Комментарий, о котором пойдет речь, уже второй, подготовленный Минтрудом после выхода Декрета № 6. Данный комментарий снял ряд вопросов, которые возникли у нанимателей при применении Декрета № 5, и в то же время поспособствовал возникновению новых дополнительных вопросов.
Подписание характеристики
В первоначальном комментарии Минтруд говорил о том, что характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и заверяется печатью нанимателя (при ее наличии).
В первое время Минтруд исходил именно из такой позиции, отмечая, что только руководитель имеет право подписания характеристики, т. к. в установленной форме характеристики в подстрочном тексте к подписи указан только руководитель организации.
Однако с учетом практики применения Декрета № 6 Минтруд скорректировал свой подход к данному вопросу и отдельно опубликовал небольшой комментарий «О полномочиях на подписание характеристики».
В нем Минтруд указывает, что форма характеристики предусматривает ее подписание руководителем организации. Однако с учетом определения уполномоченного должностного лица нанимателя, предусмотренного ст. 1 ТК, делает вывод, что если законодательством или локальными правовыми актами полномочия руководителя организации на прием на работу и увольнение работников с работы переданы другому должностному лицу организации (например, заместителю руководителя организации, руководителю обособленного структурного подразделения), то полномочия на подписание характеристики также могут быть переданы этому должностному лицу.
Справочно: согласно ст. 1 ТК уполномоченное должностное лицо — это руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.
Мнение автора
В целом такой подход Минтруда оправдан с учетом повышенной ответственности за нарушение порядка выдачи характеристики согласно п. 12 Декрета № 5. Но автор считает, что не совсем достаточно обосновывать это исключительно ссылкой на определение уполномоченного лица из ст. 1 ТК.
В указанном определении говорится о лице, которому предоставлено право принимать те или иные кадровые решения, а не только решения по вопросам приема на работу и увольнения.
Прямое упоминание о лице, уполномоченном принимать и увольнять работников, содержится, например, в ч. 1 ст. 201 ТК, согласно которой дисциплинарное взыскание применяется органом (руководителем), которому предоставлено право приема (избрания, утверждения, назначения на должность служащего, приема на профессию рабочего) и увольнения работников, либо по его поручению иным органом (руководителем), если иное не установлено законодательными актами.
Хранение характеристики и сведений из ЕГБДП
Согласно разъяснению Минтруда в соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее — Инструкция по личным делам) характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел.
Руководителю на заметку
Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел.
Мнение автора
Если обратить внимание на п. 8 Инструкции по личным делам, то он касается дополнения личного дела в процессе его ведения (и характеристики как, скорее, документа при проведении аттестации работников).
В данном же случае речь идет о приеме на работу с учетом ч. 3 ст. 26 ТК и п. 11 Декрета № 5, т. е. формально применяются пп. 6 и 7 Инструкции по личным делам. Данными пунктами включение в личное дело характеристики не предусмотрено.
При этом в личное дело включаются справки-объективки (абз. 5 п. 7 Инструкции по личным делам).
Учитывая сходство (по выполняемой функции) справки-объективки и характеристики, целесообразно включать характеристику в личное дело работника (на этапе его формирования).
Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого в соответствии с п. 643 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 30.09.2021, далее — Перечень), составляет 15 лет.
Непринятые на работу
Что касается срока хранения характеристик соискателей, которых не приняли на работу, то Минтруд не дал разъяснений по данному вопросу. А согласно п. 645 Перечня документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) имеют срок хранения 1 год.
Сведения из ЕГБДП
Из комментария Минтруда следует, что в настоящее время срок хранения сведений из Единого государственного банка данных правонарушений (далее — ЕГБДП) нормативными правовыми актами не установлен. При решении вопроса о порядке хранения сведений из ЕГБДП следует руководствоваться общими нормами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Так, сведения из ЕГБДП могут включаться:
- в состав личных дел;
- в отдельное дело, заголовок которого должен быть включен в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.
Руководителю на заметку
Решение о порядке хранения сведений из ЕГБДП организация может принять самостоятельно.
Если сведения из ЕГБДП будут включаться в состав личных дел, то их срок хранения будет соответствовать сроку хранения личных дел. Если же сведения будут формироваться в отдельное дело, то срок их хранения будет определяться организациями самостоятельно на основании решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
Важно
Устанавливаемый срок должен обеспечить наличие данного документа для целей контрольно-надзорной деятельности.
На что обратить внимание
Новый комментарий Минтруда привел к возникновению многих вопросов, на которые необходимо обратить внимание.
Характеристика на совместителя и бывшего работника
Минтруд констатировал, что при применении законодательства о труде под местом работы понимается организация, расположенная в определенной местности, и при заключении трудового договора о работе по внутреннему совместительству работник фактически не меняет места работы. Соответственно, требование о представлении характеристики с предыдущего места работы на этот случай не распространяется.
Важно
Это правило не касается приема на работу по внешнему совместительству, а также приема на работу бывшего работника.
Что касается приема на работу бывшего работника, то, по мнению Минтруда, требование о наличии характеристики установлено независимо от того, к тому же или другому нанимателю работник принимается на работу.
Справочно: в случае поступления на работу к тому же нанимателю характеристика может быть приобщена к документам о приеме на работу без запроса.
Возникает вопрос: почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не надо запрашивать характеристику и вообще ее прилагать, а в случае приема бывшего работника ее надо все же приложить, ведь требования ч. 2 п. 11 Декрета № 5 едины для всех случаев приема на работу?
Мнение автора
Сложно не согласиться с Минтрудом, что в обоих случаях не надо делать запрос, т. к. иначе получается, что запрос нужно будет делать самому себе.
Здесь, полагаем, требуется уточнение, что ч. 2 п. 11 Декрета № 5 касается работы у иного (другого) нанимателя (по другому месту работы и т. п.).
Конечно, такой вывод очевиден, но все же он не соответствует букве закона, а именно Декрету № 5.
Почему все-таки необходимо уточнение? В настоящее время не совсем понятно, почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не надо прилагать характеристику, т. к. формально все же имеет место прием на работу, а в Декрете № 5 никак не оговаривается, что он применяется только при приеме на основную работу.
Безусловно, в случае внутреннего совместительства работник не прерывает трудовых отношений с нанимателем (в отличие от приема на работу бывшего работника), но в обоих случаях наниматель не перестает быть предыдущим местом работы (как по отношению к работе по внутреннему совместительству, так и при новом приеме на работу к тому же нанимателю).
Еще один вопрос, который не раскрыл Минтруд, как приобщить характеристику к документам о приеме на работу без соответствующего запроса? С одной стороны, такая процедура напрямую Декретом № 5 не предусмотрена, но с другой стороны, характеристика должна быть.
Мнение автора
Полагаем, что можно оформить докладную записку (например, это может сделать работник кадровой службы) и на основании резолюции руководителя организации (иного лица, уполномоченного на прием на работу и увольнение) оформить такую характеристику.
Когда характеристика не нужна
По мнению Минтруда, не надо запрашивать характеристику в случае, если:
- организация ликвидирована;
- работник ранее не работал (был учащимся, студентом, индивидуальным предпринимателем, проходил военную службу, службу и др.);
- работник работал за пределами Республики Беларусь.
В отношении ликвидированной организации есть нюанс: если ликвидирована негосударственная организация, то характеристика с предыдущего места работы не запрашивается, но при этом в любом случае запрашивается характеристика из государственной организации за последние 5 лет работы (при наличии таковой).
Работа за пределами Республики Беларусь для целей применения Декрета № 5 не рассматривается. Характеристика запрашивается с предыдущего места работы у нанимателя в Республике Беларусь.
Запрос характеристики в случае перерыва в работе
Если работник работал более 5 лет назад и после этого у него был перерыв, необходимо ли запрашивать характеристику?
Руководителю на заметку
Пятилетним сроком ограничена только необходимость получения характеристики из государственной организации (абз. 3 ч. 2 п. 11 Декрета № 5).
Что касается характеристики с предыдущего места работы (абз. 2 ч. 2 п. 11 Декрета № 5), то обязанность запросить данную характеристику временным сроком не ограничена. Следовательно, запрашивать данную характеристику необходимо независимо от срока перерыва в работе.
Прием на работу без характеристики
Минтруд указал, что прием работника на работу без получения характеристики в срок, установленный Декретом № 5, будет нарушением порядка приема на работу.
Руководителю на заметку
Негативные последствия в таком случае наступят для нанимателя и его должностных лиц (согласно п. 12 Декрета № 5), но не для работника.
По мнению Минтруда, наниматель должен предпринять все возможные меры для получения характеристики, а нарушение нанимателем порядка приема не является основанием для увольнения работника.
Важно
Из разъяснения Минтруда следует, что для работника при нарушении нанимателем порядка приема на работу правовые последствия отсутствуют.
В комментарии Минтруд не ответил на вопрос о том, что делать, если предыдущий наниматель длительное время не отвечает на запрос (например, более 3 недель). Устно специалисты Минтруда говорят о возможности приема на работу в такой ситуации, чтобы не ущемлять права работника (т. к. он не виноват в бездействии предыдущего нанимателя).
Отрицательная характеристика
Согласно комментарию Минтруда если получена отрицательная характеристика, то это не является основанием для отказа в приеме на работу. Общие подходы к приему на работу, закрепленные в ТК, по-прежнему сохранены.
Руководителю на заметку
Принятие окончательного решения о приеме или об отказе в приеме на работу является исключительным правом нанимателя.
Характеристика на руководителя
Если собственник назначает работника из одной подчиненной организации на должность руководителя в другую, с учетом требований Декрета № 5 характеристика должна быть.
Поскольку в данном случае назначение на должность руководителя организации осуществляется одним и тем же собственником, представляется целесообразным, чтобы характеристику в этом случае подготовил собственник (например, кадровая служба собственника).
Мнение автора
Данная ситуация похожа на ситуацию с приемом на работу бывшего работника, когда запрос не делается, но характеристика прилагается к документам о приеме на работу.
Характеристика на отдельные категории работников
Если законодательство предусматривает обязанность трудоустройства отдельных категорий работников (обязанных лиц, молодых специалистов, лиц, трудоустраивающихся по квоте, и т. п.), то наниматель должен исполнить эту обязанность. Одновременно должно быть исполнено и требование Декрета № 5 о запросе характеристики.
От редакции
Подробнее о порядке запроса сведений по Декрету № 5 читайте в статье В. Самосейко «Кому и как нужно запрашивать дополнительные сведения по Декрету № 5 при приеме на работу».
