Можно ли не использовать печать при оформлении документов? Как оформить право не использовать печать? Что такое QR-код и как его использовать вместо печати или наряду с печатью клиники, санатория?
До недавнего времени печать (а точнее, ее оттиск) рассматривалась как один из дополнительных реквизитов, придающих некоторым видам документов юридическую силу.
Справочно: для электронных документов функцию печати выполняет электронная цифровая подпись юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица.
С 26 февраля 2018 г. вступила в силу норма Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» (далее — Декрет № 7) о том, что субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7). В связи с этим необходимо обратить внимание на следующие моменты.
1. Под субъектами хозяйствования понимаются коммерческие организации, имеющие своей целью извлечение прибыли от осуществляемой деятельности. Форма собственности таких организаций значения не имеет. В сфере коммерческой медицины это могут быть государственные и негосударственные хозяйственные общества в форме ООО, ОДО, АО, а также унитарные предприятия, в т. ч. санатории (с учетом наличия вышестоящей организации и статуса филиала или дочерней организации). Поскольку учреждения не относятся к субъектам хозяйствования, данная норма на них не распространяется.
При этом следует отметить, что и те, и другие не проставляют печати на документах, в которых реквизит «печать» исключен. В течение 2018 года во множество нормативных правовых актов были внесены изменения, исключающие из упоминаемых в них документов печать как их обязательный реквизит. Например, из п. 5 ст. 186 ГК исключена необходимость проставлять печать на доверенности, выдаваемой руководителем или иным уполномоченным работником юридического лица.
Также внесены и вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4) (далее — Инструкция). В частности, практически буквально воспроизведена упомянутая норма Декрета № 7 о праве субъектов хозяйствования не использовать печати (ч. 3 п. 18 Инструкции).
2. Субъекты хозяйствования вправе не использовать печать во всех случаях (даже если еще остались акты внутреннего законодательства, предусматривающие использование печати на определенных документах (Согласно п. 8 Декрета № 7 нормативные правовые акты до приведения их в соответствие с Декретом действуют в части, ему не противоречащей)), кроме тех, которые предусмотрены международными договорами Республики Беларусь. Например, на акте о несчастном случае на производстве (форма Н‑1Е) проставление печати необходимо (приложение к Соглашению о порядке расследования несчастных случаев на производстве, происшедших с гражданами одного государства — члена Евразийского экономического сообщества при осуществлении трудовой деятельности на территории другого государства — члена Евразийского экономического сообщества) (заключено в г. Минске 31 мая 2013 г.)).
Данное исключение создает некоторые трудности отказа от печати, поскольку нужно исследовать довольно обширный массив международных договоров Республики Беларусь, чтобы удостовериться в правомерности отказа от использования печати на тех или иных документах.
3. Из формулировки подп. 3.11 п. 3 Декрета № 7 неясно, должно ли право субъекта хозяйствования не использовать печать быть каким-либо образом документально оформлено на уровне локальных нормативных актов.
Полагаем, что в данном случае все же целесообразно внести изменения в локальные нормативные акты организации, в которых упоминается об обязательном использовании печати (например, в Положение о делопроизводстве, Положение о договорной работе, устав, учетную политику). В ином случае есть основания считать, что если организация не формализовала волю на неиспользование печатей, то, по сути, выразила волю на продолжение использования печатей, поскольку это предусмотрено ее локальными нормативными актами. Помимо этого, как в таком случае подтвердить отказ от печати, если этого потребует контрагент?
QR‑код (от англ. quick response — «быстрый отклик») — это матричный код, который также называют «двумерным штрих-кодом». Он может хранить до 7089 цифр, или 4296 символов латиницы.
На практике распространено использование QR‑кода как графического изображения гиперссылки, позволяющий получить доступ к определенному электронному ресурсу через специальное приложение на электронном планшете, мобильном телефоне с использованием фотокамеры данных устройств.
На текущий момент возможность использования QR‑кода вместо печати организации обусловлена не только упомянутым выше правом не использовать печать, но и предоставлением Министерством юстиции Республики Беларусь бесплатного доступа к информации из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее — ЕГР) о следующих регистрационных данных и статусе юридического лица (индивидуального предпринимателя):
В виде QR‑кода может быть сгенерирована отсылка к указанной информации. При этом QR‑код всегда будет делать отсылку к актуальной на данный момент времени информации, содержащейся в ЕГР.
Для того чтобы сгенерировать QR‑код для вашей клиники, санатория, необходимо:
1. Сформировать ссылку следующего вида: http://egr.gov.by/egrn/QR.jsp? N=XXXXXXXXX, где XXXXXXXXX — регистрационный номер (УНП) вашей организации (только цифры).
2. Сгенерировать QR‑код при помощи доступных в сети Интернет генераторов QR‑кода.
После того как вы сгенерировали QR‑код, его необходимо сохранить на компьютере в одном из графических форматов (.png, .jpg). Далее QR‑код копируется и проставляется на электронном документе либо распечатывается на имеющийся на бумажном носителе документ отдельно. С примерами проставления QR‑кода на договорах и доверенностях вместо печати организации можно ознакомиться на сайте ЕГР.
Справочно: указанную ссылку можно использовать для получения бесплатного доступа к информации из ЕГР ваших контрагентов, если вы знаете их УНП. Для этого нужно просто скопировать ссылку с УНП контрагента в адресную строку браузера и подтвердить клавишей «Enter».
Необходимо ли закрепить в локальных нормативных актах клиники, санатория положение об использовании QR‑кода на документах? Ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Полагаем, это целесообразно сделать, поскольку QR‑код в рассматриваемом случае выступает самостоятельным реквизитом оформляемого документа, а в ситуации, когда те или иные вопросы законодательством не урегулированы, важное значение играет их урегулированность организацией на локальном уровне.
Препятствием широкого применения QR‑кода на документах, по крайней мере на данном этапе, может стать наличие устойчивой хозяйственной практики (особенно вне пределов г. Минска), согласно которой, оттиск печати на документе остается едва ли не главным атрибутом легитимности документа, в т. ч. подтверждения полномочий лица, его подписавшего.
Поэтому если клиника, санаторий намерены не отказываться от использования печати, то они могут использовать QR‑код как дополнительный реквизит к печати, дающий доступ к актуальной информации об организации из ЕГР.
Использование QR‑кода в дополнение к печати, полагаем, целесообразно оформить в том же порядке, как и вместо печати.
