По какой форме составлять график трудовых отпусков на следующий календарный год? Какие отпуска включать в этот график? Каких работников включать в график трудовых отпусков, а каких можно не включать? Что учитывать при определении времени отпуска работников в графике трудовых отпусков? Какие этапы включает в себя подготовка графика трудовых отпусков?
Ежегодно не позднее чем на 5 января организация здравоохранения, санаторий, независимо от формы собственности, ведомственной подчиненности, организационно-правовой формы, структуры и численности работников, должны иметь составленный по определенной форме и утвержденный руководителем (иным уполномоченным должностным лицом) организации график трудовых отпусков на очередной календарный год (далее — график отпусков).
В действующем в организации коллективном договоре может быть определен иной срок (раньше либо позже 5 января) для составления и утверждения графика отпусков (ч. 2 ст. 168 ТК).
Напомним, график отпусков является локальным правовым актом, который устанавливает трудовой распорядок для работников организации путем определения очередности предоставления трудовых отпусков. Упрощенно говоря, это план того, кто и когда в течение календарного года пойдет в трудовой отпуск.
Обязательная для всех организаций форма графика отпусков законодательством не установлена, как и требования к его содержанию. В связи с этим организация здравоохранения, санаторий вправе воспользоваться одним из вариантов:
От редакции
Форму графика отпусков по УСОРД вы можете скачать по ссылке.
Унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1, вы можете скачать по ссылке.
В графике отпусков учитываются только трудовые отпуска.
Трудовой отпуск состоит из основного отпуска (продолжительностью не менее 24 календарных дня) и дополнительных отпусков (ст. 157–160, абз. 2 п. 3 ч. 1 ст. 261-2 ТК) (п. 1 ч. 2 ст. 150 ТК).
Таким образом, в графике отпусков не отражаются социальные отпуска по беременности и родам, по уходу за детьми, в связи с получением образования, в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС, по уважительным причинам личного и семейного характера) (п. 2 ч. 2 ст. 150 ТК).
По общему правилу в графике отпусков учитываются трудовые отпуска, на которые работник будет иметь право в предстоящем календарном году.
В график отпусков можно также включить информацию о части отпуска, не использованной работником в текущем рабочем году и перенесенной на следующий рабочий год.
Также может возникнуть ситуация, когда в календарном году, на который составляется график отпусков, у работника будет право на использование отпуска за первый рабочий год и за второй. Поскольку календарный рабочий год, на который составляется график отпусков, и рабочий год не совпадают, возможно включить в график отпусков на календарный год также информацию о трудовом отпуске за следующий рабочий год, если работник намерен его использовать в календарном году.
Законодательство о труде не содержит указания на то, что график отпусков составляется на всех работников организации. Определено лишь, что очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком отпусков для коллектива работников (ч. 1 ст. 168 ТК).
На практике могут возникнуть сомнения касательно необходимости включения в график отпусков работников следующих категорий:
Чтобы понять, каких работников включать в график отпусков, а каких нет, можно руководствоваться общим правилом: в график отпусков включаются все работники, которые на дату его утверждения состоят с нанимателем в трудовых отношениях, за исключением находящихся в отпуске по уходу за ребенком, которых можно не включать в график отпусков. В случае прерывания последними социального отпуска и выхода на работу, либо выхода на работу по окончании такого отпуска в календарном году, трудовой отпуск по желанию работника предоставляется в индивидуальном порядке по соглашению между работником и нанимателем.
Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно). Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году (12 месяцев), но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ч. 2 ст. 153, ст. 163 ТК). Например, если работник принят на работу с 10.11.2020, то рабочий год для отпуска будет определяться с 10.11.2020 по 09.11.2021, 10.11.2021 по 09.11.2022 и т.д.
Справочно: рабочий год для предоставления трудового отпуска в определенных случаях может сдвигаться в соответствии со ст. 165 ТК.
Продолжительность основного трудового отпуска не может быть менее 24 календарных дней, продолжительность дополнительных отпусков определяется нанимателем с учетом установленного законодательством минимального или максимально количества дней для дополнительных отпусков определенного вида.
Отдельного внимания заслуживает дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Его особенность заключается в том, что он предоставляется пропорционально времени, отработанному работником во вредных условиях труда. Поэтому наниматель не может заранее знать, на какую часть этого отпуска работник приобретет право к той или иной дате. В связи с этим в форме графика отпусков целесообразно создать графу для указания количества дней рассматриваемого вида дополнительного отпуска с указанием его полной продолжительности.
Вопрос о том, можно ли указывать в графике отпусков месяц начала отпуска вместо конкретной даты обсуждается уже много лет не только в правовом пространстве Беларуси, но и в Российской Федерации. На текущий момент в правоприменительной практике допускается указывать как дату, так и месяц начала отпуска. В последнем случае конкретный день начала отпуска согласовывается работником и нанимателем дополнительно путем подачи работником заявления и издания нанимателем соответствующего приказа либо оформлением записки об отпуске. Основной момент, который следует учитывать, — это недопущение нанимателем нарушений законодательства о труде в части предоставления отпусков.
Кроме того, при составлении графика отпусков следует учитывать нормы законодательства о предоставлении трудового отпуска за первый, второй и следующие рабочие годы, необходимость планирования времени начала трудового отпуска по желанию отдельных категорий работников в определенный период (ч. 4 ст. 168 ТК), а также переносы части отпуска и разделение отпуска на части.
Отпуск за первый рабочий год. Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя.
До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника, принятого на работу в порядке перевода, совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству и в других случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 166 ТК, а также коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
Коллективным договором, соглашением или трудовым договором может быть предусмотрена возможность предоставления работнику трудового отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней (ч. 4 ст. 166 ТК).
Указанные положения могут быть учтены также при составлении графика отпусков.
Отпуска за второй и последующие рабочие годы. Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков (ст. 167 ТК). То есть работнику, у которого начался, например, второй рабочий год, отпуск может быть запланирован и предоставлен в любом месяце года с учетом его рабочего года.
Планирование отпусков по желанию работника. В соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работников:
Перенесенная часть отпуска. Согласно ч. 2 ст. 170 ТК в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно (ч. 3 ст. 170 ТК).
Таким образом, если на момент утверждения графика отпусков у работника имеется перенесенная часть отпуска, ее также следует включить в график отпусков. При этом время использования перенесенной части отпуска может не совпадать с началом отпуска за следующий рабочий год.
Деление отпуска на части. При составлении графика отпусков можно также запланировать предоставление отпуска частями.
По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части. Коллективным договором, соглашением (тарифным, местным) может быть предусмотрена возможность разделения трудового отпуска на большее количество частей. В любом случае одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).
Учет интересов нанимателя. По общему правилу, закрепленному в ч. 1 ст. 168 ТК, при составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.
Для того, чтобы использование работниками отпусков не отразилось негативно на работе организации здравоохранения, санатория, можно воспользоваться следующими правилами предоставления отпусков:
Процесс составления графика отпусков на предстоящий календарный год условно можно разделить на пять этапов:
1. Предварительные мероприятия: издание руководителем организации здравоохранения, санатория приказа о подготовке графика отпусков на предстоящий год с определением поручений, сроков их исполнения и ответственных лиц; предварительная работа ответственных лиц с работниками, руководителями структурных подразделений, профсоюзом (при его наличии) для определения и согласования обстоятельств, рассмотренных в настоящей статье, в целях составления графика отпусков.
2. Составление сводного графика отпусков по результатам реализации предварительных мероприятий по унифицированной форме, применяемой в организации.
3. Согласование графика отпусков с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.
4. Утверждение графика отпусков руководителем организации здравоохранения, санатория (иным уполномоченным должностным лицом).
5. Доведение утвержденного графика отпусков до сведения всех работников путем вывешивания в общедоступном месте, предоставления извлечений из графика в соответствующие структурные подразделения, либо путем сбора подписей работников об ознакомлении с графиком отпусков в специальной графе (прилагаемом листе ознакомления) графика отпусков.
Дополнительно по теме:Д. Владимиров «Составляем график отпусков на 2019 г.»
