Получаем и учитываем бланки трудовых книжек

Согласно п. 8 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, в ред. от 10.01.2020, далее — Инструкция № 40) лицу, впервые поступающему на работу, наниматель в присутствии работника не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу обязан заполнить трудовую книжку утвержденного образца.

Справочно: дубликат трудовой книжки выдается не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника (ч. 2 п. 64 Инструкции № 40).

Ответственность за своевременное заведение и заполнение трудовой книжки возлагается на нанимателя. Нанимателю важно заранее определиться, сколько бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) потребуется в ближайшее время и с учетом этого приобрести необходимое количество бланков заблаговременно.

Получение и учет бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), как правило, осуществляются по следующему алгоритму.

Шаг 1. Оплачиваем бланки

Вместе с заявлением на получение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) нужно представить оригинал или копию платежного документа, подтверждающие факт оплаты бланков.

Поступление бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) в бюджетных организациях может осуществляться от поставщиков за плату (абз. 3 п. 21 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196, далее — Инструкция № 196), а также безвозмездно от министерств, иных республиканских органов государственного управления, объединений, подчиненных Правительству (ч. 3 п. 3 письма Министерства финансов Республики Беларусь от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет»).

Шаг 2. Формируем пакет документов для заказа бланков

Конкретный перечень документов, необходимых для заказа бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), законодательством не установлен.

Это важно
Уполномоченные органы (организации) самостоятельно определяют порядок заказа бланков и перечень документов, которые потребуется представить с этой целью.

Рекомендуется предварительно уточнять, каковы порядок заказа бланков и перечень необходимых документов конкретно в вашем случае.

Как правило, для заказа бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) в уполномоченный орган (организацию) представляются:

• заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) и указанием данных об организации (юридическом лице и его банковских реквизитах);
• копия свидетельства о регистрации юридического лица;
• платежный документ, свидетельствующий об оплате бланков (оригинал с отметкой банка либо заверенная нанимателем его копия);
• оригинал документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт, вид на жительство).

Заявление с просьбой выдать нужное количество бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) пишется в произвольной форме на имя руководителя уполномоченного органа (организации).

Также вы можете ознакомиться с примерной формой заявления на получение бланков трудовых книжек.

Шаг 3. Обращаемся в госорган (организацию) за получением бланков

Изготовление бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) осуществляется учреждением «Научно-­исследова­тельский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».

Обеспечение бланками трудовых книжек (вкладышей к ним) осуществляется в порядке, определенном п. 84 Инструкции № 40. Данный порядок представлен в табл.

Таблица 

Порядок обеспечения бланками трудовых книжек (вкладышей к ним)

Большинству нанимателей за получением бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) следует обращаться в районные и городские исполкомы.

Справочно: если организация зарегистрирована, например, в Московском районе г. Минска, обращаться за бланками следует в администрацию этого района.

Шаг 4. Получаем бланки и накладную ТН‑2

При получении бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) потребуется представить:

• пакет документов, необходимых для их получения;
• оригинал документа, удостоверяющего личность (паспорт гражданина Респуб­лики Беларусь, вид на жительство).

При получении бланков трудовых книжек (вкладышей к ним):

• лично руководителем организации необходимы оригинал и копия документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказ о назначении на должность руководителя, решение собрания учредителей о назначении или трудовой договор (контракт));
• уполномоченным лицом — доверенность на получение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним).

Выдача бланков осуществляется по товарной накладной формы ТН‑2 (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58, в ред. от 29.12.2021).

Шаг 5. Организуем учет бланков

Согласно п. 81 Инструкции № 40 бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек (вкладышей к ним), учет испорченных бланков и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (в рассматриваемой ситуации такой порядок установлен Инструкцией № 196).

Это важно
Учет бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) осуществляется в соответствии с Инструкцией № 40 и Инструкцией № 196.

Согласно п. 10 Инструкции № 196 учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-­расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196) по графам «приход», «расход», «остаток».

Справочно: приходно-­расходная книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

Учет поступивших бланков ведется по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам) в стоимостном и количественном выражении (абз. 3 п. 20 Инструкции № 196).

Последующая выдача бланков трудовых книжек ответственным исполнителям (к примеру, специалисту по кадрам) в подотчет производится с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных. С учетом п. 11 Инструкции № 196 такая внутренняя передача оформляется приходно-­расходными накладными на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков.

Справочно: списание заполненных бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственного лица производится на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196) с указанием конкретных серий и номеров бланков.

Шаг 6. Передаем бланки в место хранения документов, относящихся к бланкам строгой отчетности

В соответствии с п. 3 Инструкции № 196 место, порядок хранения и использования бланков строгой отчетности устанавливаются приказом руководителя организации.

Это важно
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40).

Также вы можете ознакомиться с примерной формой приказа о месте, порядке хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 7. Назначаем лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками

Работа с трудовыми книжками включает в себя:

• работу с ними как с документами с определенной степенью защиты;
• работу по ведению трудовых книжек как кадровых документов.

Справочно: в первом случае работа с трудовыми книжками осуществляется с учетом Инструкции № 196, во втором — Инструкции № 40.

Назначение лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками, как правило, производится путем:

• издания соответствующего приказа;
• отражения указанной обязанности в должностной инструкции или трудовом договоре (либо ином локальном правовом акте, например положении о порядке ведения и учета трудовых книжек).

Также вы можете ознакомиться с примерной формой приказа о назначении лиц, ответственных за работу с трудовыми книжками.

Также вы можете ознакомиться с чек-листом по данной теме.