Соблюдаем процедуру выдачи дубликата трудовой книжки работнику с учетом изменений

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.11.2023 № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40» (далее — постановление) внесен ряд изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее — Инструкция). Постановление вступило в силу с 1 января 2024 г. Далее рассмотрим некоторые из изменений.

Источник информации для выдачи дубликата

При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования (далее — ИЛС), которая представляется нанимателю по форме, установленной республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.

При этом ст. 11 Закона Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» предусматривает обязанность Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты (далее — Фонд) представлять нанимателям в соответствии с законодательными актами информацию о трудовой деятельности работников. Данная норма дает право нанимателям обращаться за получением данной информации в Фонд.

Это важно
Фонд представляет информацию о трудовой деятельности работников за период начиная с 1 января 2003 г. на безвозмездной основе посредством ОАИС или иным способом.

Внесенные в Инструкцию изменения позволяют нанимателю формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых представит Фонд.

Справочно: до 1 января 2024 г. порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривал запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником в рамках реализации административной процедуры «выдача справки о периоде работы, службы» (подп. 2.3 п. 2 перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200).

Обратим внимание, что изменениями предусмотрено именно подтверждение сведениями из ИЛС информации о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г., а не заполнение дубликата только на основании сведений Фонда. Ведь согласно ч. 2 п. 69 Инструкции основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие периоды предыдущей работы работника:

• справки о периоде работы (службы) (в частности, за периоды работы до 1 января 2003 г.);
• копии приказов (распоряжений) нанимателя (в частности, за периоды работы до 1 января 2003 г.);
• информация прежних нанимателей о периодах предыдущей работы, которая позволит заполнить дубликат в порядке, установленном Инструкцией.

Справочно: с 1 января 2003 г. на практике реализуется комбинированный учет сведений о трудовой деятельности:
• ведение кадровыми службами бумажных трудовых книжек работников;
• представление электронных сведений о трудовой деятельности работников в Фонд (персонифицированный учет для целей пенсионного и социального страхования).
С 1 июля 2019 г. сведения о трудовой деятельности представляются в Фонд в расширенном формате. С 1 июля 2021 г. состав сведений практически полностью соответствует объему информации, которая вносится в трудовую книжку.
Исключение на данном этапе составляют сведения:
• о награждениях и поощрениях за успехи в работе;
• подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
• периоде наказания в виде лишения права занимать определенные должности служащих или заниматься определенной деятельностью на основании вступившего в силу приговора суда.

С учетом того, что формирование и наполнение информацией баз данных Фонда осуществлялось поэтапно и основные сведения о работе, вносимые в трудовую книжку, представляются в органы Фонда только с 2021 г., дубликат трудовой книжки в установленном порядке может быть заполнен нанимателем только при наличии сведений, представленных прежними нанимателями, в которых будет содержаться вся требуемая информация о работе уволенного работника.

Порядок выдачи дубликата

Согласно ст. 62 Инструкции дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях:

• утраты трудовой книжки (вкладыша к ней);
• повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней);
• восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения;
• отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;
• изменения половой принадлежности.

Пунктом 70 Инструкции определено, что в раздел «Сведения о работе» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

В случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, при наличии подтвержденных сведений о ликвидации.

Это важно
Для выдачи дубликата достаточно наличия подтвержденных сведений о ликвидации. Представлять справку о периоде работы, службы не требуется.

Таким образом, наниматели должны оформлять дубликат трудовой книжки с соблюдением следующей последовательности действий:

Первый этап

Инструкция дополнена двумя приложениями: формами запроса на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки (приложение 1) и информации о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС (приложение 2).

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо организации) должен сформировать соответствующий запрос в Фонд по установленной форме (приложение 1 к Инструкции).

В запросе необходимо указать:

• сведения о плательщике обязательных страховых взносов (УНП в органе Фонда, наименование, страховой номер ИЛС уполномоченного лица, запрашивающего сведения, содержащийся в его страховом свидетельстве государственного социального страхования);
• страховой номер ИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве государственного социального страхования лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности.

В свою очередь Фонд не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, обязан сформировать запрашиваемую информацию и направить ее нанимателю (ч. 3 п. 69¹ Инструкции).

Информация о трудовой деятельности представляется Фондом нанимателю безвозмездно по установленной форме (приложение 2 к Инструкции):

• посредством ОАИС;
• через личный кабинет плательщика взносов, размещенный на корпоративном портале Фонда.

При этом информация о трудовой деятельности должна содержать сведения:

• о застрахованном лице (его ФИО, страховой номер);
• трудовой деятельности (отдельно по каждому нанимателю):
  • наименование нанимателя;
  • его УНП;
  • адрес места нахождения;
• месте работы с указанием структурного подразделения, в котором работает застрахованное лицо;
• приеме на работу;
• наименовании должности служащего, профессии рабочего;
• присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга);
• переводе на другую постоянную работу;
• увольнении, включая основания увольнения;
• другие сведения, необходимые для учета трудовой деятельности.

Информация о трудовой деятельности, представляемая Фондом, позволит нанимателю иметь достоверную информацию о предыдущих местах работы работника, в адрес которых необходимо сделать запрос для получения всей необходимой (недостающей) информации.

Второй этап

После получения от Фонда информации о трудовой деятельности наниматель обращается к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки. Информация представляется прежними нанимателями не позднее пяти календарных дней со дня получения запроса.

Это важно
Если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме Фондом (например, о периодах работы после 1 июля 2021 г.), истребование документов от предыдущих нанимателей не является обязательным.

При наличии копии трудовой книжки ее дубликат допустимо оформлять без документов, подтверждающих периоды предыдущей работы, при условии, что информация о трудовой деятельности за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждает сведения, которые содержатся в копии трудовой книжки (ч. 3 п. 69 Инструкции).

Дубликат трудовой книжки заполняется так же, как трудовая книжка для впервые поступающего на работу сотрудника.

Это важно
Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).