Работа с коллективом — важная задача руководителя. Как выстроить эффективное взаимодействие между членами команды в непростое, кризисное время и сохранить при этом стабильность и спокойствие в коллективе? Мы подготовили для вас рекомендации.
На вопрос о том, как выстроить эффективное взаимодействие между членами команды в непростое, кризисное время, есть один простой ответ: начать говорить о том, что хорошо, и о том, что пока еще необходимо улучшать, просто слушать и слышать своих людей, чаще разговаривать об их внутреннем состоянии.
Для начала разберемся в понятии взаимодействия, коммуникации.
Корни основного понятия восходят к латинскому слову communication, которое означает «сообщение, связь».
Коммуникация — это конструктивный процесс взаимодействия между людьми либо группой людей с целью передачи информации либо обмена сведениями.
Необходимо определить, чем же отличается группа людей от команды.
И у тех, и у других есть личные цели. Например, выпускники вуза имеют свои личные цели и не связаны никакой общей целью.
Члены команды кроме личных целей имеют общую цель. Приходя в организацию, выпускник вуза знакомится с миссией, целями организации, и так образовывается связь между участниками команды. При этом у каждого остаются его личные цели.
Это важно
Связь личных целей сотрудников и целей организации — серьезная и важная часть работы руководителя. Хорошо, когда общая цель выше индивидуальной.
В команде, в отличие от группы людей, есть правила, договоренности, основанные на принципах, ценностях организации, которые помогают выжить в сложные времена. Эти договоренности могут касаться взаимодействия между членами команды (как физических проявлений, так и эмоциональных), руководства, самой компании, ее клиентов и т. д.
С кем работать вам как руководителю — с группой людей или с командой — ваш личный выбор и ответственность.
Справочно: настраивать процессы в одиночку, самостоятельно сложно. Но вы можете всегда обратиться к специалистам. Для этого сегодня существует огромное количество компаний, владеющих различными инструментами создания коммуникационных связей, построения индивидуальных бизнес-процессов для каждой конкретной организации.
Термин «коммуникация» характеризуется наличием четырех компонентов, необходимых для успешного взаимодействия:
Основная цель коммуникации — обеспечение понимания информации, т. е. сообщения. Встает вопрос: в каком виде сообщение доходит до конечного адресата? А если форма передачи — устная?
На заметку руководителю
Важно задумываться, в каком виде получил сообщение ваш получатель. Насколько оно ему понятно и то ли это, что вы имели в виду.
Помните, что искажение может произойти с любой информацией на любом участке ее следования. Даже если в коммуникации участвуют всего два человека. Ведь у каждого из нас свое представление об обсуждаемом предмете. И это усложняет путь к поставленной цели при коммуникации.
Эффективная коммуникация — та, в результате которой двумя сторонами достигаются определенные цели, когда стороны берут на себя обязательства в отношении выполнения дальнейших действий по предмету коммуникации.
Справочно: эти обязательства являются добровольными, принимаются по личной инициативе человека или стороны-участницы.
Создать эффективную коммуникацию руководителю помогут всего три важных умения: контакт, ясность и обязательства.
Говоря о контакте, стоит отметить, что это одновременное создание атмосферы доверия в коллективе и рабочего напряжения(!), необходимого для выполнения задач.
Отсутствие правильного напряжения (рабочей энергии) приводит к тому, что сотрудники будут проводить рабочий день налегке, за чашкой чая, а руководителю самому придется решать вопросы своих подчиненных или бегать за ними «с палкой» для придания им движения в сторону решения задач.
Нужно обратить внимание на ключевую фразу: «Мне ясно, что тебе все ясно. Тебе ясно, что мне все ясно».
Здесь руководитель может играть роль незнайки, любопытного ребенка и прояснять каждое действие подчиненного, особенно если это новый человек в организации. В этой части коммуникации происходит осознание сотрудником плана необходимых действий и того, достаточно ли ему ресурсов для их выполнения.
Обязательства — это об ответственности за выполнение задачи, которую сотрудник берет на себя, проговаривание методов контроля, отчетности по задаче.
И эту ответственность помогает сформировать руководитель.
Например, представим, что отправитель — это руководитель, сообщение — это задача к выполнению, канал передачи — вербальный (устный), получатель — подчиненный.
Что может произойти с выполнением задачи (с обязательствами сотрудника), если не было достигнуто ясности в момент постановки задачи, если сотрудник так и не понял, какой конечный результат ожидается руководителем, и ушел, не прояснив деталей, не задав дополнительных вопросов?
Или что будет, если не состоялось должного контакта между отправителем и конечным адресатом при передаче сообщения? Например, когда задача сотруднику «прилетела» в коридоре или лестничном пролете двумя словами?
А что будет с результатом коммуникации, насколько она окажется эффективной, если сотрудник вообще не приступит к ее реализации, потому что не понял ни сути вопроса, ни сроков выполнения?
Результат определенно может быть разным. Поэтому для эффективной коммуникации нужно:
За установление контакта ответственность несет руководитель. Ведь именно руководитель задает тон команде.
Когда руководитель спокоен, знает, куда идет организация, передает это знание коллективу, ценит каждого члена команды, знает, что делать в моменте, тогда и исполнители спокойны и дисциплинированны, т. к. ощущают себя в безопасности.
Ответственность за ясность коммуникации несколько иная. Здесь все зависит от уровня устоявшейся корпоративной культуры.
Если ваши сотрудники имеют право голоса и знают, что за «неправильный» вопрос им ничего не будет, и на самом деле именно так и происходит (никаких преследований со стороны работодателя), то можно говорить о разделении ответственности 50 на 50.
Если же управление тяготеет к директивному стилю, то ответственность за ясность также возлагается на руководителя. Здесь стоит обратить внимание, что понимается под словом «ясность».
Ясность — это конкретный пошаговый план действий в решении вопроса для новичка или же просто задача с ожидаемым результатом для мастера.
Справочно: мастером принято называть специалиста, которого можно считать профессионально зрелым (есть опыт в вопросе) и эмоционально состоявшимся (есть лояльность к компании, мотивация на достижение результата, самостоятельность, упорство, желание брать на себя ответственность).
Подталкивает к обязательствам, конечно, руководитель. В этом могут помочь следующие вопросы: «Что ты сделаешь в ближайший час (день, 72 часа)?», «Как я об этом узнаю?»
Момент получения ответов на эти вопросы и есть передача ответственности в руки исполнителя. Дальнейшие действия, качество выполнения задачи уже полностью лежат в его зоне ответственности.
В построении эффективных коммуникаций руководителю стоит использовать ряд навыков и умений.
Не стоит постоянно доминировать в разговоре. Стремитесь к созданию единой картины происходящего. Открытые вопросы, начинающиеся со слов «где», «когда», «куда», «откуда», «для чего», «как», «что», «кто» и т. д., — отличный инструмент для понимания второй стороны.
На заметку руководителю
Задавайте вопросы по одному, дожидаясь ответа. Ведь когда от вас исходит сразу несколько вопросов, ваш собеседник выберет для ответа один, наиболее удобный для него вопрос. Так вы получите меньше информации, чем могли бы.
Не стоит перебивать мысль человека после того, как ваш вопрос задан. Лучше проявить знаки активного слушания, что еще больше разговорит вашего собеседника.
Будет здорово, если вы услышите не только то, что говорит человек, но и контекст, фон, который стоит за его словами. В этом фоне люди часто проговаривают свои страхи, сомнения, обиды — шумы, которые мешают в продвижении по вопросу.
Это важно
Уметь работать с шумами сотрудников — ключевой навык руководителя во времена неопределенности и быстрых перемен.
Нужно обращать внимание на слова, которые многократно повторяет человек. Они укажут, что действительно у него болит в этот момент. Так, если вы как руководитель имеете возможность помочь своему подчиненному в преодолении его боли, это только добавит вам доверия и лояльности с его стороны.
Это сложно тренируемый, но полезный навык — разбираться в чувствах и эмоциях других людей, невербальных знаках. Используйте этот навык во благо себе и собеседнику в управлении взаимоотношениями между вами.
Например, хорошо понимая привычное состояние своего сотрудника, вы пронаблюдали изменения в его состоянии (стал менее активным, перестал улыбаться, раздражается на вопросы коллег, грубит и т. д.).
Справочно: руководителю, обладающему навыком наблюдения, различения и трансформации эмоций, достаточно 10–15 мин, чтобы вернуть коллегу в привычное ресурсное состояние и направить к решению вопросов в приподнятом настроении.
Воодушевлять, поддерживать, мотивировать — этот навык хорошо применять, когда сотрудник скис, наступил на первые грабли и потерял мотивацию или, что еще хуже, веру в себя. Часто это происходит с новичками или мастерами при выполнении новых задач, в которых еще нет опыта.
Если руководитель готов продемонстрировать членам своей команды собственную уязвимость, то здесь для поддержки будет хорош пример из личного опыта. Многим кажется, что признание уязвимости — слабость. На самом же деле демонстрация того, что руководитель такой же человек и может, как и другие, совершать ошибки, — огромная сила. Главное, при ошибках не закрываться, а искать новые пути решения.
Важно экологично планировать и контролировать задачи. Желательно, чтобы сотрудник сам ставил себе задачи и сроки их выполнения, сам выполнял, сам нес ответственность.
Сотруднику (особенно новичку) необходимо понимать, что от него зависит и что от него не зависит. Если у вас есть прописанные бизнес-процессы, это поможет сотрудникам контролировать выполнение задач менее эмоционально, концентрироваться на том, на что они влияют, и беспристрастно наблюдать за тем, на что они не влияют.
Цель предоставления обратной связи работнику — корректировка его действий таким образом, чтобы он достигал результатов максимально быстро, или же подтверждение того, что он действует правильно.
Вы можете попросить у работника обратную связь на предмет того, что конкретно вы как работодатель можете улучшить в его работе, организации рабочего дня и т. д.
На заметку руководителю
Такую обратную связь необходимо просить только в том случае, если вы действительно готовы к переменам и имеете полномочия что-либо изменить.
В противном случае вы теряете и доверие сотрудников, и лояльность. Ну, а если решите наказать неугодного сотрудника за «неправильную» идею — это вовсе разрушит всякое уважение.
Как можно воодушевить человека через обратную связь?
Задайте всего лишь два вопроса:
Первый вопрос настроит человека на поиск того, за что он может себя похвалить. Это хорошо работает на осознание своей ценности в коллективе. Второй вопрос позволит проанализировать недоработки и найти пути их устранения.
Справочно: важное правило обратной связи — хвалить публично, ругать лично.
Умение работать как со своими страхами, так и со страхами других людей — очень полезный навык, т. к. мы все живые люди и у всех нас имеются свои скелеты в шкафу.
Часто эмоциональные волнения человек приносит на работу из дома. Вместо того, чтобы думать о качественном выполнении своих обязанностей, он отвлекается на негативные мысли или, что еще хуже, вовлекает других сотрудников в свой коллапс и таким образом парализует работу отдела на время обсуждения проблемы.
Руководитель, обладающий навыком трансформации страха, может помочь своему сотруднику решить его проблему и уберечь коллектив от лишних негативных обсуждений.
И все же первично — понимание своего внутреннего, ресурсного состояния в моменте, это суперкомпетенция руководителя. Помните: психоз руководителя отыгрывает его команда. Подкованный в эмоциональном интеллекте человек прочтет вас как открытую книгу и, если будет нечистоплотным на ценности, может использовать ваше состояние против вас и ваших интересов.
Нужно нести позитив, зарождать надежду, морально вдохновлять и поддерживать свое окружение. Чем счастливее вы чувствуете себя, тем больше вы открыты к новым перспективам, возможностям и опыту, тем с большей вероятностью вы приобретете новые навыки и знания.
Оптимизм — это не взгляд через розовые очки, а умение продуктивно относиться к плохим событиям в жизни. Помимо приподнятого настроения он поможет снять стресс, повысить иммунитет. А это — снова о здоровье вашей команды.
Чтобы выстроить эффективную коммуникацию, нужно посмотреть на внутренние ежедневные процессы вашей команды. Проанализировав их, вы нащупаете точку «А», в которой находитесь прямо сейчас. В этой точке важно признать, что есть недоговоренности, возможно, взаимные обиды между членами команды, проговорить их и начать с этим работать. Ведь все хорошее держится на базовых принципах честности, искренности, открытости.
В преддверии Нового года мы желаем вам, чтобы как минимум 99 % ваших коммуникаций стали эффективными!
