здесь вы найдете информацию, которая поможет организовать продвижение и продажи услуг, предлагаемых санаторно-курортной организацией, привлечь больше клиентов в санаторно...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 1778
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок