Архив любой организации, независимо от формы собственности, является ее важной структурой. Все практические вопросы, связанные с архивным делом и использованием документов, должны решаться в строгом соответствии с действующим законодательством и методическими документами, определяющими требования, предъявляемые к этой работе.
Для хранения документов создаются ведомственные архивы. Создатели (собственники) архивных документов обязаны обеспечивать сохранность этих документов, содержать в полном порядке здания и помещения архивов, организовывать их охрану, поддерживать технологический режим для хранения фонда.
Как определяются сроки хранения документов в здравоохранении?
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства здравоохранения Республики Беларусь и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций до настоящего времени не установлен, что создает значительные сложности при проведении экспертизы ценности медицинской документации.
В настоящее время при проведении данной экспертизы учреждения здравоохранения руководствуются Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным Постановлением № 140. Однако перечень типовых документов* определяет сроки хранения только управленческой документации. Сроки же хранения специальной медицинской документации в большинстве своем актами законодательства не установлены.
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (по тексту – Перечень типовых документов)
Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (далее — БелНИИДАД) подготовлен Перечень* документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения. Перечень установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и издан БелНИИДАД.
* Приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (по тексту — Перечень)
В Перечень включены различные виды документов, которые относятся к системе здравоохранения. Также достаточно полно отражен состав медицинской документации, формирующейся в процессе деятельности всех организаций республики, которые занимаются вопросами медицинского обслуживания населения, оказанием медицинских услуг и лечения, закупок оборудования и лекарств. Отдельные документы посвящены медицинской технике, ее обслуживанию.
Соответственно, для организаций здравоохранения, являющихся источниками комплектования госархивов, Перечень является обязательным, а остальными организациями он может применяться по их решению.
Следует отметить, что Перечень является ведомственным перечнем Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а не Минздрава, поэтому состав включенных в него видов и разновидностей документов, образующихся в процессе деятельности подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, не является исчерпывающим.
Если в Перечне типовых документов нет сроков хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, то решение об установлении сроков хранения этих документов принимает экспертная комиссия организации, которая по итогам заседания составляет протокол. В данном протоколе (либо в приложении к нему) должны быть зафиксированы все изменения сроков хранения дел. Протокол подлежит утверждению руководителем организации. Также необходимо согласование с государственными архивами, источниками комплектования которых они являются, или центральными экспертными комиссиями вышестоящих органов.
Кроме того, Перечнем типовых документов предусмотрено, что уменьшение сроков хранения, предусмотренных им, не допускается. Увеличение данных сроков возможно по решению центральной экспертной комиссии государственного органа, иной организации, решению индивидуального предпринимателя. Решения об увеличении сроков хранения, которые принимают организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Решения об увеличении сроков хранения, которые принимают иные организации, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.
Правила оформления дел
На основании сроков хранения документов принимается решение об их дальнейшем хранении или уничтожении.
Для дальнейшего хранения дел необходимо их правильно оформить.
Порядок оформления дел закреплен в Правилах работы архивов* государственных органов и иных организаций и Инструкции** по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (с изменениями и дополнениями от 22.11.2019 № 214)
** Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (с изменениями и дополнениями от 17.10.2019 № 193 (по тексту — Инструкция)
Дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел.
На обложке дела указываются:
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
- год, в котором заводится дело;
- срок хранения дела.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 186 Инструкции);
- составление листа-заверителя дела;
- оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
- систематизацию документов дела в соответствии с требованиями гл. 11 Инструкции.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
Требования к оформлению журналов (регистрационно-учетные формы)
По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровке, скреплению печатью) не подлежат.
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. По этой причине необходимо руководствоваться нормативным правовым актом, который утверждает ведение конкретной регистрационно-учетной формы (журнала). Если в таком документе нет требований о прошнуровке, прошивке, скреплении печатью журнала, то и данным действиям он не подлежит.
Таким образом, имеет место разнообразие оформления журналов, используемых в системе здравоохранения.
ПРИМЕР
1. Журнал учета пациентов (потерпевших), получивших производственную травму.
Журнал учета пациентов (потерпевших), получивших производственную травму, должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписью уполномоченного должностного лица организации здравоохранения. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью) (п. 8 Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний*).
* Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.08.2015 № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Требования: пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью.
2. Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов).
Каждый случай предрейсового обследования (сведения о водителе, результаты предрейсового обследования и решение, принятое по его результатам) фиксируется и удостоверяется подписью медицинского работника, проводившего предрейсовое обследование, в журнале предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов) по форме согласно п. 9 приложения 1 к Инструкции № 84*, который должен быть пронумерован и прошнурован.
* Постановление Министерства здравоохранения Рес-публики Беларусь от 03.12.2002 № 84 «Об утверждении Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов)» (по тексту — Инструкция № 84)
Требования: пронумеровать, прошнуровать.
3. Журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ).
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем и заверен печатью юридического лица, а для аптечного склада — подписан заместителем Министра здравоохранения Республики Беларусь и заверен печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь (п. 5 Постановления № 51*).
* Постановление Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 28.12.2004 № 51 «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, хранения, реализации и использования наркотических средств и психотропных веществ в медицинских целях» (по тексту — Постановление № 51)
Требования: пронумеровать, прошнуровать, подписать руководителю, заверить печатью.
4. Журнал регистрации аварийных контактов работников организаций здравоохранения с биологическим материалом пациентов.
Регистрация аварийных контактов производится в журнале по форме согласно приложению 4 к Санитарным правилам*.
* Постановление Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 06.02.2013 № 11 «Об утверждении Санитарных норм и правил "Требования к организации <...>"» (по тексту — Санитарные правила)
В данном случае требований к прошнуровке, подписи, печати, нумерации страниц нет. Значит, эти действия не обязательны.
Хранение документов и дел в структурных подразделениях и передача их в архив организации
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 14 Инструкции.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.
Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Передача документов в электронном виде в архив организации осуществляется в порядке, установленном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций*.
* Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях»
От редакции
Об организации делопроизводства в Российской Федерации читайте в статье Н. Свентуховской по ссылке.
