Не всегда руководители организаций здравоохранения уделяют должное внимание ведению делопроизводства. Но ведь каждая ошибка может негативно отразиться на деятельности организации, а также привлечь внимание контролирующих органов. В статье рассмотрим вопросы, касающиеся делопроизводства, на которые необходимо обратить особое внимание, чтобы не допускать ошибок при организации данного процесса.
Делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (ст. 2 Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», далее — Закон о делопроизводстве).
Справочно: делопроизводство включает в себя как создание документов, так и их движение внутри организации и между организациями.
Далее мы рассмотрим важные моменты, о которых необходимо знать руководителю, чтобы не допускать ошибок.
В каждой организации должен быть разработан локальный правовой акт — инструкция по делопроизводству (п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организация, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция № 4).
В ней необходимо закрепить:
Ошибкой будет являться отсутствие инструкции в организации здравоохранения, а также ее разработка без учета специфики организации или с нарушением требований законодательства.
При наличии в организации структурных подразделений приказом руководителя организации важно назначить работника, ответственного за ведение делопроизводства, который в рамках структурного подразделения:
Это важно
Ответственные работники контролируют формирование дел в структурных подразделениях в соответствии с выпиской из номенклатуры дел организации, передают документы в архив организации и др.
Ошибкой будет неназначение ответственных лиц, т. к. в случае их отсутствия вся ответственность ложится исключительно на руководителя организации здравоохранения.
В каждой организации должна быть составлена номенклатура дел организации, в которой закрепляется перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел представляет собой учетный документ, она составляется ежегодно до 1 января года, на который составлена.
Это важно
Отсутствие номенклатуры дел организации не позволяет сгруппировать и систематизировать документы, соответственно, возникаю проблемы с их учетом, поиском, использованием и сохранностью.
Отсутствие номенклатуры дел не позволяет обеспечить возложенную на организации здравоохранения обязанность хранения медицинских документов в соответствии с требованиями сохранения врачебной тайны (ч. 14 ст. 46 Закона о здравоохранении). Поэтому в номенклатуру дел включаются не только организационно-распорядительные документы, но и медицинская документация.
Несмотря на установленные и устоявшиеся требования к оформлению организационно-распорядительных документов, в организациях нередко выявляется неправильное оформление документов, что также является ошибкой.
Это важно
При оформлении организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться гл. 4–7 Инструкции № 4.
В данных главах установлено, какие реквизиты должны быть у документа, где они должны располагаться, их размеры, отступы, интервалы, размер шрифта и т. д.
Речь идет о регистрации не только входящих, исходящих, распорядительных документов, но и внутренних организационно-распорядительных документов.
Каждый документ наряду с указанием автора, даты документа, подписи должен содержать регистрационный индекс (п. 18 Инструкции № 4).
Справочно: регистрация документа — запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп. 139.1 п. 139 Инструкции № 4).
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.2 п. 139 Инструкции № 4).
В организации здравоохранения подлежат регистрации и внутренние документы: докладные записки, заявления, объяснительные записки и др.
Обращаем ваше внимание, что документы по осуществлению административных процедур и обращениям граждан и юридических лиц регистрируются отдельно.
В организации должно быть разграничено общее делопроизводство, делопроизводство по административным процедурам и делопроизводство по обращениям граждан, т. к. они ведутся отдельно (п. 4 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39; ч. 1 п. 4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).
Для руководителя это означает, что должны быть заведены отдельные регистрационные формы и документы должны формироваться в отдельные дела, в ином случае это будет являться ошибкой.
Порядок формирования дел с перепиской установлен ч. 10 п. 172 Инструкции № 4. Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним — ответный документ.
Это важно
Не допускайте такой ошибки, как формирование отдельных дел с входящими и исходящими письмами.
Неправильно заводить дело с заголовком «Входящая документация», правильно — «Переписка по основной деятельности».
Приказы о предоставлении социальных и трудовых отпусков должны формироваться в отдельные дела. Это обусловлено сроками их хранения, т. к. в одно дело могут формироваться только документы одного срока хранения. Если такого разграничения нет, это будет являться ошибкой.
Срок хранения приказов о предоставлении:
В организации здравоохранения важно проводить ежегодную экспертизу ценности документов и их подготовку к передаче в архив организации или выделению к уничтожению.
В этих целях в организации необходимо создать экспертную комиссию, которая проводит экспертизу ценности документов. В организации, имеющей подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создается центральная экспертная комиссия.
Основными функциями экспертной комиссии или центральной экспертной комиссии являются:
Это важно
Важно помнить о такой функции экспертной комиссии, как самостоятельное определение сроков хранения документов, которые не установлены нормативными правовыми актами.
Создание такой комиссии в организации здравоохранения является важным управленческим моментом. Руководителю необходимо утвердить положение о работе комиссии.
По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Справочно: непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производятся работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 178 Инструкции № 4).
Важно данную работу проводить ежегодно, чтобы документы не накапливались.
Мы рассказали об основных моментах, на которые руководителю важно обратить внимание, ведь если именно в данной части в организации будут допущены нарушения, то это приведет к неблагоприятным последствиям.
