Обязательно ли составлять каждый год номенклатуру дел организации здравоохранения, санатория? В какие сроки необходимо подготовить номенклатуру дел? Как ее оформить и заполнить? В каких случаях требуется ее «внешнее» согласование? Что делать после утверждения ее руководителем? Сколько хранить? Как изменять?
В процессе деятельности государственной и частной организаций здравоохранения, санатория, центра гигиены и эпидемиологии образуются многочисленные документы, отражающие характер, функции и направления их деятельности.
Одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения и систематизации документов организации, обеспечивающим эффективный учет, поиск и организацию работы с документами в процессе их формирования и оперативного хранения, является использование специального классификационного справочника — номенклатуры дел.
Организации здравоохранения, санатории независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, а также центры гигиены и эпидемиологии обязаны составлять номенклатуру дел.
Номенклатура дел разрабатывается в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описей дел при их передаче в архив, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) (общий отдел, канцелярия и т.п.), а при ее отсутствии — уполномоченным должностным лицом (далее — ответственное лицо), при участии архива организации. В организациях, имеющих структурные подразделения (отделы, службы, отделения и т.д.), составляются номенклатуры дел структурных подразделений, на основе которых формируется сводная номенклатура дел организации (далее — номенклатура дел организации).
Основными нормативными правовыми и методическими документами, которыми организации здравоохранения, санаторию следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:
Все организации, независимо от того, являются они источниками комплектования государственных архивов либо не являются таковыми, должны ежегодно составлять номенклатуру дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год. Делать это надо в четвертом квартале текущего года до начала года, на который она составляется.
Номенклатура дел организации на текущий год составляется и утверждается при создании организации, в т.ч. в результате реорганизации в форме слияния, разделения или выделения, а также при значительном изменении структуры, функций и направлений деятельности организации.
Номенклатура дел организации признается надлежащим образом составленной, если она отвечает следующим требованиям:
Форма и содержание номенклатуры дел организации
Номенклатура дел организации составляется по форме, установленной в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.
Справочно: точно такая же форма установлена в приложении 7 к Правилам работы архивов.
Основная часть формы приведена ниже.
(Извлечение)
Графа 1. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2
либо
01-01, 01-02; 02-01, 02-02
Первая цифра обозначает номер раздела номенклатуры дел, вторая (после дефиса) — порядковый номер дела в данном разделе.
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.
Графа 2. Разделы являются структурными элементами номенклатуры дел организации и могут делиться на подразделы. Названия разделов (подразделов) зависят от выбранного принципа составления номенклатуры дел.
При использовании структурного принципа названиями разделов являются наименования структурных подразделений организации, коллегиальных органов, расположенные в соответствии со структурой и штатной численностью и (или) штатным расписанием организации здравоохранения, санатория. Например:
1. Приемная.
2. Бухгалтерия.
3. Отдел кадров.
4. Отдел охраны труда.
5. Отдел материально-технического снабжения.
<...>
16. Первичная профсоюзная организация.
17. Комиссия по государственным закупкам и т.д.
При использовании структурно-функционального принципа (характерно для организаций, где наряду со структурными подразделениями некоторые функции возлагаются на отдельных работников) названиями разделов являются наименования структурных подразделений организации и управленческих функций или направлений деятельности организации. Например:
1. Приемная.
2. Бухгалтерия.
3. Отдел кадров.
4. Охрана труда.
5. Юрисконсульт и т.д.
При использовании функционального принципа (характерно для бесструктурных организаций) названиями разделов являются управленческие функции или направления деятельности организации. Например:
1. Руководство.
2. Бухгалтерский учет и отчетность.
3. Работа с кадрами.
4. Обеспечение охраны труда.
<...>
8. Работа архива.
В организациях со сложной организационной структурой разделы могут делиться на подразделы, наименования которых будут соответствовать наименованиям более мелких подразделений (отделов, секторов, групп и т.д.) и (или) управленческим функциям, направлениям деятельности или должностным лицам организации. Например:
1. Руководство.
1.1. Приемная.
1.2. Заместитель главного врача по медицинской части.
1.3. Заместитель главного врача по организационно-методической работе.
1.4. Гражданская оборона и т.д.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия. В состав заголовка включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и другое) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и другое) и название темы (содержание) дела. В заголовки определенных категорий дел может включаться дополнительная информация, например об авторе документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ) либо указание на копийность документов, включенных в дело и др.
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Проверка…», «Рассмотрение…», «Закупки» и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными и т.д.
Графа 3. Заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания делопроизводственного (календарного) года. В ней указывается количество заведенных томов (частей) по каждому делу. Если дело не заведено, в данной графе указывается цифра «0».
Дела делятся на тома по количеству листов. Объем каждого тома дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм.
Дела делятся на части. Если по окончании делопроизводственного года из документов дела, заведенного по определенному вопросу, сформировано два, три и более дел, в которые группировались документы по отдельным направлениям деятельности в рамках решения этого вопроса. Части дела, в зависимости от их объема, могут делиться на тома. Например:
Дело № 6-8. Часть № 1
Дело № 6-8. Часть № 1. Том № 2
Графа 4. В данной графе указываются сроки хранения дел, номера пунктов (статей) согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения. Названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел организации. При использовании нескольких перечней документов с указанием сроков хранения для определения сроков хранения дел, включенных в номенклатуру дел, ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней оформляются с использованием знаков «*», «**» и т.п.
Графа 5. В графе «Примечание» проставляются отметки:
Оформление
Поскольку номенклатура дел организации утверждается, то для ее оформления может использоваться общий бланк организации только с угловым расположением реквизитов. При использовании в организации здравоохранения, санатории общего бланка с продольным расположением реквизитов первый лист номенклатуры дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
Количество экземпляров
Номенклатура дел организации здравоохранения, санатория, не являющихся источником комплектования государственного архива, составляется в двух экземплярах. При этом в микроорганизациях и малых организациях, в которых ответственность за документационное обеспечение управления и архив организации возложена на одно лицо, номенклатура дел организации может составляться в одном экземпляре.
Номенклатура дел организации здравоохранения, санатория, являющихся источником комплектования государственного архива или имеющих вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Третий экземпляр составляется один раз в пять лет при согласовании номенклатуры дел организации с государственным архивом (структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполкомов) или вышестоящей организацией, а также после значительных изменений в структуре организации.
Согласование
Номенклатура дел организации (государственной, негосударственной), не являющейся источником комплектования государственного архива, подлежит согласованию с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии) один раз в пять лет или после значительных изменений структуры, функций, направлений деятельности организации независимо от срока предыдущего согласования. Указанные изменения могут возникнуть, например, при изменении структуры и штатной численности организации, в результате чего создаются и (или) ликвидируются структурные подразделения.
Номенклатура дел организации (государственной, негосударственной), являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполкома один раз в пять лет или после значительных изменений структуры, функций, направлений деятельности организации независимо от срока предыдущего согласования.
Внутри организации номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией организации.
Утверждение
Согласованная в установленном порядке номенклатура дел организации здравоохранения, санатория утверждается руководителем организации.
В грифе утверждения, расположенном на первом листе номенклатуры дел в правом верхнем углу, указывается наименование должности руководителя, проставляется его подпись с указанием инициалов и фамилии руководителя, под подписью собственноручно проставляется дата утверждения.
Напомним, при составлении номенклатуры дел организации на следующий делопроизводственный (календарный год) дата ее утверждения должна быть не позднее 31 декабря текущего года.
После утверждения номенклатуры дел организации руководителем она регистрируется в регистрационно-контрольной форме (журнале и др.) в порядке, установленном для регистрации внутренних (исходящих и внутренних) документов, и в качестве самостоятельного дела включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ.
Индекс номенклатуры дел состоит из индекса дела, в которое она включается согласно номенклатуре дел организации, и порядкового регистрационного номера по соответствующей регистрационной форме учета. Например:
1-20/130,
где 1-20 — индекс дела по номенклатуре дел организации, 130 — порядковый регистрационный номер.
Если в организации имеются структурные подразделения, то им выдаются заверенные выписки из номенклатуры дел организации, которые включают разделы, содержащие сведения о делах, заводимых в данных структурных подразделениях.
Указанные выписки:
Номенклатура дел негосударственных организации здравоохранения, санатория независимо от того, являются они или не являются источниками комплектования государственного архива, подлежат постоянному хранению (подп. 93.1 п. 93 Перечня типовых документов).
Номенклатура дел государственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, хранится 10 лет (подп. 93.1 п. 93 Перечня типовых документов) и может быть уничтожена по истечении этого срока при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период.
Номенклатура дел государственной организации, являющейся источником комплектования государственного архива, подлежит постоянному хранению (подп. 93.1 п. 93 Перечня типовых документов), при этом первый ее экземпляр, хранящийся в службе ДОУ, подлежит включению в опись дел постоянного хранения, второй — хранится в архиве организации.
Если в течение календарного года необходимо завести новые дела под резервными индексами, то решение о внесении изменений в номенклатуру дел организации принимается на заседании экспертной комиссии организации и отражается в протоколе заседания, подлежащем утверждению руководителем организации.
На основании указанного протокола работник службы ДОУ (ответственное лицо) вносит изменения в номенклатуру дел организации и передает данные сведения в структурное подразделение (при его наличии). Там лицо, ответственное за делопроизводство, вносит соответствующие изменения в выписку из номенклатуры дел организации.
В течение делопроизводственного (календарного) года все дополнительные сведения и уточнения вносятся в выписки из номенклатуры дел организации, а по его окончании переносятся в номенклатуру дел организации.
После оформления итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел изменения в номенклатуру дел организации не вносятся. После оформления итоговой записи только графа 5 «Примечания» может быть дополнена сведениями о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения.
От редакции
Пример номенклатуры дел организации здравоохранения можно скачать по ссылке.
Дополнительно по теме: Д. Варнашов «Порядок определения и исчисления сроков хранения медицинской документации».
