Личные дела работников: новации со 2 июня 2024 года

Со 2 июня 2024 г. вступило в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» (далее — постановление № 29). Данным постановлением утверждена новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция № 29). В статье рассмотрим, что изменилось для нанимателей в части формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Справочно: со вступлением в силу постановления № 29 утратило силу постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников», которым была утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция № 2).

Сфера действия и общие положения Инструкции № 29

В п. 1 Инструкции № 29 уточняется сфера ее действия.

Инструкция № 29 подлежит применению при формировании, ведении и хранении личных дел работников:

• в государственных органах;
• государственных организациях;
• организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности;
• иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров.

В Инструкции № 29 сохранилась оговорка о том, что ее действие не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих. Однако из новой редакции исключена такая категория лиц, на которых не распространяется действие Инструкции № 29, как учащиеся учреждений образования.

В п. 2 Инструкции № 29конкретизировано понятие личного дела работника. Так, личное дело работника отражает сведения о трудовой деятельности работника и содержит документы (их копии), предусмотренные пп. 8–10 Инструкции № 29.

Справочно: п. 8 Инструкции № 29 определен перечень документов, которые включаются в личное дело при его формировании, п. 9 — которые включаются в личное дело в процессе его ведения, а в п. 10 — которые могут включаться в личное дело по решению руководителя.

Инструкция № 29 (пп. 4 и 5) определяет порядок ведения личных дел внутренних и внешних совместителей. Личные дела работников, работающих на условиях внешнего совместительства, формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией № 29. Документы, содержащие сведения о работе по внутреннему сов­местительству, включаются в одно личное дело.

В ранее действовавшей Инструкции № 2 было определено, что формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Это важно
Инструкция № 29 определяет, что формирование, ведение и хранение личных дел осуществляется уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации.

Теперь ведение личных дел уже может возлагаться не непосредственно на кадровую службу организации (специалиста по кадрам), а как вариант, на уполномоченные на это иные структурные подразделения (работников) организации.

Порядок формирования и ведения личного дела

В п. 7 Инструкции № 29 конкретизированы события, после которых формируется личное дело работника: после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) организации (учредителя, должностного лица) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего). Смысловая нагрузка указанного пункта по сравнению с п. 5 Инструкции № 2 существенно не изменилась, однако законодатель предоставил право нанимателю не ограничиваться четырьмя видами документов о приеме на работу, как это было в Инструкции № 2 (приказ, распоряжение, решение и постановление), — теперь это может быть и иной документ помимо решения, приказа и распоряжения.

Пунктом 8 Инструкции № 29 определен перечень документов, которые включаются в личное дело работника при его формировании. Из нововведений — конкретизировано, что форма внутренней описи документов личного дела должна соответствовать приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Инструкция № 29 закрепила возможность заполнения работником личного листка по учету кадров, являющегося приложением 2 к указанной инструкции (заполнения анкеты по форме согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25.03.2022 № 170 «Об организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности» в случаях, предусмотренных актами законодательства) не только вручную, но и с применением технических средств.

Еще одним нововведением Инструкции № 29 является то, что в личные дела при их формировании при наличии декларации о доходах и имуществе (для лиц, представление деклараций которыми предусмотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией») включаются заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации, а также документы, прилагаемые к декларации.

Справочно: декларации, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации, принятые в установленном порядке на этапах формирования и ведения личного дела, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом.

Сравнительная таблица изменений (помимо описанных выше), касающихся перечня документов, включаемых в личное дело при его формировании, представлена ниже.

Таблица

Изменения в перечне документов, включаемых в личное дело при его формировании

Перечень оставшихся документов, включаемых в личное дело при его формировании (справка-­объективка, документы об образовании, направление на работу, документы, предшествующие заключению трудового договора (контракта), о приеме на работу), не претерпел значительных изменений.

В п. 10 Инструкции № 29 конкретизирован перечень документов, которые включаются в личное дело работника при его формировании и ведении по решению руководителя организации:

• контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;
• документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
• иные документы, представленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Справочно: документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Хранение личных дел

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29 на бумажном или электронном носителе.

Это важно
Работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел (п. 16 Инструкции № 29).