Мы знаем, время растяжимо, оно зависит от того,
какого рода содержимым вы наполняете его.
С. Маршак
«Время — это дар», — с этих слов обычно начинаются занятия для руководителей о планировании.
Иногда возникает вопрос: как связано понимание времени и планирование деятельности? Ответ прост. Время — это ресурс руководителя, распоряжаться которым нужно так же бережно и грамотно, как и другими управленческими ресурсами: материальными, человеческими, информационными.
Что планирует руководитель?
Руководитель планирует время для выполнения тех или иных задач.
Управленческий цикл, который начинается с планирования, состоит из нескольких этапов:
1-й этап — планирование;
2-й этап — инструктирование, постановка задач;
3-й этап — организация исполнения;
4-й этап — организация контроля и отчетности;
5-й этап — оценка, информирование, поддержание мотивации (вознаграждение/мотивация).
Руководитель должен понимать, что если нарушен или не выполнен даже один этап, то рассчитывать на качественное выполнение целей как отдельного подразделения, так и всей организации не приходится.
Что такое цель?
Понимать различие между целеполаганием и планированием очень важно. Как вы думаете, что формирует план и задания плана? Конечно, цели организации здравоохранения и ее подразделений.
Справочно: цель — это конкретный показатель (или набор показателей) с четкими значениями, которые организация (подразделение) должна достигнуть на плановый период.
Если руководитель их не понимает или по каким-то причинам не знает, то планирование будет содержать ряд субъективных ошибок.
На практике, к сожалению, вышестоящие руководители часто доводят цели организации и подразделений подчиненным либо слишком обобщенно, либо искаженно, либо разговор об этом вообще не ведется.
Цель организации рождает цели подразделения. Цель подразделения рождает план подразделения.
Цель всегда имеет конкретные показатели.
Попробуйте написать три наиболее важных критерия и показателя своей работы, а также не менее трех наиболее важных критериев и показателей работы ваших подчиненных. Ответьте на следующие вопросы:
- Связаны ли критерии вашей работы и критерии работы ваших подчиненных?
- Как они влияют друг на друга?
- Как выполнение / невыполнение поддерживается материально?
- Как вам кажется, понимают ли ваши сотрудники важность этих критериев или считают их формальностью?
Если выполнить это задание вам сложно, приходится предполагать, домысливать, а не оперировать фактами, то, возможно, стоит обратиться за помощью к вышестоящему руководителю, т.к. ваше планирование, скорее всего, содержит ошибки.
Важно!
Постановка целей позволяет руководителю:
— получать желаемый результат;
— «измерить» и развить успех;
— использовать возможности, которые предоставляет каждая ситуация;
— получить критерий важности осуществляемых действий;
— повлиять на свое будущее.
Планирование
Современное планирование должно быть итерационным, т.е. гибким и способным адаптироваться к постоянным изменениям как самой организации здравоохранения, так и внешней среды. Кроме направленности на активное преобразование организации с целью достижения ею желаемого состояния планирование должно содействовать предотвращению ошибочных действий и сокращению неиспользованных возможностей.
Справочно: Планирование — задание будущих показателей объекта управления и описание действий (задач) по переходу в будущее состояние.
Планы могут быть:
- долгосрочные (3–5 лет);
- среднесрочные (12–36 месяцев);
- краткосрочные.
Каждый вид плана имеет свои особенности по содержанию, однако любой план должен иметь вид задания и описание ресурсов для его выполнения, например:
В каком виде представлены ваши планы? Они удобны в использовании?
Планы должны быть представлены в письменном или электронном виде и доведены до всех участников под роспись.
Для того, чтобы составить план было проще, вы можете использовать следующий алгоритм.
Этапы планирования в технологии сшивки планов
Руководителю нужно:
- составить полный список задач;
- установить приоритеты;
- назначить исполнителей и ресурсы;
- определить длительность заданий и сроки их выполнения;
- оптимизировать план по ресурсам и срокам;
- спланировать управляющие действия;
- изготовить плановую документацию.
Составление списка задач
Список задач составляется исходя из:
- более долгосрочного плана, проекта;
- предшествующего плана;
- перечня регулярных дел;
- памятных листков;
- указаний руководителей.
Установление приоритетов
Далее, руководитель должен установить приоритеты. Помочь в этом может матрица Эйзенхауэра (см. рисунок).
Назначение исполнителей и ресурсов
Крайне важно верно определить сотрудника, который будет выполнять задание. Ошибка на этом этапе может дорого стоить для выполнения всего плана.
Однако сделать это не так просто, как кажется на первый взгляд, данная тема нуждается в подробном рассмотрении. Если вам интересно узнать о том, как различаются сотрудники по типам, какими особенностями обладает каждый тип, какие действия нужно предпринимать руководителю для того, чтобы взаимодействие было эффективным, дайте нам, пожалуйста, знать.
Руководитель должен:
- выбрать исполнителя с учетом приоритета (важности и срочности) задачи;
- оценить готовность исполнителя к выполнению задачи;
- определить свою позицию (роль) по отношению к исполнителю;
- построить шаги-этапы (5–7) выполнения задачи (этот этап нужно применять при необходимости, т.к. два типа сотрудников не нуждаются в этом, более того, их мотивация будет снижена, если руководитель начнет давать подробные инструкции);
- определить необходимость и источники информационных, материальных, финансовых ресурсов.
Определение длительности заданий и сроков их выполнения
На данном этапе руководитель должен оценить затраты времени сотрудников на каждую задачу.
Справочно: задача состоит из следующих этапов:
— подготовка;
— исполнение;
— контроль;
— передача результата.
При определении длительности исполнения задач полезно:
- планировать менее 100 % рабочего времени, обеспечивая напряженность, но не теряя реалистичность;
- принимать в расчет полное время выполнения задания, с учетом подготовки и передачи результата;
- учитывать не только активные или текущие задачи, но и перспективные и реактивные;
- рассчитывать сроки исполнения задания с учетом как его статуса, так и статуса исполнителя.
Оптимизация плана по ресурсам и срокам
Для этого руководителю нужно:
1) подсчитать сумму затрат времени по сотрудникам, по периодам;
2) оценить распределение времени на дела текущие и перспективные;
3) оценить ритм загрузки. При этом стоит помнить, что:
- • наиболее продуктивные дни недели — среда и четверг;
- • наиболее продуктивные часы работы — с 8.00 до 11.00, с 18.00 до 20.00;
4) записать корректирующие меры.
Важно!
Пик спада работоспособности — с 13.00 до 15.00.
Планирование управляющих действий
Руководителю необходимо зафиксировать в собственном плане управляющие действия по отношению как к исполнителям, так и к руководству и смежникам.
В идеале у руководителя должны быть ответы на вопросы:
- Что нужно сделать?
- Кто это будет делать?
- Что ему нужно для успешного осуществления действий?
- Что я должен сделать, чтобы он это сделал?
Изготовление плановой документации
Когда все предварительные этапы выполнены, руководитель должен составить свой план и частичные планы для подчиненных сотрудников.
Резюме
Деятельность руководителя сестринской службы сложна и многообразна. Она включает множество направлений. И главная медсестра как менеджер, выполняя управленческие функции, не должна упустить из виду ни одно из этих направлений. Важнейшим условием эффективной управленческой деятельности главной медицинской сестры организации здравоохранения является рациональное, информационно насыщенное и детально структурированное планирование должностных обязанностей.
Планирование — одна из основных функций управления. Оно позволяет делать верные выводы о направлении развития и необходимо для эффективного достижения цели организации, службы, структурного подразделения или конкретного сотрудника.
