Перед нанимателем нередко встает вопрос о правомерности включения некоторых периодов в рабочий год. И особое внимание уделяется социальным отпускам работников. В каком случае данные отпуска могут быть включены в рабочий год? Обязан ли наниматель включать их в рабочий год? Как это документально оформить? На эти вопросы ответим в статье.
Указом № 512 «Об изменении Указа Президента Республики Беларусь» (далее — Указ № 512) внесены дополнения в п. 14 Указа Президента Республики Беларусь от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» (далее — Указ № 143). Согласно данным изменениям нанимателю представлено право включать в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, время отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя, без ограничения их продолжительности.
Справочно: отпуска, о которых идет речь — это отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 191 ТК.
Заметим, что с учетом ч. 3 ст. 7 ТК, согласно которой наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде, наниматель может включать в рабочий год и иные социальные отпуска без сохранения заработной платы. Среди них:
В данном случае возникает вопрос: а есть ли отличия между включением в рабочий год времени социальных отпусков без сохранения заработной платы, предусмотренных ст. 191 ТК, п. 14 Указа № 143, и включением в рабочий год иных социальных отпусков без сохранения заработной платы?
Мнение автора
В первом случае речь идет о реализации нанимателем права, которое напрямую предусмотрено законодательством (Указом № 143), а во втором случае — это, по сути, «чистый» социальный пакет, т.е. гарантии, которые наниматель обычно предоставляет за счет прибыли. Но в обоих случаях мы имеем дело с вопросом о включении данных отпусков в рабочий год.
Для принятия управленческих и кадровых решений необходимо понимать правовую природу социальных отпусков, а также знать основные их отличия от простоя, который также может возникнуть в силу определенных обстоятельств. В таблице ниже приведем сравнение социальных отпусков, предоставляемых по инициативе нанимателя согласно действующему законодательству, и простоя.
Пунктом 14 Указа № 143 регламентировано право нанимателя освобождения работника от работы в связи с его болезненным состоянием на срок до трех календарных дней суммарно в течение срока действия Указа № 143 без предоставления работником листка нетрудоспособности. Для включения данного периода в рабочий год нанимателю необходимо выполнить следующие действия.
1. Закрепить в локальном правовом акте (далее — ЛПА) порядок включения в рабочий год время отпусков без сохранения заработной платы, предоставляемых по инициативе нанимателя.
В соответствии с ч. 1 ст. 164 ТК в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года.
С 08.01.2021 Указом № 143 нанимателям предоставлено право без ограничений включать в рабочий год работника, за который предоставляется трудовой отпуск, отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя.
Так как предоставление социального отпуска, предусмотренного п. 14 Указа № 143, — это право нанимателя, то он может урегулировать данные вопросы в ЛПА.
Справочно: Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь в своем комментарии Указа № 512 рекомендует урегулировать данные вопросы путем издания локального правового акта.
С учетом ст. 364 ТК такое положение можно закрепить в коллективном договоре или же в иных ЛПА, например в правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).
Руководителю на заметку
В рекомендациях и материалах по вопросам коллективно-договорного регулирования, утвержденных постановлением Президиума Совета Федерации профсоюзов Беларуси от 26.08.2016 № 298 приведен пример коллективного договора с положением о включении социальных отпусков без сохранения заработной платы в рабочий год.
Пример условия о включении отпуска без сохранения заработной платы в коллективный договор вы можете скачать по ссылке.
2.Довести ЛПА до сведения работников.
В соответствии нормами ТК наниматель обязан знакомить работников с действующими у него ЛПА, в т.ч. с коллективным договором, ПВТР, как при приеме на работу, так и в случае издания новых ЛПА или внесения изменения в действующие.
Возможны следующие варианты оформления ознакомления работников с ЛПА:
ПРИМЕР
С коллективным договром ознакомлен (а) ___________________
подпись расшифровка подписи
«___» __________202 _ года
Оформление включения в рабочий год отпуска без сохранения средней заработной платы, предоставляемого по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК), зависит от того, закрепил ли такое правило наниматель в ЛПА или нет. Если да, то дополнительно оформлять такое включение, полагаем, не требуется, как и включение в рабочий год иных периодов, которые предусмотрены ст. 164 ТК.
Если же наниматель такое положение не включил в ЛПА и решил им воспользоваться, особенно индивидуально к определенным (отдельным) работникам в качестве своеобразной формы поощрения (стимулирования продолжения трудовых отношений), оформление необходимо осуществить в виде приказа или распоряжения.
Мнение автора
Так как Указ № 143 предоставляет нанимателю именно право на такое включение в рабочий год, то, полагаем, что дискриминации при избирательной реализации такого положения не будет. В любом случае лучше всё же придерживаться определенных критериев. Например, реализовывать такое право по отношению к добросовестным работникам, и не реализовывать к работникам, допускающим нарушение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины.
Ниже приведены действия, которые актуальны в случае, если наниматель не закрепил правила о включении отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК) в рабочий год в своих ЛПА.
Шаг 1. Инициализируйте включение в рабочий год
Инициировать включение в рабочий год работнику или работникам социального отпуска без сохранения заработной платы, предоставленного по инициативе нанимателя, может любое заинтересованное лицо. Это может быть как непосредственный руководитель, кадровая служба, так и сам работник (сами работники). Если инициатива исходит от должностных лиц нанимателя, то ее принято оформлять в виде докладной записки.
Примерную форму докладной записки о включении в рабочий год социального отпуска вы можете скачать по ссылке.
Шаг 2.Убедитесь в возможности включения в рабочий год отпуска по инициативе нанимателя
При решении вопроса о включении или невключении в рабочий год работника дней социального отпуска нанимателю необходимо определить следующее:
Это важно!
Согласно ст. 164 ТК и п. 14 Указа № 143 в рабочих год не включаются дни социального отпуска (полностью) без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней.
Если социальный отпуск по ст. 191 ТК был с сохранением или частичным сохранением заработной платы, то он включается в рабочий год автоматически в силу ст. 164 ТК.
2. На сколько календарных дней был предоставлен социальный отпуск без сохранения заработной платы (т.е. свыше 14 календарных дней или нет (если, конечно, не было иных социальных отпусков без сохранения заработной платы продолжительность суммарно 14 и более календарных дней)).
Это может быть актуально, если работник использовал другие социальные отпуска без сохранения заработной платы, например, на основании ст. 190 ТК. Скажем, работник использовал в календарном году социальный отпуск продолжительностью один месяц без сохранения заработной платы согласно ст. 190 ТК. В такой ситуации отпуск по ст. 191 ТК на основании п. 14 Указа № 143 будет включаться в рабочий год полностью, а вот социальный отпуск по ст. 190 ТК — только в количестве 14 календарных дней.
3. Какие условия относительно включения в рабочий год социальных отпусков содержатся в коллективном договоре и т.п.
Шаг 3. Издайте приказ о включении социального отпуска в рабочий год
Для включения социального отпуска в рабочий год нанимателю необходимо издать приказ. В связи с тем, что в данном случае приказ касается трудовых отпусков (а именно рабочего года, за который он предоставляется), полагаем, что документ может иметь аналогичный срок хранения, т.е. три года (согласно п. 21.4 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, (в ред. от 03.04.2021)).
Примерную форму приказа о включении в рабочий год социального отпуска вы можете скачать по ссылке.
Шаг 4. Произведите учет времени, включаемого и невключаемого в рабочий год
Учет такого времени на практике ведется в личных карточках.
Справочно: действующее законодательство прямо не предписывает нанимателям вести личные карточки на работников.
Сейчас отсутствует унифицированная форма личной карточки, т.е. нормативно не определен порядок ее ведения и заполнения. Следовательно, наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения. За основу он может взять ранее действовавшую форму № Т-2, утвержденную постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (утратило силу 22.11.2007).
Если же ведение личных карточек у нанимателя не предусмотрено, он может по своему усмотрению производить учет времени, включаемого и не включаемого в рабочий год, посредством специальных журналов, компьютерных программ и др.
