Определение характеристики и, по сути, требования к ее содержанию и форме даны в примечаниях к ч. 2 п. 9 Декрета № 5.
Так, для целей Декрета № 5 под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь.
Справочно: до принятия Декрета № 6 каких-либо четких требований к содержанию и форме характеристики не было. Характеристика оформлялась в соответствии с п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее — Инструкция). Согласно указанной норме характеристика представляет собой официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника, который оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме.
С 24 октября 2021 г. (дата вступления в силу Декрета № 6) надо применять унифицированную форму характеристики, установленную Советом Министров Республики Беларусь, с учетом требований к ее содержанию согласно ч. 2 п. 9 Декрета № 5.
Срок выдачи характеристики
Согласно обновленной норме ч. 1 п. 11 Декрета № 5 наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Это важно
Ранее срок выдачи характеристики составлял 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Однако стоит отметить, что ч. 3 ст. 26 ТК сохраняет прежний срок выдачи характеристики: 5 календарных дней с момента получения соответствующего запроса.
В данном случае возникает коллизия между нормативными правовыми актами (далее — НПА). С учетом ст. 70 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее — Закон) в случае коллизии НПА субъекты правоотношений обязаны руководствоваться предписаниями НПА большей юридической силы, а согласно ст. 23 Закона в случае расхождения декрета или указа Президента Республики Беларусь с законом закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа Президента Республики Беларусь были предоставлены законом.
Таким образом, в данном случае в части срока предоставления характеристики действует норма, установленная Декретом № 5.
Алгоритм выдачи характеристики
В связи со вступлением в силу Декрета № 6 необходимо разобраться, как грамотно, с учетом требований законодательства о труде, выдать характеристику по запросу, чем регламентировать ее выдачу, кем она может быть подписана и т. д.
Шаг 1. Регламентируем выдачу характеристики на локальном уровне
Порядок выдачи документов в организации, в т. ч. документов о работе и заработной плате, который установлен ст. 51 ТК, не предусмотрен в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка (утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46, в ред. от 26.07.2021).
Мнение автора
В таком случае вполне допустимо включить порядок выдачи характеристики в специальный локальный правовой акт (далее — ЛПА), скажем, в положение о порядке выдачи документов о работе (которые не касаются административных процедур) либо в инструкцию по кадровому делопроизводству.
При закреплении порядка выдачи характеристики в ЛПА нанимателю необходимо помнить, что с данным ЛПА нужно ознакомить работников, поскольку согласно п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с ЛПА.
Так как обязанность по ознакомлению с ЛПА лежит на нанимателе, в случае отказа работника от ознакомления следует оформить соответствующий акт.
Справочно: унифицированной формы акта нет, следовательно, он составляется в произвольной форме с соблюдением общих требований законодательства о делопроизводстве.
Шаг 2. Делегируем полномочия
Данный шаг актуален в том случае, если организация здравоохранения крупная и имеет сложную организационную структуру.
Руководителю на заметку
Согласно комментарию Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь к Декрету № 6 кроме руководителя подписывать характеристики имеют право должностные лица нанимателя, уполномоченные осуществлять прием и увольнение работников.
Делегировать такие полномочия можно как на основании приказа, так и по доверенности.
Образец приказа о делегировании полномочий на подписание характеристик
Мнение автора
Во избежание спорных вопросов о полномочиях иного (кроме руководителя) работника лучше оформить делегирование полномочий и приказом, и доверенностью.
Порядок выдачи и оформления доверенности указан в ст. 186 ГК.
Чек-лист реквизитов доверенности, а также образец доверенности на подписание характеристик
Шаг 3. Фиксируем полученный запрос
В п. 11 Декрета № 5 форма запроса прямо не указана. Полагаем, в таком случае должны применяться общие правила делопроизводства.
Согласно п. 215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в ред. от 17.10.2019, далее — Инструкция по делопроизводству) выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации. С учетом п. 134 Инструкции по делопроизводству запрос может быть выполнен в форме письма.
Согласно подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Таким образом, запрос на предоставление характеристики должен быть зарегистрирован как входящий документ.
Шаг 4. Оформляем резолюцию
Для организации подготовки ответа на поступивший запрос руководителю организации необходимо оформить резолюцию. Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.
Образец оформления резолюции на запросе о предоставлении характеристики
Шаг 5. Подготавливаем характеристику
На данном этапе исполнитель запроса (как правило, непосредственный руководитель работника, на которого запрашивается характеристика) заполняет установленную форму характеристики.
Справочно: иногда руководителю для подготовки характеристики необходимо обратиться к коллегам, например к кадровой и юридической службе (для получения сведений о привлечении работника к ответственности).
Форма характеристики установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (далее — постановление № 585). Согласно подстрочному комментарию к п. 8 формы характеристики при направлении характеристики по запросу государственного органа, иной государственной организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которой находится в государственной собственности, в обязательном порядке отражаются сведения:
- об отношении к государственным и общественным институтам, конституционному строю;
- о совершавшихся действиях против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте.
Мнение автора
На практике может возникнуть вопрос, как отразить в характеристике отношение к государственным и общественным институтам, конституционному строю. Каких-либо примерных или унифицированных формулировок здесь нет. Можно указать, что «к государственным и общественным институтам, конституционному строю относится положительно. В совершении действий либо в подстрекательстве к совершению действий иными лицами против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте замечен не был» и т. д.
При оформлении характеристики может возникнуть вопрос и о том, за какой период нужно указать информацию о привлечении работника к ответственности, в т. ч. материальной.
Руководителю на заметку
В части материальной ответственности необходимо указать все случаи привлечения к ней работника, т. к. такая ответственность не погашается.
Иначе ситуация обстоит с указанием информации о дисциплинарном взыскании. Нанимателю необходимо помнить, что согласно ст. 203 ТК если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то дисциплинарное взыскание автоматически погашается без издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола).
Образец оформления характеристики по унифицированной форме, а также варианты заполнения некоторых пунктов характеристики
Еще один практический вопрос касается заполнения п. 4 «Должность служащего (профессия рабочего), период работы в указанной должности служащего (по указанной профессии рабочего)» формы характеристики. Вопрос состоит в том, надо ли здесь указывать квалификационную категорию по должности служащего?
Мнение автора
Согласно ч. 4 п. 7 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1, в ред. от 22.07.2021) указание квалификационной категории не образует нового наименования должности служащего. Поэтому обязанности указывать в п. 4 характеристики квалификационную категорию, полагаем, нет. Но и указание квалификационной категории в данном случае не рассматриваем как нарушение порядка заполнения характеристики.
Шаг 6. Подписываем характеристику и направляем ее адресату
Согласно п. 16 Инструкции по делопроизводству подготовка документа включает в себя составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение.
Это важно
Ни Декрет № 5, ни постановление № 585 не установили какого бы то ни было порядка регистрации выдачи характеристик.
Составленная характеристика подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом, после чего направляется адресату.
Кроме того, сама унифицированная (установленная постановлением № 585) форма характеристики не предусматривает такого реквизита, как регистрационный индекс или под. Таким образом, характеристику регистрировать не нужно.
Согласно подп. 141.2 п. 141 Инструкции по делопроизводству исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Характеристика в данном случае является ответным документом.
Справочно: регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп. 141.5 п. 141 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, характеристику, которая не подлежит регистрации, целесообразно направлять с сопроводительным письмом, которое необходимо зарегистрировать с учетом Инструкции по делопроизводству.
Образец оформления сопроводительного письма о направлении характеристики
Шаг 7. Организуем хранение характеристики
После отправки ответного документа целесообразно хранить характеристику вместе с копией исходящего ответного документа.
Что касается хранения характеристик, которые были получены организацией здравоохранения, то необходимо помнить о хранении характеристик физических лиц, не принятых на работу. Так, согласно п. 645 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 23.10.2019), документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) имеют срок хранения 1 год.
