Составляем график отпусков на 2019 г.

Работники организаций здравоохранения имеют право на трудовые отпуска*, очередность предоставления которых устанавливается графиком трудовых отпусков (далее — график отпусков), являющимся локальным нормативным правовым актом организации.

* ст. 149 ТК.

Должны ли небольшие частные или коммунальные организации здравоохранения тоже составлять график отпусков?

Непосредственно в законодательстве о труде отсутствуют исключения, которые позволяют отдельным нанимателям не составлять график отпусков. Вместе с тем согласно Рекомендациям по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций* при регулировании трудовых отношений с работниками**, график отпусков не отнесен к обязательным документам, которые необходимо вести указанным субъектам.

* К микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 1 июля 2010 г. «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).
** Утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23 декабря 2011 г. № 135.

Во всех остальных организациях здравоохранения составление графика отпусков обязательно. Причем на 5 января 2019 г. в организации должен быть составлен и утвержден ее руководителем график отпусков на 2019 г. Иной срок может быть установлен коллективным договором (соглашением) либо по согласованию с профсоюзом.

Организациям здравоохранения с достаточно большой численностью работников следует позаботиться о предстоящей отпускной кампании уже в ноябре. График отпусков в небольших организациях составляется, как правило, на весь коллектив работников организации, в организациях с большой численностью или имеющих сложную структуру — по структурным подразделениям.

График трудовых отпусков составляется сотрудниками кадровой службы при участии руководителей структурных подразделений (если таковые у организации есть).

Для составления графика отпусков специалисту по кадрам необходимо получить от работников или руководителей структурных подразделений сведения о планируемых отпусках, проанализировать данную информацию, составить проект графика отпусков, согласовать с работниками и их непосредственными руководителями проблемные вопросы (при их возникновении), согласовать проект графика с профсоюзом (если необходимо), утвердить его у руководителя организации и ознакомить с графиком работников.

Рассмотрим подробнее указанную работу в виде алгоритма.

Алгоритм составления графика отпусков на 2019 г.

График отпусков составляется на всех работников организации здравоохранения, с которыми заключены трудовые договоры или контракты, в т. ч. на совместителей, а также декретниц, которые в 2019 г. планируют вернуться к работе.

Не целесообразно включать в график отпусков работников, находящихся в процессе увольнения, а также работниц, находящихся в декретном отпуске, которые не планируют вернуться к работе в 2019 г.

Шаг 1. Подготовьте проект приказа об организации работы по составлению графика отпусков и подпишите его у руководителя организации

Издание такого приказа не обязательно, однако во избежание халатности при составлении графика отпусков желательно его издать.

В тексте приказа следует отразить, в частности, следующие сведения:

• лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
• круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
• сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика отпусков на подпись руководителю*

* Пример оформления приказа можете скачать по ссылке.

Шаг 2. Сориентируете работников по выбору срока отпуска

Подготовьте списки, в которых укажите, сколько дней отпуска осталось у каждого сотрудника. Работникам будет легче выбрать даты и продолжительность отпуска, если они будут иметь информацию о своем рабочем годе, а вам придется исправлять меньше ошибок. Распишите, за какой рабочий период у сотрудников остались отпуска. Информацию передайте руководителю подразделения или ответственным за составление графика.

Специалисту по кадрам на заметку
Удобнее не собирать отдельно пожелания каждого сотрудника, а составить бланки предварительных графиков отпусков для каждого отдела или иного подразделения. Руководители соберут данные со своих работников и передадут вам.

Шаг 3. Проанализируйте полученные предложения и устраните несоответствия

При обработке поступивших предложений от руководителей структурных подразделений или работников специалисту по кадрам следует обратить внимание на следующие моменты:

• наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно). Рассмотрите в отношении каждого работника предложение о месяце (дате начала) трудового отпуска с учетом его рабочего года;

Справочно: рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

• трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы (ч. 1 ст. 166 ТК), за исключением случаев, предусмотренных ч. 2, 3 ст. 166 ТК;
• трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков (ст. 167 ТК);
• при разделении ежегодного отпуска сотрудника на части необходимо, чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК);
• при наличии у работника неиспользованной части трудового отпуска она включается в график отпусков путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью;
• отдельным категориям работников предоставлено право по их желанию планировать свой трудовой отпуск в определенное время или периоды (ч. 4 ст. 168 ТК);
• коллективным договором (соглашением) либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время;
• запрещается непредоставление трудового отпуска работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 170 ТК);
• необходимость обеспечения работы организации здравоохранения в нормальном режиме. При планировании трудовых отпусков также надо учитывать взаимозаменяемость руководителя структурного подразделения и его заместителя, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи с учетом специфики деятельности организации здравоохранения;
• трудовые отпуска распределяются в течение календарного года, а не только в летний период.

Шаг 4. Составьте график отпусков

Форма графика отпусков включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25*. При необходимости в эту форму можно вносить изменения.

* Форму графика отпусков вы можете скачать по ссылке.

Исходя из полученной от руководителей подразделений или работников информации, после ее проверки и устранения несоответствий составьте график отпусков.

Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. Конкретный день будет согласовываться работником и нанимателем отдельно путем подачи работником заявления о предоставлении отпуска.

Шаг 5. Согласуйте проект графика отпусков с профсоюзом (при его наличии или если необходимо)

Согласование с профсоюзом графика отпусков является обязательным только при наличии соответствующего положения в коллективном договоре.

Шаг 6. Направьте график отпусков на согласование руководителю организации

Существуют два возможных варианта его утверждения: 1) путем издания приказа об утверждении графика отпусков; 2) путем проставления на самом графике отпусков грифа утверждения.

Второй вариант наиболее целесо­образен в ситуации, когда на утверждение представлен не один график трудовых отпусков структурных подразделений организации здравоохранения.

Шаг 7. Ознакомьте работников и направьте необходимые экземпляры соответствующим службам

В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствует норма, прямо предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под роспись. На практике либо размещают графики отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т. д.), либо ознакамливают с графиком отпусков каждого работника под роспись.

Наиболее целесообразным является второй вариант.

При необходимости можно включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно составить приложение в виде листа ознакомления работников.

Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).