Уничтожение документов в организации здравоохранения — сложный процесс. Дополнительные особенности уничтожения различных документов появились со вступлением в силу Закона о защите персональных данных. В статье мы расскажем, какие требования нужно соблюдать при уничтожении таких документов, как трудовые договоры, контракты.
При уничтожении трудовых договоров, контрактов работников нанимателю необходимо одновременно соблюдать:
Справочно: при сожжении трудовых договоров, контрактов дополнительно нужно соблюдать требования законодательства о пожарной безопасности.
Для выполнения требований законодательства о делопроизводстве нанимателю важно придерживаться алгоритма хранения и уничтожения документов, представленного на схеме.
Схема
Алгоритм хранения и уничтожения документов
Прежде всего нужно обратить внимание на номенклатуру дел организации, т. к. именно данный документ используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.
Это важно
Каждая организация должна составлять номенклатуру дел.
Что касается срока хранения трудовых договоров, контрактов (и дополнительных соглашений к ним), то согласно п. 676 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в ред. от 30.08.2022, далее — перечень № 140) он составляет 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты государственных служащих хранятся 55 лет).
Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела.
При обеспечении хранения документов, в т. ч. трудовых договоров, контрактов, нанимателю нужно учесть общие правила хранения дел, которые предусмотрены:
Справочно: перечнем № 140 не установлен срок хранения дел с копиями документов.
Согласно п. 59 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в ред. от 31.08.2022, далее — Правила) при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.
Это важно
При отборе документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.
Непосредственный отбор документов для выделения к уничтожению производится работниками организации, в деятельности которых документы были образованы (п. 60 Правил). В случае с трудовыми договорами, контрактами это, как правило, делает кадровая служба организации.
Справочно: критериями проведения экспертизы ценности документов являются критерии происхождения, содержания, внешних особенностей документов (п. 49 Правил).
По результатам экспертизы ценности документов составляются (п. 69 Правил):
На заметку руководителю
Уничтожению подлежат дела временного (до 10 лет) хранения, которые не передаются в архив.
Передача документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме, предусмотренной приложением 17 к Инструкции по делопроизводству.
В соответствии с п. 212 Инструкции по делопроизводству отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.
Это важно
Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Однако данное правило не применяется при уничтожении документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне. Уничтожение таких документов осуществляется в соответствии с законодательством.
Трудовые договоры, контракты как раз содержат сведения, отнесенные в установленном порядке к иной охраняемой законом тайне, а именно к персональным данным.
На заметку руководителю
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст. 24.25 КоАП).
Так как трудовой договор, контракт содержит такие персональные данные, как фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности служащего (профессии рабочего), условия оплаты труда, личную подпись работника и т. д., при уничтожении трудовых договоров, контрактов соблюдение требований Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон) обязательно.
Именно о данных требованиях мы и поговорим далее.
Согласно п. 8 ст. 4 Закона хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
Мнение автора
В указанной норме установлен общий срок хранения персональных данных, но ни слова не сказано о нормативных сроках хранения документов.
В п. 4 примечаний к форме реестра обработки персональных данных (приложение к Положению о реестре обработки персональных данных) Национальный центр защиты персональных данных (далее — НЦЗПД) указал, что в случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив, следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел.
Справочно: в иных случаях срок хранения определяется в соответствии с п. 8 ст. 4 Закона с учетом сроков хранения типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, определенных республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (например, с учетом сроков хранения, установленных перечнем № 140).
Как мы уже сказали, в случае с трудовыми договорами, контрактами — это срок, определенный в п. 676 перечня № 140 (3 года).
В алгоритме приведения деятельности операторов, уполномоченных лиц в соответствие с требованиями Закона НЦЗПД указал, что удаление персональных данных оформляется и подтверждается актом удаления в случае, если персональные данные содержатся в электронной форме, либо актом уничтожения в случае, если персональные данные содержатся в письменной форме.
На заметку руководителю
Акт удаления (уничтожения) персональных данных разрабатывается в произвольной форме и утверждается руководителем оператора.
В п. 3 Рекомендаций НЦЗПД о взаимоотношениях операторов и уполномоченных лиц при обработке персональных данных от 28.11.2022 (далее — Рекомендации) закреплено, что в договоре между оператором и уполномоченным лицом целесообразно предусмотреть обязанность уполномоченного лица прекратить по окончании договора обработку соответствующих персональных данных и передать такие данные оператору либо удалить (блокировать) их.
Это важно
В силу абз. 7 п. 1 ст. 16 Закона данная обязанность должна распространяться в т. ч. на случаи, когда уполномоченное лицо находится за пределами Республики Беларусь.
В п. 4 Рекомендаций указано, что поскольку и оператор, и уполномоченное лицо осуществляют обработку персональных данных, на них в равной степени возлагаются обязанности по принятию правовых, организационных и технических мер по обеспечению защиты персональных данных от удаления и иных неправомерных действий.
Справочно: рекомендуется включать в договор между оператором и уполномоченным лицом о поручении обработки персональных данных обязанность уполномоченного лица по окончании договора:
• прекратить обработку персональных данных;
• передать все персональные данные оператору либо удалить (блокировать) персональные данные, за исключением случаев, когда законодательными актами предусмотрена обязанность их хранения;
• удалить (блокировать) все имеющиеся копии персональных данных и подтвердить оператору, что это сделано.
Мнение автора
Подтверждение передачи, удаления или блокирования персональных данных может быть оформлено, например, отдельным актом, либо соответствующая информация может быть указана в акте сдачи-приемки выполненных работ, либо может быть представлен письменный отчет о выполненном поручении.
Руководителю организации здравоохранения, когда придет время удалить (уничтожить) данные (трудовые договоры, контракты), нужно выполнить ряд действий:
1) выбрать подходящий метод уничтожения;
На заметку руководителю
Важно, чтобы метод уничтожения соответствовал законодательству.
2) проверить факт уничтожения;
3) составить акт уничтожения.
В случае удаления трудовых договоров, контрактов можно использовать такие способы удаления, как:
Измельчение производится, как правило, с использованием шредера. Уничтожать бумажные документы можно и с помощью дезинтегратора.
Справочно: шредер — это механическое устройство для разрезания бумаги на полоски или частицы. Его можно использовать для уничтожения гибких носителей, таких как дискеты, после физического извлечения носителя из внешних контейнеров.
Измельчитель бумаги должен иметь возможность уменьшать бумажные документы на фрагменты размером не более 1 х 5 мм.
Сжигание, хотя и используется реже, и оказывает значительное воздействие на окружающую среду, является эффективным методом уничтожения. Если оно проводится на подходящих мусоросжигательных заводах, то оно само по себе гарантирует полное и необратимое уничтожение данных и носителей.
Пример
В рамках цифровой трансформации многие организации оцифровывают документы, чтобы хранить их в Интернете или архивировать, а затем для утилизации получают оригиналы. Когда количество бумаги, подлежащей утилизации, велико, сжигание может быть альтернативой измельчению.
Перед оформлением акта уничтожения необходимо проверить уничтожение данных.
Это важно
Данный этап важен, т.к. нужно исключить различного рода ошибки.
Речь идет о следующих ошибках:
Если организация здравоохранения обращается к уполномоченному лицу для проведения операций по уничтожению документов, то подтверждение факта уничтожения необходимо обсудить на этапе заключения договора.
На заметку руководителю
Проверка в идеале выполняется независимым лицом, которое не принимало участия в фактическом уничтожении документов.
С учетом необходимости соблюдения требований законодательства не только в части делопроизводства, но и в части защиты персональных данных руководителю важно помнить, что для своей безопасности нужно регистрировать и хранить информацию, касающуюся надлежащего проведения уничтожения и техники уничтожения (а следовательно, уровня конфиденциальности (секретности)), независимо от того, проводится процедура внутри организации (оператора) или с привлечением третьих лиц.
Составление акта уничтожения будет являться доказательством уничтожения трудовых договоров, контрактов.
Акт уничтожения должен включать следующую информацию:
Акт должен быть сохранен и предъявляться по запросу.
Справочно: в Европейском союзе рекомендуемый срок хранения такого документа — не менее 2 лет, хотя считается разумным учитывать законные сроки исковой давности.
Фактически до тех пор, пока срок исковой давности не истек, лицо или организация, понесшие ущерб в результате неадекватной очистки данных или недостаточного уничтожения документов, могут обратиться в суд с целью получения компенсации за причиненный вред.
Нужно помнить и о том, что в случае нарушения законодательства в отношении организации здравоохранения могут быть применены санкции со стороны контролирующих органов.
