Дедлайн. Как часто в повседневной и рабочей среде мы слышим это слово. Кто-то устанавливает дедлайн, а кто-то обязан его выполнять. Что делать, если у работников организации здравоохранения проблема с дедлайном? И может ли руководитель предпринять какие-то меры, чтобы поспособствовать своевременному выполнению задач? Давайте разбираться.
Наверное, у каждого были ситуации, когда сроки горели и единственным вариантом избежать возмездия оставалась ссылка на форс-мажор и вообще все что угодно — лишь бы выкрутиться и при этом решить проблемы, получить результат.
А что будет, если договоренности и сроки нарушать постоянно? Вероятно, к такому работнику руководитель утратит доверие и усилит за ним контроль. А сам руководитель может потерять доверие коллег, а то и вовсе лишиться рабочего места. Как этого не допустить?
Прямой перевод с английского словосочетания dead line — смертельная линия, однако в таком толковании термин уже не используется, и никто не станет убивать вас за то, что вы перешли эту черту, хотя за просроченный дедлайн по головке точно не погладят.
Это важно
В нашей реальности дедлайн — это крайний срок, к которому должна быть выполнена работа.
Обычно это определенный день в календаре, но бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут.
Справочно: термин можно применять к чему угодно. Например, срок годности продуктов питания, лекарств. Время процедуры, обучения, пути и т. д. Врач не может отложить операцию по удалению аппендицита, иначе его пациента ждет дедлайн в худшем смысле этого английского понятия. Дедлайн — он везде!
У дедлайна есть как плюсы, так и минусы. В чем же они заключаются?
Главная польза от дедлайна — соблюдение сроков. Работа с дедлайном помогает четко оценить свои возможности, составить план работы и сфокусироваться на задачах. Важно, чтобы это понимал каждый работник при построении плана работ.
Руководителю на заметку
Как правило, если нет крайнего срока, проекты имеют свойство растягиваться.
Дедлайн — это мотивация. Как это работает? Работник, который успешно и своевременно завершает работу, будет испытывать чувство удовлетворения: он реализовал поставленные задачи, он владеет компетенциями, он профессионал, а еще он получит заслуженную похвалу (моральную, материальную).
Справочно: это замотивирует работника на дальнейшие профессиональные подвиги.
Иногда дедлайн может принести ущерб.
Это важно
Некорректно выставленный срок может привести к возникновению конфликта, наказанию, финансовым потерям, стрессу.
Пожалуй, в этом и заключается главный вред дедлайна. Просроченные сроки — это всегда потери.
Построение грамотного дедлайна важно как для руководителя, так и для работника. Как это сделать, поговорим далее.
Основа контроля дедлайна заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие, ограниченные во времени. Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи.
Справочно: обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишете их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.
Один из удобных методов распределения задач носит название «Матрица Эйзенхауэра». Это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты.
Это важно
Инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать.
Наглядно метод представлен в таблице.
Таблица
Матрица Эйзенхауэра
Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:
Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
Если в эволюции все развивается по принципу «от простого к сложному», то в борьбе с горящими сроками все должно быть наоборот: вначале нужно выполнить одну сложную задачу. Начинать с проблемных, неприятных или сложных дел разумно по двум причинам:
Руководителю на заметку
Чем меньше опыта, знаний и навыков у работников, которым поручена задача, тем больше времени нужно на ее выполнение.
Например, может возникнуть ситуация, когда задачу поставили, все спланировали, но на место некоторых работников, за которыми была закреплена задача, поставили молодых специалистов. В таком случае руководителю необходимо понимать, что сроки придется корректировать.
Редлайн (от англ. redline — красная линия) — это одна из точек контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет провести контрольную проверку, выявить последние ошибки.
Дата редлайна зависит от масштабности работы. Если это большая и сложная задача, то предварительный срок лучше значительно отодвинуть от реального, а задачи попроще оставить на конец.
Это важно
Действуя таким методом, вы оставляете время на качественную проверку и устранение недочетов сдаваемой работы.
Вспомните народную мудрость: если хочешь, чтобы дело было сделано хорошо, сделай его сам. В варианте с дедлайном — контролируй все сам!
Руководителю на заметку
Это совет в первую очередь для руководителей организаций здравоохранения и отделений.
Очень часто внутри коллектива происходит общение по поводу выполнения задачи, но не всегда обратная связь попадает к руководителю.
Поэтому рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда нужно искать способ их решить.
Это важно
При постановке каждого дедлайна важно реально оценивать силы.
Необходимо проанализировать, сколько времени займет каждый этап выполнения работы.
Справочно: всегда нужно оставлять время для форс-мажора, возможной болезни, корректировок, исправления ошибок. Лучше сдать проект раньше срока, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.
Практически каждый раз, когда персонал не справляется с дедлайном, сценарий одинаковый. Сначала приходит начальственный гнев, потом работники все исправляют. Проблема в том, что не все специалисты (менеджеры, администраторы и даже врачи) умеют управлять временем. Это относится и к документам, и к выполнению обязанностей, и к ведению приемов: от одного врача пациенты выходят через 5 мин, от другого — через 50, хотя установленное время — 20 мин.
Что делать? Как научить работников вписываться в дедлайн?
Мнение автора
Далеко не всегда дедлайн установлен адекватно, а работа распределена равномерно между персоналом. Иногда нагрузки так велики, а времени так мало, что выполнить работу в срок нереально.
Но здесь важно посмотреть, систематически ли работники срывают дедлайн? Кому-то одному или всем не удается выполнить задачу в срок? От ответов будет зависеть, насколько в проблемах работы медицинского центра виноваты сами люди, а насколько — менеджмент.
Пропуск сроков — обычное явление, и не секрет, что хоть раз, но и мы этим грешили. Но если это происходит регулярно и вредит работе, то нужно принимать какие-то меры. Какие? Прежде чем прибегать к жестким управленческим решениям, нанимателю следует разобраться в проблеме.
Для начала побеседуйте с работником, предоставьте ему возможность высказаться. Покажите последствия нарушения дедлайна. Вы как руководитель видите их очень четко, а подчиненный может не осознавать полную картину до того, как она будет озвучена.
Необходимо изучить, какими инструментами пользуется работник для отслеживания сроков, выделяется ли время для работы над проектом заблаговременно или работа ведется непосредственно перед дедлайном. Возможно, работнику нужны более совершенные системы (программы контроля) или повышение квалификации.
Важно помочь работнику верно расставить приоритеты, сформировать четкое представление о том, какие конкретные шаги нужно рассчитать для выполнения поставленных задач.
Мнение автора
Когда работник важен для вас, для работы, то держитесь за него и помогите в организации дедлайна: отследите, как он использует рабочее время, закрепите за ним специалиста-наставника, откорректируйте должностные (рабочие) инструкции. Если же результата не будет, имеет смысл принимать жесткое управленческое решение — попрощаться.
Без дедлайнов жизнь невозможна, они окружают нас повсеместно. Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки, не забывать о важных делах, нужно учиться управлять временем. Всегда представляйте себя пассажиром с билетом. Что будет, если вы опоздаете на 5 мин? Вы можете просчитать эту ситуацию, последствия? Так и на работе: руководитель — это транспорт, а работники — пассажиры с билетами.
Зная, как справляться с задачами вовремя, руководитель может обучить этому своих работников, а также провести тестирование и понять, у кого в коллективе существуют проблемы с дедлайном.
Оцените себя в баллах, отвечая на вопросы теста, по следующей шкале:
0 баллов — почти никогда;
1 балл — иногда;
2 балла — часто;
3 балла — почти всегда.
От 0 до 15 баллов
Ваше время зависит от внешних обстоятельств. Вас часто отвлекают похитители времени: телефон, гаджеты, посетители и т. д. Учитесь говорить нет, делайте перерывы для отдыха и начните планировать: составьте список приоритетных задач и придерживайтесь его.
От 16 до 20 баллов
Вы на верном пути, но к сожалению, не всегда достаточно последовательны, чтобы соблюдать время. Пересмотрите свой ритм жизни, выделите главное и важное.
От 21 до 25 баллов
Дедлайн вам по силам! Вы хорошо распоряжаетесь своим временем, можете работать в аврале и при этом сохранять эффективность.
От 26 до 30 баллов
Вы в дедлайне — как рыба в воде. Вы чувствуете время! Вы стратег, можете не только планировать, но и просчитывать риски. Управленческие должности — это ваша стихия!
