Организуем работу регистратуры

Задачи регистратуры

Работа регистратуры в поликлинике организована исходя из принципов медицинского обеспечения прикрепленного контингента и сменного распорядка работы врачей поликлиники.

Медрегистраторы персонально и по телефону информируют пациентов по всем вопросам работы поликлиники, а также осуществляют запись на прием к врачу (обследования). Получить талон на прием к врачу можно также путем самозаписи на сайте поликлиники.

В целях информационного обеспечения пациентов о порядке работы поликлиники в вестибюле установлен стенд с графиком работы врачей отделений и кабинетов по всем специальностям с указанием часов их приема на все дни недели и номеров кабинетов. 

На регистратуру возложены следующие задачи:

• учет прикрепленных пациентов;
• обеспечение записи на прием к врачам как при непосредственном обращении в поликлинику, так и по телефону;
• регулирование движения потоков больных по видам оказания помощи с целью создания равномерной нагрузки на врачей;
• хранение и рациональное размещение медицинских карт пациентов для амбулаторно-поликлинических организаций формы 025/у-23 (далее — амбулаторная карта) в регистратуре;
• своевременная подборка и доставка амбулаторных карт в кабинеты врачей и их возврат в регистратуру после окончания приема больных;
• регистрация и оформление медицинской документации на прикрепляемых пациентов и периодическая перерегистрация прикрепленных;
• обеспечение устной и стендовой информацией, а также справками по телефону о распорядке работы поликлиники, времени приема и номерах кабинетов врачей всех специальностей и т.п.;
• оформление листков нетрудоспособности, подтверждение соответствующими печатями выданных пациентам справок, направлений, рецептов и выписок из амбулаторной карты.

Это важно
Новая форма амбулаторной карты 025/у-23 с 21 января 2024 г. установлена постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 05.12.2023 № 188 «Об установлении формы медицинского документа».

Справочно: амбулаторные карты хранятся в регистратуре на специальных стеллажах, обеспечивающих удобный и быстрый их поиск.

На основании ст. 43 Закона о здравоохранении* в поликлинике разработаны и утверждены приказом руководителя правила внутреннего распорядка для пациентов (далее — ПВР). Они определяют порядок обращения и пребывания пациента в амбулаторных условиях, график работы лечебного учреждения и его должностных лиц, права и обязанности пациентов, правила поведения, порядок выдачи медицинских документов, разрешения спорных вопросов и т.д. Пациент либо его законный представитель может ознакомиться с этими правилами на информационных стендах, которые находятся на 1-м этаже здания поликлиники, а также на сайте поликлиники. Кроме того, ПВР могут предоставляться в виде памятки.

* Закон Республики Беларусь от 18.06.1993 № 2435-ХII «О здравоохранении» (по тексту — Закон о здравоохранении)

Предоставление пациенту указанных в ПВР прав не может осуществляться в ущерб здоровью других пациентов и нарушать их права и свободы.

Порядок оказания медицинской помощи гражданам Республики Беларусь вне их места жительства (места пребывания) определен постановлением № 229*.

* Постановление Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 22.12.2008 № 229 «Об утверждении Инструкции о порядке оказания медицинской помощи гражданам Республики Беларусь вне их места жительства (места пребывания)» 

(по тексту — постановление № 229)

Регистратура оснащена современной компьютерной техникой и программным обеспечением, разработанным для этих целей службой АСУ. 

Для работы регистратуры руководителем поликлиники утвер­ждена следующая документация:

1) положение о регистратуре;

2) положение о старшем регистраторе смены;

3) должностные инструкции:

• медицинского регистратора (старшего);
• медицинского регистратора, работающего на вызове врача на дом;
• медицинского регистратора, работающего в картотечном хранилище;
• медицинского регистратора, работающего в кабинете регистрации листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности;
• медицинского регистратора, работающего в столе справок;

4) рабочая инструкция санитарки регистратуры;

5) алгоритмы (СОПы) для медицинского регистратора:

• при записи пациентов на прием к врачу, диагностические исследования, выдаче талонов через регистратуру в поликлинике;
• работающего на вызове врача на дом в поликлинике;
• работающего в картотечном хранилище поликлиники;
• при общении с пациентом в столе справок поликлиники.

Порядок оформления, ведения и хранения медицинской документации 

Организация здравоохранения обеспечивает хранение медицинских документов в соответствии с требованиями сохранения врачебной тайны.

При первом обращении в поликлинику на каждого пациента заполняется амбулаторная карта, в которую вносятся следующие сведения о пациенте: ФИО; число, месяц, год рождения; идентификационный номер пациента; пол; место жительства (место пребывания); адрес фактического проживания; место работы (учебы), должность служащего; телефон: домашний, мобильный; для граждан, имеющих льготы на медицинское обслуживание, указывается льгота; дата оформления. Адрес регистрации вносится на основании документов, удостоверяющих личность (паспорт, регистрационное свидетельство). Амбулаторная карта является основным медицинским документом пациента в амбулаторно-поликлинических организациях здравоохранения. 

Хранение амбулаторных карт на руках у пациентов запрещено, на руки пациентам они не выдаются, в кабинет врача переносятся медицинским работником (письмо № 02-3-10/738-355¹). Местом хранения амбулаторных карт является картохранилище регистратуры, доступ в которое разрешен только медрегистраторам, медицинским работникам. В регистратуре амбулаторная карта хранится в течение 10 лет с момента выбытия пациента (согласно приказу № 11²).

¹ Письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 31.07.2009 № 02-3-10/ 738-355 «О вопросах информирования пациентов о состоянии их здоровья» (по тексту — письмо № 02-3-10/738-355).
² Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.04.2019 № 11 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму, с указанием сроков хранения» (по тексту — приказ № 11).

При достижении бумажной формой амбулаторной карты вида, затрудняющего ее хранение и обращение, данные за последние три года при необходимости переносятся в новую амбулаторную карту, а старая передается в архив.

Выдача информации из амбулаторной карты (в виде выписки) является административной процедурой (Указ № 200*).

* Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (по тексту — Указ № 200).

В поликлинике издан приказ «Об усилении мер по сохранности медицинской документации». Приказом:

• утвержден алгоритм оформления и ведения медицинской документации медицинским работником;
• утвержден перечень вопросов к зачетному занятию по теме «Правила хранения и выдачи медицинской документации»;

Справочно: при определении сроков хранения медицинской документации основная роль принадлежит центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации здравоохранения. Сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнем типовых документов, нормативными правовыми актами, в справочных целях может быть использован приказ № 11.

• назначено лицо, ответственное за сохранность и выдачу амбулаторных карт в регистратуре: медицинский регистратор (старший) регистратуры, в его отсутствие — главная медицинская сестра;
• определены обязанности медицинских регистраторов:
  • не выдавать амбулаторные карты на руки пациентам;
  • подборку амбулаторных карт по предварительной записи на прием к врачам производить в день, предшествующий приему;
  • осуществлять ежедневный контроль за полнотой возвращения амбулаторных карт из врачебных кабинетов;
  • обеспечивать учет амбулаторных карт, передаваемых курьером поликлиники государственным учреждениям по их запросам, завизированным главным врачом (заместителем главного врача), и осуществлять контроль за их возвращением в регистратуру поликлиники;
  • своевременно доставлять амбулаторные карты в кабинеты во время врачебного приема;
• определены обязанности врачей (заведующих структурными подразделениями), врачей-специалистов:
  • осуществлять контроль за своевременной доставкой амбулаторных карт в кабинет врача согласно предварительной записи из регистратуры до начала врачебного приема;
  • по окончании врачебного приема осуществлять контроль возврата амбулаторных карт в регистратуру силами медицинских сестер кабинетов;
  • хранить амбулаторные карты пациентов, подлежащих повторному приему (в пределах 10 дней), в регистратуре в специально выделенных  ячейках картотечного хранилища;

Это важно
Записи в амбулаторной карте являются конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению.

• определены обязанности главной медицинской сестры :
  • проводить занятия с работниками регистратуры по вопросам хранения и выдачи медицинской документации с разбором ситуационных задач и последующим принятием зачета;
  • ежедневно осуществлять контроль за работой регистратуры в течение всего рабочего дня.

Справочно: главная медицинская сестра составляет ежегодный план производственных совещаний и занятий с сотрудниками регистратуры.

Разработанный алгоритм оформления и ведения медицинской документации содержит следующую информацию.

Все записи в журналах производить разборчиво в строгом соответствии с установленными графами чернилами синего или фиолетового цвета.

При наличии письменных запросов из других учреждений заполнять журнал учета движения медицинских карт. В него вносятся следующие данные:

• ФИО, адрес, телефон пациента или его законного представителя, данные документа, удостоверяющего личность;
• срок, на который выдана амбулаторная карта;
• основания выдачи;
• дата возврата.

Не допускать исправлений и заклеиваний. В случае неправильно произведенной записи в графе (графах) в месте исправления сделать запись «Ошибка» и поставить подпись медицинского работника, допустившего ошибку.

Справочно: для поддержания хорошего внешнего вида амбулаторных карт, обеспечения их своевременной сортировки и сохранности за каждым регистратором закрепляется определенная часть картотеки.

В случае грубого нарушения правил ведения медицинской документации, ее порчи или утраты медицинский работник обязан написать объяснительную записку на имя руководителя организации здравоохранения.

Хранить текущую медицинскую документацию в специально выделенном месте — в ящике стола (на полке шкафа для документации).

Хранить архивную медицинскую документацию в архиве поликлиники.

Справочно: нести ответственность за архив может как медицинский регистратор, так и старший медицинский регистратор.

Оформлять амбулаторную карту в регистратуре одну на каждого пациента поликлиники по предъявлении гражданином паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Каждой амбулаторной карте присваивать электронный номер.

Медицинским регистраторам картохранилища доставлять амбулаторные карты по предварительной записи на прием к врачам  до начала приема, а также дополнительно заказанные амбулаторные карты. 

Медицинским сестрам кабинетов по окончании врачебного приема возвращать амбулаторные карты в регистратуру, расклеивать бланки с результатами анализов и исследований, выписные эпикризы.

Справочно: график работы старшего медицинского регистратора установлен с 7:00 до 15:00.

Медицинским регистраторам своевременно аккуратно подклеивать в амбулаторные карты вкладыши. 

При утере амбулаторной карты:

• доложить медицинскому регистратору (старшему) об отсутствии в месте хранения амбулаторной карты;
• заполнить соответствующие графы в журнале учета утерянных амбулаторных карт (ФИО, адрес регистрации (проживания), дата рождения, телефон пациента);
• оформить лист-вкладыш в амбулаторную карту с указанием ФИО, даты рождения, адреса регистрации (проживания) пациента;
• отнести лист-вкладыш в кабинет приема и проинформировать врача об утере амбулаторной карты пациента.

Справочно: в медицинской организации должна быть организована возможность ознакомления пациентов с их амбулаторными картами. Пациент или его законный представитель имеет право на основании письменного заявления получать медицинские документы, их копии, выписки из медицинской документации.