Значительная часть внешнего документооборота субъектов хозяйствования, осуществляющих свою деятельность в сфере медицинских услуг, услуг по санаторно-курортному лечению и оздоровлению, строится на выдаче копий документов.
Следует знать, что копии бывают разных видов и не все они имеют юридическую силу.
Оригиналы документов
В первую очередь следует определиться, какие способы изготовления документов подпадают под понятие оригиналов и копий.
Анализ положений законодательства и разработанного Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела государственного стандарта «Делопроизводство и архивное дело» (далее — СТБ 2059-2013), позволяет условно разделить все документы на оригиналы и копии.
К оригиналам относят:
- собственно оригинал — документ, созданный впервые, и все идентичные ему экземпляры в электронном виде;
- дубликат — повторный экземпляр оригинала, созданный взамен утраченного или поврежденного оригинала и имеющий равную оригиналу юридическую силу;
- дублетный документ — один из экземпляров размноженного документа (на практике размноженным документом может быть уведомление работникам);
- электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ.
Копии документов
К копиям документов относятся:
- простая (незаверенная) копия документа — документ, воспроизводящий полностью или частично информацию и внешние признаки оригинала (на практике — это копии, изготовленные с помощью копировальной техники);
- заверенная копия документа — документ, воспроизводящий полностью или частично информацию и внешние признаки оригинала и имеющий в обязательном порядке отметку, придающую ему юридическую силу (простые копии, которые имеют заверительную отметку и, соответственно, юридическую силу);
- копия электронного документа — форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;
- выписка из документа — копия документа, воспроизводящая только ее часть, и имеющая в обязательном порядке отметку, придающую ему юридическую силу (на практике распространены выписки из приказов, трудовых книжек, протоколов заседания комиссий, и т. д.).
Особенностями копий документов является то, что они не содержат собственноручную подпись лиц, подписавших оригинал, именно поэтому юридическую силу будут иметь только копии, на которых совершена так называемая заверительная отметка (заверительная надпись).
Копии документов, подлежащие заверению
Копии не всех документов можно заверять. Юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель может самостоятельно заверять копии следующих документов:
- созданных самим субъектом хозяйствования (локальные акты, письма, приказы, распоряжения, гражданско-правовые и трудовые договоры, сюда же относятся трудовые книжки работников);
- полученных субъектом хозяйствования в подтверждение своих прав, полномочий, обязанностей (лицензии, специальные разрешения, сертификаты);
- включаемых в состав личных дел работников (дипломов, удостоверений, свидетельств об участии в конференциях, свидетельств о повышении квалификации);
Важно!
Все копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке, что определено п. 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).
- касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т. ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т. ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее — постановление № 1256).
Копии документов, запрещенных свидетельствовать
Постановлением № 1256 юридическим лицам всех форм собственности запрещено свидетельствование копий следующих документов:
- паспорт гражданина Республики Беларусь;
- вид на жительство в Республике Беларусь;
- удостоверение беженца;
- военный билет;
- служебное удостоверение;
- другие документы, свидетельствование копий которых запрещено законодательством Республики Беларусь (в частности, документов, содержащих сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющих гриф «секретно» или «совершенно секретно»).
Не подлежат заверению копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Общие требования к заверяемым копиям
Пунктом 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция), установлены общие требования к заверяемым копиям документов. Проставить заверительную отметку можно только на копиях, которые воспроизводят все реквизиты оригинала, в т. ч. реквизиты бланка. Копия, предполагаемая к заверению, должна быть полностью идентична оригиналу документа.
Требования к содержанию заверительной надписи
Требования к оформлению отметки о заверении копии предусмотрены п. 64 Инструкции. Заверительная надпись располагается ниже реквизита «подпись» (т. е. отметка о заверении проставляется ниже подписей, проставленных на оригинале документа) и включает:
- слово «Верно» (без кавычек, с прописной буквы, без знаков препинания после слова);
- полное наименование должности лица, заверившего копию (например, директор, инспектор отдела кадров, юрисконсульт, главный бухгалтер и т. д.);
- собственноручную подпись лица, заверившего копию (таким образом, факсимильное воспроизведение подписи при заверении копий документов невозможно);
- расшифровку подписи (инициалы и фамилию лица, заверившего копию);
- дату заверения (дата проставляется в форме дд.мм.гггг, где год указывается четырехзначным числом без слова «год» или буквы «г.» в конце, например, 25.02.2021).
ПРИМЕР
Верно
Юрисконсульт Подпись А.А.Александров
25.02.2021
Важно!
Вышеуказанное оформление заверительной надписи предусмотрено Инструкцией.
На практике весьма часто вместо слова «Верно» проставляется штамп «Копия», «Копия верна», либо не указывается наименование должности заверителя, либо проставляется только подпись, зачастую отсутствует дата заверения документа.
Необходимо помнить, что такие варианты не являются надлежащим заверением копий документов, а значит, такие копии не будут иметь юридическую силу.
Если специалисту приходится постоянно заверять копии документов либо делать выписки из документов, организация здравоохранения, санаторий может изготовить штамп, содержащий все необходимые реквизиты заверительной надписи. В таком случае должностному лицу будет необходимо только проставить штамп, собственноручную подпись и дату. При этом дата может проставляться специальным штампом-датером.
Пунктом 64 Инструкции установлены особенности оформления и заверения копий исходящих документов, остающихся в делах организации (это могут быть приказы, передаваемые между службами организации здравоохранения, санатория, копии каких-то исходящих писем и т. д.). Такие копии не воспроизводят реквизиты бланка оригинала, но обязательно должны содержать дату подписания оригинала, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии. В таком случае заверительная отметка проставляется в «упрощенном» порядке — без должности заверителя и даты.
ПРИМЕР
Верно
Подпись А.А.Александров
В заверении не нуждаются копии документа, полученные тиражированием оригинала, содержащие факсимильную подпись и предназначенные для рассылки или внутреннего использования, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства. В качестве примера такого документа можно привести уведомление об изменении банковских реквизитов организации здравоохранения, санатория, подписанное факсимильной подписью и подлежащее рассылке контрагентам.
Размноженные оригиналы документа, не содержащие факсимильную подпись и предназначенные для рассылки или внутреннего использования, допускается заверять печатью (проставляется в месте, отведенном для подписи) либо проставлением заверительной отметки по общему правилу. В качестве примера можно привести уведомление об изменении банковских реквизитов организации здравоохранения, санатория, не содержащее подпись. В этом случае вместо подписи просто проставляется печать, либо совершается заверительная отметка.
Субъекты, уполномоченные совершать заверительную надпись
На практике зачастую возникают вопросы, кто может заверять копии документов — только руководитель или его заместители тоже? А как же такие должностные лица, как инспектор по кадрам, юрисконсульт и главный бухгалтер, у которых свой документооборот?
Законодательство не содержит четкого перечня должностей, наделенных правом заверения копий документов организации здравоохранения, санатория, как и порядка определения таких должностей. Мнения специалистов по данному вопросу различаются.
Норма из п. 64 Инструкции звучит следующим образом: «Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации».
Таким образом, по нашему мнению, заверить копию документа от имени организации здравоохранения, санатория может штатный работник такой организации, имеющий на это полномочия.
Поскольку порядок наделения должностных лиц полномочиями на заверение копий не определен, считаем, что такие полномочия могут быть предоставлены на основании доверенности, указаны в должностной инструкции работника или определены локальными правовыми актами организации здравоохранения, санатория.
Использование печати при заверении копий
С принятием Декрета от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» и постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь», которым внесены изменения в Инструкцию, скорректированы требования к использованию печатей в делопроизводстве.
Справочно: отметка о заверении копии с 3 августа 2018 г. не требует удостоверения ее печатью организации здравоохранения, санатория.
Заверение копии электронного документа
Медицинские организации, санатории в своей деятельности могут сталкиваться с формированием электронных документов — договоров поставки, заключенных вследствие торгов на бирже, иных гражданско-правовых договоров, счетов-фактур, актов выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. Безусловно, иногда требуется и копия такого документа, которая создается в особом порядке и называется форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Копия электронного документа, предназначенная для внутреннего использования, создается следующим образом: выполняется на бумажном носителе (распечатывается) и заверяется по общему правилу.
Копии электронных документов, предназначенные для внешнего предоставления, удостоверяются в порядке, определенном Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086) (далее — Положение). С 18 февраля 2019 г. заверить копию электронного документа могут, кроме прочих лиц, организации или индивидуальные предприниматели, создавшие электронный документ. Иными словами, организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги в сфере медицинской деятельности, санатории в настоящее время могут самостоятельно удостоверять копии своих электронных документов.
Форма удостоверительной надписи для копии электронного документа утверждена Положением.
ПРИМЕР
Учреждение здравоохранения
«Поликлиника Н»
Я, Александров Александр Александрович, юрисконсульт учреждения здравоохранения «Поликлиника Н», удостоверяю, что настоящий документ является копией электронного документа учреждения здравоохранения «Поликлиника Н» — акта оказанных услуг от 20.01.2021 № 1.
Подпись 25.02.2021
Печать
Справочно: подпись должна быть проставлена собственноручно. Печать проставляется организацией здравоохранения, использующей в своей деятельности печать.
Удостоверительная надпись на копиях электронных документов проставляется в следующем порядке:
- вручную, либо с помощью проставления штампа, либо с использованием средств автоматизированной системы электронного документооборота, либо иным способом;
- размещается ниже реквизита «подпись» оригинала электронного документа, а при отсутствии свободного места совершается на оборотной стороне последнего листа заверяемой копии;
- в случае, если заверяется копия, состоящая из нескольких листов (два и более), то удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа заверяемой копии, а каждый лист заверяется лицом, совершающим удостоверительную надпись.
Требования установленные к оформлению выписки из документа
Выписка из документа — это копия оригинала, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке. Выписка из документа является особым документом, потому что несмотря на то, что создается как оригинал, она все же относится к копиям документов и требует заверения.
Кроме заверительной надписи, к оформлению выписки п. 64 Инструкции установлены следующие требования:
- оформление на общем бланке организации (согласно положениям Инструкции, общий бланк лежит в основе всех документов организации здравоохранения, санатория и имеет свои реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, наименование вышестоящей организации, фирменное наименование организации, наименование структурного подразделения, место составления или издания документа, дата документа, регистрационный индекс);
- включение слова «выписка» в название документа (т. е. если выписка из приказа — пишем не «приказ», как значилось бы на копии, а «выписка из приказа»);
- создается заверительная надпись по общим правилам.
Выписка из документа имеет следующие особенности:
- не является копией оригинала, изготовленной с помощью копировальной техники;
- создается на общем бланке как новый документ;
- воспроизводит только необходимую часть реквизитов оригинала;
- должна иметь заверительную надпись.
При выполнении всех условий выписка будет иметь юридическую силу.
Важно!
На практике выписку из документа иногда считают оригиналом и не заверяют в установленном порядке. Такие выписки не имеют юридической силы.
Заключение
Руководителю организации здравоохранения, санатория, их должностным лицам следует помнить:
- законодательством не регламентирован перечень должностей, которым предоставлено право заверения копий документов, отсутствует указание на определение порядка таких должностей;
- заверять копию документа от имени организации здравоохранения, санатория может штатный работник такой организации, имеющий на это полномочия;
- целесообразно на локальном уровне определить перечень должностных лиц, наделенных правом заверения документов, порядок наделения их таковыми полномочиями;
- о необходимости совершения на копиях документов и выписках из них заверительной отметки;
- обязательными реквизитами заверительной отметки являются:
– слово «Верно»;
– наименование должности лица, заверяющего документ;
– собственноручная подпись;
– расшифровка подписи и дата.
