Как определить сроки хранения медицинских документов, когда отсутствует единый обязательный для всех организаций здравоохранения, санаториев нормативный правовой акт, устанавливающий такие сроки? Как ввести в организации применение перечня, установленного приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 и как правильно его применять?
В деятельности государственных учреждений здравоохранения, частных медицинских организаций, санаториев, а также в центрах гигиены и эпидемиологии (далее — организации здравоохранения) образуется большое количество специальной (медицинской) документации. Обязанность организации здравоохранения хранить медицинскую документацию вытекает из положений ч. 13 ст. 46 Закона о здравоохранении. Однако в течение каких сроков следует хранить те или иные медицинские документы?
В данной статье рассмотрим особенности определения и исчисления сроков хранения медицинской документации.
Медицинская документация — это документы установленной формы, предназначенные для фиксации результатов лечебных, диагностических, профилактических, реабилитационных и других мероприятий, проводимых в организациях здравоохранения.
По общему правилу сроки хранения документов определяются на основании:
Нормы Типового перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями (в т.ч. организациями здравоохранения) (примечание 2 к Типовому перечню). Однако Типовой перечень не устанавливает сроки хранения медицинской документации организациями здравоохранения. На основании него последние могут устанавливать сроки хранения только управленческой документации.
Государственные органы утверждают ведомственные перечни, которые распространяются на подчиненные им (входящие в состав, систему) органы, организации (ч. 5 ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле)). В системе Министерства здравоохранения такой ведомственный перечень отсутствует. Это значительно затрудняет составление номенклатур дел в организациях здравоохранения, т.к. требует установление сроков хранения медицинской документации.
Еще одним источником установления сроков хранения документации являются нормативные (локальные) правовые акты. Например, согласно ч. 2 п. 13 Инструкции по заполнению формы № 096/у «История родов» (приложение 21 к приказу Министерства здравоохранения Республики Беларусь 26.09.2007 № 774) срок хранения Истории родов — 50 лет.
Ситуация, когда сроки хранения медицинских документов определены во множестве нормативных (локальных) правовых актов, усложняет их определение. Кроме того, в отношении множества медицинских документов сроки хранения нормативными правовыми актами не установлены.
Еще в первом квартале 2019 г. организации здравоохранения могли определять сроки хранения медицинских документов, в отношении которых такие сроки не установлены нормативными правовыми актами, используя в качестве справочных (методических) материалов только следующие документы:
Это важно
В связи с тем, что документы, утвердившие указанные перечни, утратили юридическую силу, ссылаться на них в номенклатуре дел (в акте выделения к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению) нельзя.
В настоящее время использовать указанные перечни в качестве справочных (методических) материалов нет необходимости, поскольку Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее — Департамент) от 01.04.2019 № 11 (далее — Приказ) установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения (далее — Перечень).
По своей юридической силе Перечень является локальным правовым актом Департамента. Исходя из п. 2 Приказа, он в обязательном порядке применяется структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственными архивными учреждениями при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения медицинских документов государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов (далее — госархивы). Соответственно, для организаций здравоохранения, являющихся источниками комплектования госархивов, Перечень является обязательным, а остальными организациями он может применяться по их решению.
Справочно: списки государственных органов, иных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования госархивов, составляются и утверждаются госархивами. Негосударственные организации включаются в эти списки с их согласия на основании договора хранения (ч. 3, 4 ст. 9 Закона об архивном деле).
Далее рассмотрим особенности применения Перечня в организациях здравоохранения в зависимости от того, является организация источником комплектования госархива или нет.
Для организаций здравоохранения, являющихся источниками комплектования госархивов, применение Перечня является обязательным в силу того, что он обязателен для государственных архивных учреждений при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения медицинских документов таких организаций.
Государственная организация здравоохранения может стать источником комплектования госархива на основании решения государственного архивного учреждения, принятого по результатам экспертизы ценности медицинских документов.
Негосударственная организация здравоохранения может стать источником комплектования госархива также на основании указанного решения, однако при условии наличия предварительного согласия и заключения договора хранения.
Рассматриваемые организации могут ссылаться на нормы Перечня в номенклатурах дел, актах о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. При этом важно учитывать, что сроки хранения медицинских документов для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, необходимо определять по графе 3 Перечня. Это важно, поскольку сроки хранения одних и тех же медицинских документов по графе 3 и графе 4 могут быть разными. Например, срок хранения каталогов доноров половых клеток согласно графе 3 — постоянно, а согласно графе 4 — 10 лет.
Государственная организация здравоохранения может не являться источником комплектования госархива в силу того, что государственным архивным учреждением не принято решение о включении её в список организаций — источников комплектования госархивов.
Негосударственная организация здравоохранения имеет рассматриваемый статус в силу ч. 3 ст. 9 Закона об архивном деле — т.е. по умолчанию, до тех пор, пока с ее согласия не будет включена в список организаций — источников комплектования госархивов.
Полагаем, что большинство государственных и особенно негосударственных организаций здравоохранения не являются источниками комплектования госархивов.
Именно для таких организаций вопросы применения Перечня для определения сроков хранения медицинской документации будут актуальны.
Организация здравоохранения, не являющаяся источником комплектования госархива, может применять Перечень одним из двух способов:
Принятие Перечня целиком для применения на локальном уровне осуществляется в следующем порядке:
1. Проводится заседание экспертной комиссии организации здравоохранения по вопросу установления сроков хранения медицинской документации на основании Перечня.
2. Результаты заседания оформляются протоколом, содержащим решение экспертной комиссии о применении Перечня.
3. Протокол утверждается руководителем организации здравоохранения с оформлением грифа утверждения на самом протоколе или путем издания приказа об утверждении (п. 57 Правил работы архивов).
Пример оформления приказа об утверждении решения ЭК Перечень № 11.
Пример протокола заседания ЭК о применении Перечня № 11.
При принятии Перечня целиком организация здравоохранения вправе в графе 4 номенклатуры дел давать ссылки на пункты Перечня. В таком случае в конце номенклатуры дел необходимо указать Перечень, т.к. он использовался для применения сроков хранения документов (п. 40 Правил работы архивов).
Пример
Номенклатура дел составлена на основании:
*приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (протокол заседания экспертной комиссии от 15.12.2020 № 5 / приказ главного врача от 11.11.2020 № 421 (если решение о применении Перечня утверждено приказом))...
Рассматриваемый Перечень может быть использован экспертной комиссией организации для установления сроков хранения отдельных медицинских документов и дел. В таком случае:
Пример
Полагаем, такой вариант установления сроков хранения целесообразен только тогда, когда необходимо установить сроки хранения небольшого количества медицинских документов.
Пример протокола заседания ЭК об установлении сроков хранения меддокументов.
Определение сроков. При применении Перечня целиком для правильного определения сроков хранения документов важно учитывать форму собственности организации здравоохранения.
Исходя из содержания граф Перечня:
Во многих случаях сроки в указанных графах идентичны, но есть и исключения. Пример одного из них мы привели выше.
Исчисление сроков. По общему правилу сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (прим. 12 к Типовому перечню).
Пример
Срок хранения переписки о медицинском обслуживании призывников — 3 года (п. 45 Перечня). Дело с указанной перепиской образовалось в течение текущего делопроизводственного (календарного) года (2020 г.). Срок хранения такого дела будет исчисляться с 1 января 2020 г.
В отношении отдельных документов Перечнем могут быть установлены дополнительные условия выделения к уничтожению. Эти условия указаны в графе 5 «Пояснения». Рассмотрим некоторые из них.
«После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства». Указанное условие означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения налоговой проверки.
Пример
Последняя запись в журнал предметно-количественного учета наркотических средств (психотропных веществ) была внесена в марте 2018 г. Срок хранения журнала — 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если такая проверка не проводилась — 10 лет) (п. 222 Перечня).
Таким образом, возможны следующие варианты исчисления сроков хранения:
- если проверка налоговыми органами проведена в 2021 г., то установленный трехлетний срок хранения журнала должен исчисляться с 1 января 2022 г.;
- если проверка налоговыми органами не проводилась, то установленный десятилетний срок хранения журнала исчисляется с 1 января 2019 г.
«После последней донации». Указанное условие означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом совершения донором последней донации.
Пример
Медицинская карта активного донора была заведена в 2015 г. Последняя донация донором была совершена в апреле 2019 г. Срок хранения таких карт — 5 лет (после последней донации) (п. 319 Перечня). Срок хранения указанной карты исчисляется с 1 января 2020 г.
Логика исчисления сроков хранения документов с дополнительными условиями «После выбытия», «После снятия с диспансерного учета», «После отчисления учащегося из учреждения образования» и др. будет аналогична приведенной в примере выше.
«После замены новыми». Данное условие рассмотрим на примере хранения клинических протоколов, хотя они и не относятся к медицинской документации.
Пример
В 2019 г. было сформировано дело с клиническими протоколами диагностики и лечения пациентов. Срок их хранения (не по месту разработки и утверждения) — 3 года (после замены новыми) (п. 166.2 Перечня). Это значит, что установленный Перечнем срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) заменяющих их документов.
В 2020 г. указанные протоколы были заменены. Соответственно, срок хранения дела с протоколами будет исчисляться с 1 января 2021 г.
В настоящее время в условиях отсутствия ведомственного перечня документов Министерства здравоохранения указанные организации могут использовать Перечень. Для организаций здравоохранения — источников комплектования госархивов он будет обязательным, организации здравоохранения — не источники комплектования госархивов вправе ввести его применение целиком или использовать для установления сроков хранения отдельных медицинских документов. Введение применения Перечня во втором случае оформляется протоколом экспертной комиссии организации. При этом следует учитывать, что если нормативными правовыми актами установлены более длительные сроки хранения медицинских документов, то необходимо применять именно их.
