Конструктивная деловая коммуникация в коллективе

Каждый руководитель понимает, насколько важна доброжелательная атмосфера в коллективе, слаженное взаимодействие и открытая коммуникация между подразделениями и сотрудниками. Ведь отсутствие доступной, понятной и своевременной коммуникации провоцирует конфликты, а также снижает качество совместной работы и производительность.

Предлагаю поразмышлять о том, как можно выстраивать конструктивную коммуникацию и почему это важно.

Что такое коммуникация

В самом слове communicatio есть ответ на вопрос, для чего мы общаемся. Перевод звучит как «делаю общим, связываю». Другими словами, коммуникация, в т. ч. деловая, должна связывать людей, делая общим понимание тех или иных действий, решений, поступков. При этом, если мы коммуницируем, не учитывая особенностей нашего восприятия, не зная важных техник и способов, которые помогают выстраивать взаимопонимание, появляется поле для разногласий.

Так какой же должна быть коммуникация, чтобы объединять сотрудников?

Общение происходит на вербальном и невербальном уровнях. В первую очередь мы воспринимаем (часто неосознанно) невербальную информацию: считываем позу, мимику, интонацию, движения человека, с которым общаемся.

Во вторую очередь воспринимается то, что говорится.

Это важно
Нужно уделять внимание и учитывать в коммуникации то, как мы выглядим в разговоре, соответствуют ли наши эмоциональные реакции нашим словам.

Задачи, решаемые в процессе коммуникации, показаны на схеме. Рассчитывать на диалог и взаимопонимание можно только в том случае, если реализуются обе задачи.

Схема

Что такое взаимопонимание

Существует несколько мнений о том, что такое взаимопонимание:

• это полное совпадение значений. Так происходит, когда собеседники вкладывают в одни и те же слова одинаковый смысл;
• это одинаковое понимание сути вещей. Необязательно при этом совпадать по всем фронтам, но если два человека сходятся в общем и целом, то почему бы не назвать это взаимопониманием;
• это понимание друг друга без слов. Тогда не нужно объяснять, что к чему, а вы просто синхронно, не сговариваясь, следуете к общей цели;
• это способность достичь согласия, даже если вы изначально мыслите по-разному, через умение договариваться, сотрудничать, приходить к общему знаменателю.

Стремиться выстраивать коммуникацию таким образом, чтобы приходить к взаимопониманию, очень важно в деловом взаимодействии.

Техники развития конструктивной коммуникации

Для развития навыка конструктивной коммуникации существуют специальные техники. Рассмотрим некоторые их них.

«Хочу и должен»

Слова часто вызывают негативную реакцию только из-за своей окраски, хотя смысл их может быть нейтральным. Самая яркая реакция бывает на слово «должен».

Важно уметь перефразировать долженствование в пояснение.

Пример

Вы должны постоянно обучаться! = Я беспокоюсь за будущее нашего подразделения.
Вы должны чаще общаться с коллегами из другого отдела. = Нам нужны единомышленники и их поддержка.
Вы должны прислушиваться к тому, что вам говорят. = Почему вы упираетесь, когда я пытаюсь проявлять внимание и заботу?

«Скажи без не»

Давно доказано, что наше сознание не воспринимает частицу «не», поэтому, например, фраза «Вы только не волнуйтесь» может стать призывом как раз-таки к обратным действиям. Чтобы передать истинное намерение, стимулировать к конструктивному действию, фразу «Вы только не волнуйтесь» можно заменить на «Пожалуйста, оставайтесь спокойными, все в порядке».

Пример

Сделай это не позднее четверга. = Сдайте готовую работу в среду к 12:00.
Не опаздывай на совещание, пожалуйста. = Приходите на совещание вовремя, иначе вы пропустите очень важную информацию.
Не болей! = Будь здоров!

Техники ведения диалога

Перефразирование. Это одна из наиболее известных и используемых диалоговых техник. Заключается она в том, что вы воспроизводите высказывание собеседника в сокращенном, обобщенном виде, кратко формулируете самое существенное в его словах: «Итак, ваше предложение заключается…», «Другими словами, вы хотите…»

Эта техника не только помогает уточнить понимание слов и высказываний собеседника, но и показывает ему особенности вашего мышления и восприятия, то, как вы обрабатываете информацию и какие выводы делаете.

Для реализации техники нужно внимательно слушать другого человека, отмечать важные моменты, перефразировать их и тем самым уточнять понимание друг друга.

Проговаривание. Техника заключается в том, что вы точно, дословно повторяете какое-то высказывание собеседника, начиная с вводной фразы, например: «По вашему мнению…» или «Я правильно понял, вы сказали…»

Эта техника помогает прояснить самые важные точки разговора (это может быть слово или словосочетание, которое вам непонятно), при этом сохраняя именно те слова, которые использовал ваш партнер.

Для этой техники нужно быть невероятно включенным в разговор, потому что запомнить дословно что-либо — это сложно, если слушать невнимательно.

Несомненными плюсами указанной техники является то, что она дает понять вашему собеседнику, что вам очень важно то, что он говорит (ведь вы демонстрируете внимательность), и, кроме этого, помогает быстро прояснить отдельные моменты в сообщении.

Развитие идеи. Данная техника признается одной из наиболее ценных в диа­логовых инструментах.

Выглядит техника следующим образом: вы пытаетесь вывести логическое следствие из высказывания собеседника («Если исходить из того, что вы сказали, то выходит…») и развиваете его идею.

Идеи стоят дорого. И когда человек делится с вами своей, таким образом он проявляет внимание к теме разговора и показывает готовность поддержать вас.

Заключение

Коммуникация выходит далеко за рамки только общения и разговора. В коммуникации всегда проявляются эмоциональный интеллект, ум, эрудированность и личностная зрелость собеседника.

Деловое взаимодействие, основанное на конструктивных способах общения, является основой для снижения количества разногласий, конфликтов, профессионального перенапряжения в коллективе и повышения вовлеченности и качества работы.