Система MEDICI на службе руководителя клиники: управление записью, коммуникациями, очередью

В журнале «Руководитель. Здравоохранение» № 12, 2019 мы начали обзор системы MEDICI («Медичи») — проекта Новосибирского технопарка, разработки компании «МедичиДи», входящей в группу компаний Biopic Medical LLC. От основателя «МедичиДи» Владислава Ивановича Царана мы узнали о том, какие задачи «Медичи» помогает решать медицинским организациям и каким из них она подходит; какая часть функционала «Медичи» подходит для белорусских медицинских организаций; для каких категорий пользователей внутри клиники предназначена данная система; об обеспечении конфиденциальности вводимых в систему данных; преимуществах системы «Медичи» и технической поддержке.

В данной публикации мы с менеджером проекта белорусской компании ООО «СтАрТмедконсалт» Таисией Александровной Шостак рассмотрим возможности отдельных разделов, инструментов и модулей системы: «Единой регистратуры», телефонии и кол-трекинга, виджета онлайн-­записи, СМС‑рассылки, «Канбан-­доски», «Электронной очереди», электронной медицинской карты, архива медицинских изображений, отчетов.

2010 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Редакция: Таисия Александровна, каковы особенности расписания в «Медичи»?

Таисия Александровна: Система предусматривает пять видов расписания (ежедневное по врачам и кабинетам, недельное по врачам и кабинетам, планировщик), которые спроектированы таким образом, чтобы упростить и ускорить запись пациентов. Администратор может видеть расписание на конкретный день и всю неделю. Реализована удобная разбивка по времени вплоть до минут, при этом есть возможность наглядно отобразить загрузку клиники по кабинетам и врачам. Благодаря этому исключается риск потери пациентов при их записи.

Ред.: Помогает ли «Медичи» снизить занятость администратора при оформлении пациента?

Т.А.: Система минимизирует занятость администратора благодаря шаблонам сопроводительных документов и возможности их печатать, не выходя из системы. Оформление пациента в этом случае осуществляется за минимальное время.

Ред.: Какая телефония используется в системе «Медичи»? Есть ли в ней возможность получать статистику со звонка пациента?

Т.А.: «Медичи» использует облачную АТС. Для ее подключения достаточно получить единый виртуальный номер. Прием звонка первичного пациента осуществляется в отдельном окне браузера, где можно принять, отклонить или отключить звонок. При поступлении звонка от первичного пациента определяется канал звонка. Кстати, звонящего можно сразу внести в расписание.

При приеме звонка от повторного пациента в окне отображается полная информация о нем: Ф.И.О., история посещений, родственники, задолженности по оплате, сумма авансового платежа по программе лечения, бонусные баллы по программе лояльности, комментарии. Такого пациента или его родственника тоже можно сразу внести в расписание.

Пропущенные звонки можно посмотреть в основном окне телефонии. При этом в модуле доступна функция статистики по звонкам и по каналам.

Кол-трекинг «Медичи» позволяет определить, какая реклама привела к звонку пациента. В его основе лежит принцип подмены номеров, что позволяет выяснить, какая реклама эффективна, а какая нет. Модуль позволяет контролировать менеджеров и улучшать качество обслуживания, а также уменьшает количество пропущенных звонков и, следовательно, клиентов, которые могут уйти к конкурентам. В журнале звонков отображаются рекламный источник звонка и дополнительные данные: номер звонящего, кто принял звонок, длительность разговора, его аудиозапись и т. д.

Счетчик подсчитывает, сколько человек позвонило, с какого рекламного канала, сколько из них записалось и какое количество из них дошло и оплатило медицинские услуги. У руководителя появляется отчет с реальной конверсией по рекламным каналам.

Ред.: Может ли пациент самостоятельно записаться в клинику?

Т.А.: Когда пациент попадает на сайт клиники, его путь не заканчивается. Ему нужно найти номер телефона, дозвониться и выяснить все детали у администратора или заполнить форму обратной связи и ждать, когда заявка будет обработана.

«Медичи» предоставляет более простой способ записи на прием. С помощью виджета онлайн-­записи пациенты могут сами записаться на прием прямо на сайте вашей клиники. Запись, совершенная пациентом с помощью виджета, автоматически попадает в рабочее расписание специалиста и отмечается определенным цветом.

Ред.: Предусмотрена ли СМС‑рассылка в «Медичи»?

Т.А.: После интеграции «Медичи» с платформой провайдера возможно организовать СМС‑информирование пациентов о запланированном визите в автоматическом режиме или, например, рекламную рассылку. В качестве адресатов могут быть выбраны любые номера из абонентской базы клиники. Рассылка может быть как массовой, так и на отдельные группы номеров, объединенные по определенным признакам.

Также СМС‑рассылка может быть использована в качестве двухфакторной авторизации пользователя программы.

Ред.: Ведется ли в системе работа с повторными пациентами?

Т.А.: Да, это возможно благодаря модулю «КАНБАН» и базе пациентов. Администратор, передвигая карточку потенциального клиента от колонки к колонке, приводит пациента снова в клинику. Ни один пациент не останется незамеченным — достаточно определить сегмент в канбан-­доске, например «повторное посещение», указать дату и при необходимости оставить комментарий. Пациент будет отображаться в списке для прозвона.

Ред.: Расскажите подробнее о том, как использовать «Медичи» для формирования системы электронной очереди и какие преимущества она предоставляет.

Т.А.: Электронная очередь в «Медичи» помогает распределить и оптимизировать поток пациентов. Система позволяет повысить эффективность работы клиники, увеличить конверсию, устранить недостатки живой очереди, сократить время и улучшить качество обслуживания пациентов.

Для запуска электронной очереди необходимо настроить расписание работы специа­листов по кабинетам. Программа находит всех специалистов в расписании, которые сейчас работают, и определяет, в каком кабинете работает необходимый. Потом она проверяет, свободен ли специалист (есть ли у него уже вызванный пациент). Если специалист занят, то программа пропускает этого и выбирает следующего, работающего сейчас. Далее система находит пациентов, у кого время вызова меньше текущего, и тех, кто ожидает вызова в кабинет, где работает необходимый специалист. Программа делает несколько проверок: если номер вызван в другой кабинет, то система его пропускает (таким образом, один и тот же номер не вызывается в другие кабинеты); если кабинет уже занят, то номер, ждущий попадания в этот кабинет, пропускается. Также система позволяет настроить приоритет в электронной очереди.

Данный модуль актуален для клиник, в которых выполняются профосмотры, а также для клинико-­диагностических лабораторий, где оказание услуг осуществляется в порядке живой очереди.

Ред.: Как электронная карта «Медичи» помогает в работе врача?

Т.А.: Электронная медицинская карта «Медичи» позволяет врачу быстро находить существующие медицинские случаи и добавлять новые. За счет использования справочников и шаблонов ввод данных о случаях оказания пациенту медицинской помощи занимает гораздо меньше времени, чем при ручном заполнении амбулаторных карт. Используя электронную медицинскую карту, врач максимально оперативно получает доступ к информации, необходимой для принятия решения о лечении, и уделяет больше внимания непосредственно работе с пациентом. Как следствие, повышается качество оказания медицинской помощи.

Ред.: Может ли работать «Медичи» с медицинскими изображениями?

Т. А.: Если клиника оснащена современным цифровым диагностическим оборудованием, то «Медичи» можно интегрировать с ним благодаря наличию открытого протокола API. Мы полагаем, что эта функция повысит эффективность работы врача за счет возможности быстрого сравнения результатов проведенных исследований.

Ред.: Какие отчеты системы «Медичи» могут быть интересны врачу и администратору?

Т.А.: Система «Медичи» способна формировать различные виды отчетов. Врачу и администратору будут полезны следующие.

Отчет «По услугам» позволяет узнать количество оказанных услуг за период. Отчет «Статистика по исследованиям» показывает общее количество исследований, которые были заказаны пациентами. Отчет «Реестр платных услуг» отображает все платные услуги, которые были оказаны тому или иному пациенту за указанный период.

Детальный финансовый отчет рекомендован для работы администраторов-­кассиров для проверки оплаченных сумм. В нем отображаются все суммы по оплате наличными и по терминалу, возвраты, остаток в кассе, а также должники — те люди, у которых по какой-то причине оплату не приняли.

Отчет «Проверка данных» также будет полезен администраторам-­кассирам для проверки их работы в программе. «Акты» поможет в нахождении ошибочных актов в программе, а «События в расписании» предназначен для проверки записей в расписании. При этом есть возможность массового исправления ошибок в записях. Кроме того, отчет «Записи в расписании» позволяет вывести аналитику по внесенным в расписание пациентам.

Ред.: Спасибо, Таисия Александровна.

Д. Чимеренко

Дополнительно по теме: Система MEDICI как электронный помощник руководителя клиники по организации бизнес-процессов и увеличению финансовой выручки.

2010 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме
• • •

«Успех — не окончателен, неудачи — не фатальны, значение имеет лишь мужество продолжать»: интервью с директором медицинского центра «КОРДИС» Воронцовой Эллой Вячеславовной

Руководитель. Здравоохранение № 6 (114) 2022
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 4079
• • •

Обновлен Республиканский формуляр лекарственных средств

Постановлением Министерства здравоохранения от 15 мая 2024 г. № 91 установлен Республиканский формуляр лекарственных средств.
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 146
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок