Как создать благоприятный климат в коллективе

Каждый руководитель отлично знает и понимает, насколько важны доброжелательная, открытая атмосфера в коллективе и слаженная работа подразделений.

Однако часто подразделениям не удается наладить совместную качественную работу над общими задачами организации. Кроме того, время от времени между ними возникают конфликты, конкуренция и даже вражда.

Предлагаем поразмышлять о причинах таких явлений и способах их решения на примере наиболее часто встречающихся ситуаций.

Ситуация первая: недостаточно слаженная работа подразделений

Наиболее вероятные причины

Часто причиной может являться недопонимание того, что все подразделения в равной степени ответственны за общий результат деятельности организации. Другими словами, у руководителей и сотрудников подразделений нет понимания общей цели и отсутствует общий подход к решению задач.

Еще одной причиной может являться неосведомленность руководителя о том, как показатели одного подразделения связаны с показателями другого, как они влияют друг на друга и на общий результат.

В основе различных заблуждений, ошибок, недоразумений может лежать и отсутствие понятно и четко установленных бизнес-­процессов, прописанных взаимосвязей подразделений и должностных лиц.

Кроме этого, снижению качества совместной работы подразделений способствует отсутствие доступной и понятной, своевременной, регулярной коммуникации между ними. Зона ответственности вышестоящего руководителя — наладить подобный обмен информацией.

Определение реальной причины и способы ее решения

Чтобы не искать причину наугад, вышестоящий руководитель, который хочет усилить совместную работу подчиненных подразделений, может более глубоко изучить причины. Это даст много полезной информации и поможет принимать наиболее верные решения.

Для определения причины необходимо:

• продиагностировать качество взаимодействия подразделений, а именно провести опрос руководителей подразделений. При этом важно понимать, что опрос не должен быть анонимным, т. к. это обязанность любого руководителя — свое­временно представлять информацию о состоянии подразделения, сотрудников и взаимодействия;
• провести индивидуальную целевую беседу с руководителями подчиненных подразделений. Подобный способ является наиболее эффективным, т. к. любая беседа — это обмен информацией, а значит, и результативность ее в разы выше по сравнению с опросом.

Итак, какой бы способ руководитель ни выбрал, после получения и обработки информации он должен принять решение, что именно нужно сделать, чтобы вовлечь структурные подразделения в более глубокую совместную работу. Своим решением необходимо поделиться с подразделениями, которые участвовали в диагностике.

Это важно
Руководитель должен понимать, какой результат он ожидает получить.

Далее руководителю следует предложить программу для проведения изменений. И именно этот шаг уже является первым в объединении, улучшении качества коммуникации между подразделениями.

Верным решением будет обсуждение программы на совместной встрече руководителей подразделений. Необходимо разъяснить им, какие именно изменения в их работе будут рациональными, какой результат будет достаточным и для чего это необходимо. Осуществить это возможно путем запроса предложений участников и сбора их мнений.

Обсуждение может проходить на совещании или в форме фасилитации.

Справочно: фасилитация — это набор инструментов и практик для эффективной организации группового обсуждения. Использование данной технологии позволяет управлять дискуссией таким образом, чтобы ни одна идея не осталась незамеченной.

В любом случае обсуждение должно быть направлено на доброжелательный обмен информацией и сбор предложений.

Важно обратить внимание руководителей подразделений, что им нужно вовлечь в обсуждение своих сотрудников. Если выявленной причиной является, например, недопонимание влияния показателей одного подразделения на работу другого, то это должно стать основой для совместной групповой работы подразделений.

Это важно
С целью получения наилучшего результата обсуждение причин и принятие решений для последующих изменений нужно проводить совместно с участниками.

Благоприятным событием является и проведение, например, дней участия в деятельности других подразделений. Участие в работе сотрудников других подразделений зачастую помогает почувствовать наиболее сложные моменты и лучше их понять, кроме этого, выявляет дополнительные узкие места, которые впоследствии нужно устранить.

Совместная групповая работа дает возможность более глубокой коммуникации, обмена своевременной и важной информацией. Такой обмен усиливает понимание особенностей работы друг друга, снижает напряжение, выстраивает доверительные взаимоотношения. В свою очередь это повышает вовлеченность в трудовой процесс и удовлетворенность работой и по итогу влияет на производительность.

Это важно
Наладить микроклимат между подразделениями — это большая работа, которая потребует сил и времени, поэтому очень важно, чтобы все участники понимали важность происходящего (как для организации, так и для них лично).

Ситуация вторая: конфликт между подразделениями

Если наблюдаются напряженные отношения между руководителями или отдельными сотрудниками подразделений, то в первую очередь необходимо выяснить причину.

Действовать можно и по алгоритму предыдущей ситуации, однако наиболее результативной и тут будет целевая беседа с руководителями подразделений.

Для преодоления затяжного, значительно влияющего на результаты работы конфликта, возможно, целесообразно пригласить медиатора.

Этап выяснения причин конфликта

Проведите первую сессию, выслушайте стороны и их эмоциональные высказывания. Скорее всего, вначале может последовать эмоциональное обвинение друг друга в неприятных личностных особенностях, которые якобы вредят работе или вовсе делают невозможным контакт. Однако следует помнить, что чаще всего за этими разговорами стоят те же банальные неотлаженные бизнес-­процессы, непонимание взаимосвязи показателей работы структурных подразделений, отсутствие общих правил работы и т. д.

Не стоит вносить на первом слушании никаких корректировок, достаточно только выслушать и попробовать понять.

Вторая сессия поможет прояснить качество взаимодействия руководителей и сотрудников с точки зрения бизнес-­процессов, показателей, влияния на общие цели организации и т. д. Важно оставаться беспристрастным и объективным, сохранять дружелюбие. Главная цель — не подлить масла в огонь, а оптимизировать ситуацию.

Этап урегулирования конфликта

После выяснения причин наступает этап урегулирования конфликта.

Если конфликт решается самостоятельно, без участия медиатора, то это даст сторонам возможность услышать друг друга. Правильно будет провести одно-два совместных обсуждения текущей ситуации и объяснить, чем именно не устраивает состояние дел, узнать, как видят ситуацию стороны.

Главная цель руководителя — найти альтернативное решение, которое будет полезно для подразделений и для организации. Однако это непростая задача. Возможно, вам потребуются предварительная подготовка, консультация и поддержка специалиста.

Далее принцип действий может быть таким же, как и в предыдущей ситуации, — добавить во взаимодействие больше открытой совместной коммуникации через совместные обсуждения, принятие общих решений, групповую работу, фасилитации.

Это важно
Для эффективности и во избежание потери наработанного результата групповые встречи должны проводиться регулярно.

Наблюдайте за результатами, отмечайте положительные изменения, делитесь ими с руководителями и сотрудниками подразделений.

Важно помнить, что в групповой работе должны участвовать и сотрудники подразделений, а не только руководители! Однако организовать участие подчиненных должен их непосредственный руководитель.

Эффективное взаимодействие структурных подразделений тесно связано с понятиями «команда», «командная работа». Взглянуть на свой коллектив с этой точки зрения может помочь небольшой тест.

Если на большую часть вопросов вы ответили «да», то вы точно на пути формирования команды, если же «нет», то пока говорить о командном взаимодействии рано.

Скорее всего, у вас сформирован хороший коллектив, и это уже немало.

Также вы можете ознакомиться с тестом «Команда вы или нет?».