Статья дает руководителю целостный взгляд на вопросы ведения книги учета проверок в организации здравоохранения, санатории (далее — организация здравоохранения). Рассмотрены некоторые ошибки при ведении книги и недавно вступившие в силу изменения в законодательстве.
Книга учета проверок (далее — книга) необходима для регистрации проверок, проводимых контролирующими (надзорными) органами. В этом заключается ее назначение.
Форма книги и порядок ее ведения определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383, которым также утверждены Правила ведения книги.
Обязанность иметь книгу возникает у организации здравоохранения, являющейся юридическим лицом, с момента постановки ее на налоговый учет.
Обязаны иметь книгу и обособленные подразделения организации, имеющие учетный номер плательщика (далее — обособленные подразделения), в частности филиалы.
Приобрести книгу необходимо до истечения 6 месяцев со дня постановки организации, ее обособленного подразделения на налоговый учет.
Дополнительные экземпляры книги организация обязана приобрести на иные объекты осуществления медицинской деятельности, не имеющие учетный номер плательщика, расположенные вне места ее нахождения.
Необходимость в приобретении новой книги может возникнуть по причине утраты, хищения, порчи, повреждения, завершения предыдущей.
Регистрация книги налоговым органом с 1 января 2018 г. отменена*. С указанной даты сведения о книге, организации-приобретателе, месте нахождения книги подлежат включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции**.
* подп. 1.5 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 11 августа 2017 г. № 605 «О внесении изменений и дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь»
** п. 6 Положения о порядке ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912
Книга не является бланком строгой отчетности, а относится к печатной продукции. Следовательно, на нее не распространяется особый порядок учета и хранения, определенный Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196.
Реализуют книгу республиканские унитарные предприятия «Издательство «Белбланкавыд» и «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».
В месте выдачи книгу может получить руководитель организации при предъявлении оригинала документа, удостоверяющего его личность, а также документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказа о назначении на должность, выписки из решения общего собрания, удостоверения руководителя некоммерческой организации, трудового договора (контракта)).
Иной представитель организации может получить книгу, предоставив документ, удостоверяющий личность, а также доверенность на получение книги.
Книга изготавливается типографическим способом РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».
С 29 апреля 2018 г. в форму книги внесены изменения:
1) название графы 3 изложено в следующей редакции: «Вид проверки (выборочная, внеплановая), наименование плана выборочных проверок по области, г. Минску и номер пункта этого плана (для выборочной проверки), основание назначения (для внеплановой проверки)»;
2) из названий граф 5, 7 и 10 исключены слова «участников контрольного обмера»*.
* подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18 апреля 2018 г. № 301 «О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383» (далее — постановление № 301)
Однако в связи с указанными изменениями вносить изменения в книгу или приобретать новую не требуется. Согласно п. 2 постановления № 301 если до 29 апреля 2018 г. книга использовалась по форме, утвержденной постановлением № 383, то ее можно применять до полного заполнения всех страниц книги.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью. В случае если организация, ее обособленное подразделение имеет в соответствии с законодательством право не использовать печать, книга скрепляется только подписью руководителя.
Справочно: согласно подп. 3.11 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» субъекты хозяйствования вправе не использовать печати.
Книга должна храниться по месту нахождения организации, обособленного подразделения организации, иного объекта осуществления медицинской деятельности, расположенного вне места нахождения организации.
По общему правилу ответственным за хранение книги является руководитель организации, обособленного подразделения. В таком случае издавать специальный приказ о назначении ответственного за хранение книги не требуется.
Руководитель путем издания приказа может назначить другого работника ответственным за хранение книги. В таком случае в специальный реквизит формы книги заносится информация о фамилии, имени и отчестве лица, ответственного за хранение книги, занимаемой им должности, а также наименование, дата, номер решения о назначении ответственным лицом за хранение книги.
Если работник, назначенный ответственным за хранение книги, уволился, то ответственность за ее хранение автоматически переходит на руководителя. Поэтому целесообразно назначить нескольких ответственных, в т.ч. в связи с возможным временным отсутствием одного из них (болезнь, отпуск и т.п.).
В случае изменения адреса места нахождения книги организация, обособленное подразделение не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения своего места нахождения, должны обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных.
Указанное обращение осуществляется бесплатно в порядке, предусмотренном в п. 2.28 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей*.
* Утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. № 156
Книга выдается лицом, ответственным за ее хранение, проверяющему (руководителю проверки) после предъявления им служебного удостоверения и предписания на проведение проверки.
При непредставлении книги проверяющему информация об этом указывается в акте (справке) проверки, а запись в книге не делается.
В КоАП нет специальной статьи, которая устанавливала бы ответственность за отсутствие у организации книги учета проверок, ее непредставление проверяющему. На практике непредставление книги проверяющему для внесения в нее записи о проверке влечет ответственность виновного лица организации по ст. 23.2 КоАП «Воспрепятствование проведению проверки» в виде штрафа в размере от 10 до 50 базовых величин.
Изымать книгу у организации, обособленного подразделения работникам контролирующих (надзорных) органов запрещено.
Проверяющий контролирующего (надзорного) органа, прибывший в организацию здравоохранения, обособленное подразделение для проведения проверки, до ее начала обязан внести в книгу сведения о проверке, а организация должна предоставить такую возможность*.
При проведении проверки в части деятельности обособленного подразделения, в ином объекте осуществления деятельности, расположенном вне места нахождения организации, запись о проверке вносится в книгу учета проверок по месту нахождения такого подразделения и объекта. В остальных случаях запись о проверке вносится в книгу, находящуюся по месту нахождения организации.
Важно отметить, что книга заполняется проверяющими, а не работниками проверяемой организации. На практике выявлялись случаи, когда работники проверяемой организации по своему усмотрению исправляли нумерацию проверок. К примеру, проверка, проводимая несколькими контролирующими и надзорными органами по одному пункту координационного плана, является совместной и вносится в книгу под одним порядковым номером. Однако в некоторых организациях самостоятельно нумеровали каждый из контролирующих органов по одной и той же проверке, тем самым искусственно завышая количество проверок.
В отдельных случаях в книгах фиксировались контрольные мероприятия, проводимые самой организацией (инвентаризация, аудит), а также мониторинги, что не является проверкой и не подлежит внесению в книгу.
Проверяющие обязаны вносить в книгу все предусмотренные ее формой сведения, в т.ч. наименование контролирующего органа, основание назначения проверки, вид документа, составленного по результатам проверки (акт либо справка).
Исправление записей, внесенных в книгу, осуществляет непосредственно проверяющий (руководитель проверки), их внесший, и заверяет своей подписью. При этом исправления не должны препятствовать прочтению первоначальной записи.
После полного заполнения всех ее страниц книга передается в архив организации, где хранится пять лет после окончания ведения*, а затем включается в акт об уничтожении и утилизируется.
* п. 48 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющегося приложением к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140
