Разрабатываем инструкцию по делопроизводству для организации здравоохранения, санатория

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 23.10.2019) (далее — Инструкция по делопроизводству).

Согласно п. 1 Инструкции по делопроизводству ее действие распространяется на государственные органы, иные организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

На заметку руководителю
В каждой организации независимо от сферы деятельности, формы собственности и организационно-правовой формы должна быть разработана и утверждена своя инструкция по делопроизводству. Соответственно, организации здравоохранения тоже необходимо разработать такой локальный правовой акт (далее — Инструкция организации).

Кто должен разрабатывать Инструкцию организации?

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) (ч. 1 п. 6 Инструкции по делопроизводству).

Справочно
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специального работника, который назначается приказом руководителя (ч. 4 п. 6 Инструкции по делопроизводству).

В организациях здравоохранения функции службы ДОУ выполняет как соответствующее структурное подразделение (приемная, канцелярия и др.), так и уполномоченное должностное лицо. При этом в процессе создания Инструкции организации должны принимать участие кадровая служба, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и другие работники организации здравоохранения, задействованные в работе с документами.

Работники, участвующие в разработке Инструкции организации, должны знать нормативные правовые акта (далее — НПА), регламентирующие вопросы делопроизводства и методические рекомендации по разработке данного документа.

Также для разработки Инструкции учреждения можно привлечь работников сторонней организации, специализирующихся на оказании подобных услуг.

Структура Инструкции организации

Инструкция по делопроизводству не устанавливает жесткой структуры для Инструкции организации. Таким образом, ее структуру определяют сами разработчики. При этом в Инструкции организации должны учитываться требования, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству).

На практике это часто приводит к полному копированию Инструкции по делопроизводству с незначительными доработками под специфику организации. В результате получаются многостраничные и неэффективные документы.

Инструкция организации в первую очередь должна последовательно отражать особенности всех стадий работы с документами: от их создания или получения до исполнения, отправки и (или) передачи в архив. При этом универсальные нормы (например, правила составления описей дел или номенклатуры дел) дословно включать в нее нецелесообразно: достаточно сделать отсылку к соответствующим главам (пунктам) Инструкции по делопроизводству.

Это важно
Цель разработки Инструкции организации — отразить особенности работы с документами, сложившиеся традиции и практики, а не переписать и утвердить Инструкцию по делопроизводству.

По общему правилу, структура Инструкции организации состоит из следующих частей (см. Схему 1).

Вводная часть

Как правило, данная часть Инструкции учреждения состоит из главы «Общие положения». Указанная глава должна содержать следующую информацию:

• сфера действия Инструкции организации;
• цели и причины разработки Инструкции организации;
• НПА, методические документы, на основании которых была разработана Инструкция организации и др.

На заметку руководителю
Кроме того, в главе «Общие положения» целесообразно указать должностных лиц (структурные подразделения), ответственных за общее руководство делопроизводством в учреждении здравоохранения, а также установить ответственность за несоблюдение ее требований.

Основная часть

Состоит из тематических разделов (глав), описывающих отдельные стадии (этапы) работы с документами в организации здравоохранения.

К числу основных тематических разделов Инструкции организации можно отнести следующие:

1. Подготовка и оформление документов.
2. Организация работы с документами и документооборота.
3. Регистрация и контроль исполнения документов.
4. Оперативное хранение документов.

В раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить следующие главы:

• виды бланков и порядок их использования;
• правила подготовки и оформления отдельных видов документов (с определением состава создаваемых в организации здравоохранения документов, порядка согласования, утверждения, подписания и др.).
• порядок использования и хранения печатей и штампов.

Раздел «Организация работы с документами и документооборота» может включать следующие главы:

• порядок работы с входящими документами;
• порядок работы с исходящими документами;
• порядок работы с внутренними документами;
• порядок формирования дел.

В разделе «Регистрация и контроль исполнения документов» должны быть описаны:

• порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в т.ч. форма регистрации документов (журнальная или карточная, электронная или бумажная));
• технология и порядок контроля исполнения документов и поручений.

Раздел «Хранение документов» может содержать следующие главы:

• составление и применение номенклатуры дел;
• порядок формирования дел;
• организация оперативного хранения документов;
• порядок оформления дел;
• порядок составления описей дел;
• порядок передачи документов и дел в архив организации;
• проведение экспертизы ценности документов;
• уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Руководителю на заметку
Помимо вышеперечисленных, в Инструкцию организации можно включать и иные главы (разделы), например:
1. Порядок работы с документами по личному составу (кадровой документацией). Указанные вопросы могут быть либо закреплены в соответствующих главах Инструкции организации, либо сосредоточены в отдельной главе.
2. Порядок работы с документами в электронном виде. Указанные вопросы также могут быть изложены или в соответствующих главах Инструкции организации или же в отдельной главе.
3. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с грифом «Для служебного пользования») или коммерческую тайну, — при наличии таковых в организации здравоохранения.
4. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц и др.

Приложения

Состав приложений зависит от содержания разделов (глав) Инструкции организации.

Так, в качестве приложений могут приводиться:

• образцы бланков документов (общего, для письма, для приказа, и др.);
• унифицированные формы основных видов документов (приказ по основной деятельности, приказ по личному составу, письмо, справка, докладная записка и др.);
• перечень документов, подлежащих утверждению главным врачом (директором) или его заместителями;
• перечень документов, на которых проставляется печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь;
• перечень документов, не подлежащих регистрации и др.

Пример Инструкции по делопроизводству учреждения здравоохранения можно скачать по ссылке.

Порядок согласования и утверждения Инструкции организации

Инструкцией по делопроизводству предусмотрены особенности согласования Инструкции организации, если последняя является источником комплектования государственного архива.

Так, Инструкции организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Инструкции организаций, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, утверждаются руководителями организаций после согласования с соответствующим государственным архивным учреждением или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (ч. 1 п. 5 Инструкции по делопроизводству).

В свою очередь, Инструкции организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (ч. 2 п. 5 Инструкции по делопроизводству).

Например, с экспертной комиссией главного управления по здравоохранению Минского областного исполнительного комитета.

По общему правилу, Инструкция организации утверждается руководителем (главным врачом, директором) организации здравоохранения.

Инструкция организации может утверждаться двумя способами:

• посредством проставления должностным лицом (главным врачом, директором или их заместителями) в грифе утверждения собственноручной подписи;
• посредством издания распорядительного документа (приказа главного врача, директора).

Справочно: оба способа имеют одинаковую юридическую силу согласно ч. 2–3 п. 52 Инструкции по делопроизводству.

При утверждении документа посредством проставления руководителем (главным врачом, директором) учреждения здравоохранения в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДАЮ»;
• наименования должности лица, включая видовое (больница, поликлиника и др.) или сокращенное наименование организации;
• собственноручной подписи;
• расшифровки подписи и даты утверждения (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДАЮ
Главный врач больницы
Подпись О.Д.Василевич
09.04.2021

или

УТВЕРЖДАЮ
Главный врач УЗ «19-я центральная районная поликлиника»
Подпись О.Д.Василевич
09.04.2021

При утверждении Инструкции организации, составленной не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации (ч. 7 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДАЮ
Главный врач учреждения здравоохранения
«19-я центральная районная поликлиника»
Подпись О.Д.Василевич
09.04.2021

Согласно ч. 10 п. 52 Инструкции по делопроизводству дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Инструкция организации утверждается распорядительным документом (приказом), как правило, в случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения, иные действия, связанные с ее применением. При утверждении документа посредством издания распорядительного документа гриф утверждения состоит из:

• слова «УТВЕРЖДЕНО»;
• названия вида документа в именительном падеже;
• его даты и регистрационного индекса (ч. 11–12 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДЕНО
Приказ главного врача
09.03.2021 № 47

Справочно: при оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Гриф утверждения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт (ч. 1 п. 81 Инструкции по делопроизводству).
Гриф утверждени» оформляется на компьютере от пятого положения (отступа в миллиметрах от границы левого поля), что составляет 100 мм от границы левого поля (ч. 4 п. 84; абз. 7 п. 83 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления приказа об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждении здравоохранения можно скачать по ссылке.

Посмотреть пример 

Срок хранения Инструкции организации

Инструкция организации хранится:

• постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);
• до замены новой (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 28.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 28.01.2020).

Внесение изменений в Инструкцию организации

Основными критериями, определяющим необходимость переработки или внесения изменений (дополнений) в Инструкцию организации, является ее соответствие требованиям Инструкции по делопроизводству, а также наличие потребности у учреждения здравоохранения изменить закрепленный порядок работы с документами.

Если в действующей Инструкции организации изменения требуют отдельные ее положения (пункты, части, предложения и др.), то они вносятся путем издания приказа главного врача (директора) организации здравоохранения о внесении изменений (дополнений) в Инструкцию организации.

Пример оформления приказа об изменении инструкции по делопроизводству в учреждении здравоохранения можно скачать по ссылке.

Посмотреть пример

Если же Инструкция организации требует более кардинальной переработки, то целесообразно разработать и утвердить в установленном порядке новую Инструкцию учреждения.

Заключение 

При разработке Инструкции организации необходимо руководствоваться основными НПА и методическими документами. Однако важно не забывать о том, что данный документ должен быть понятен для работников организации здравоохранения, которые будут им пользоваться.