Командируем сотрудника за границу на обучение: алгоритм кадровых действий

Квалифицированный персонал является важной составляющей успешного медицинского бизнеса. Порядок направления сотрудника на обучение за границу (например, на стажировку, для участия в международной конференции, семинаре, симпозиуме (далее — профессиональные мероприятия)) с целью повышения квалификации и обмена опытом регулируется нормами трудового законодательства о служебных командировках. Они в равной степени применимы к работникам как государственных организаций здравоохранения, так и частных.

Справочно: служебная командировка — поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).

Алгоритм направления работника в командировку за границу

Шаг 1. Определяем цели служебной командировки и командируемого работника.

Цели участия сотрудников в профессиональных мероприятиях, как правило, резонируют с общей стратегией и принципами развития клиники. Среди основных — получение сотрудниками новых профессиональных знаний и навыков, которые уже востребованы в клинике и/или будут востребованы в будущем, накопление полезной и актуальной информации, необходимой для работы конкретного работника или функционирования организации в целом, и обмен ею. Участие в профессиональных мероприятиях международного масштаба повышает престиж клиники и ее сотрудников в профессиональных кругах и может дать импульс для развития новых направлений в клинике.

Цель служебной командировки обязательно указывается и конкретизируется в приказе (распоряжении) (наименование профессионального мероприятия, время и место его проведения).

Выбор работника, который будет командирован, зависит от:

• тематики мероприятия;
• целевой аудитории;
• финансовых возможностей клиники;
• правового статуса работника.

Кого можно направлять в командировку. В командировку можно направлять только сотрудников, работающих по трудовому договору (контракту). Расходы на поездки сотруднику, который работает по гражданско-правовому договору, компенсируются согласно его условиям и командировкой не считаются. Законодательством отдельно оговорен запрет на командирование беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет

Это важно
Порядок направления руководителя юридического лица в служебную командировку определяется собственником имущества, уполномоченным им органом или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с руководителем.

В случае направления в командировку лица, работающего по совместительству, следует помнить, что таковое допускается в свободное от его основной работы время. Например, врач, основное место работы которого — государственное медицинское учреждение, по совместительству работающий в частом медицинском центре, на время командировки может оформить отпуск без сохранения заработной платы на основной работе. В случае направления работника в командировку по основному месту работы может быть применен такой же порядок.

Шаг 2. Получаем согласие работника.

Согласие работника обязательно в случаях, если:

• срок командировки превышает 30 дней;
• направляется работник-инвалид;
• направляется женщина, имеющая де­тей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), или отец, воспитывающий детей без матери, а также опекуны (попечители) (ч. 4 ст. 93 ТК, ч. 6 ст. 287 ТК, ч. 3 ст. 263 и ч. 5 ст. 271 ТК).

В указанных случаях отметка о согласии/несогласии проставляется под текстом приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Во избежание трудовых споров рекомендуется запрашивать согласие на направление в командировку даже у тех работников, которые не относятся к вышеуказанным категориям. Такое согласие может быть отражено в отдельном документе о направлении в командировку.

Шаг 3. Оформляем задание на служебную командировку.

Задание на командировку, должно носить конкретный характер и содержать сведения, необходимые для реализации ее целей и задач*.

* п. 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115 (далее — Инструкция № 115).

В задании должна быть отражена информация о:

• государстве, в которое направляется работник;
• цели командировки;
• времени нахождения за границей;
• плане встреч и переговоров;
• перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта));
• форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Задание должно быть подписано командированным работником и утверждено нанимателем. Если в командировку отправляется коллектив работников, составляется коллективное задание, которое подписывают все командируемые работники и руководитель.

Шаг 4. Регистрируем приглашение зарубежной организации (при его наличии).

При командировании за границу на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций (далее — иностранные организации) наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечить их перевод с иностранного языка на белорусский или русский языки. Порядок оформления перевода приглашений законодательством не установлен (его может осуществить как штатный, так и внештатный компетентный сотрудник). При наличии приглашения в организации в обязательном порядке должен быть заведен журнал регистрации, ведение которого, как правило, возлагается на сотрудника, в ведении которого находится журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Шаг 5. Издаем приказ (распоряжение).

В приказе (распоряжении) должна содержаться следующая информация:

• фамилия, имя и отчество командируемого работника;
• его должность (профессия);
• наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
• место командировки (страна, населенный пункт);
• срок командировки;
• цель поездки;
• условия командирования по приглашению (при наличии) (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции № 115).

Приказ (распоряжение) регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале регистрации приказов (распоряжений)). Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись.

В случае если командирование за границу осуществляется по приглашению иностранных организаций, в приказе (распоряжении) указываются условия командирования (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т. д.) (п. 2 Инструкции № 115).

Шаг 6. Оформляем и выдаем командировочное удостоверение (факультативно).

При командировании за границу оформление командировочного удостоверения не является обязательным, но может быть выдано работнику по решению нанимателя. Возможность его оформления и выдачи может предусматриваться в локальном нормативном правовом акте, определяющем порядок направления работников в командировки.

Шаг 7. Предоставляем аванс на возмещение расходов.

Оплата участия в профессиональном мероприятии зависит от финансовых возможностей организации здравоохранения*. Часто при проведении международных конференций предлагаются разные форматы участия, от которых зависит их стоимость. Например, в дополнительные опции, повышающие стоимость участия, может входить выступление с докладом, его публикация в тематических изданиях, дополнительные активности в рамках программы конференции и др. Соответственно, необходимо заранее оценить целесообразность выбора того или иного формата.

* Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».

Так, работника необходимо ознакомить с расчетом на выданный аванс, порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).

Наниматель обязан вести регистрацию работников, выбывающих в служебную командировку, в соответствующем журнале.

По возвращении из командировки работник обязан предоставить нанимателю два отчета:

• письменный отчет об итогах служебной командировки (предоставляется в десятидневный срок со дня прибытия). Форма отчета определяется нанимателем, равно как и порядок его предоставления. Он должен содержать перечень действий и полученных результатов по каждому пункту и/или направлению задания. Если в командировку ездил коллектив работников, с нанимателем можно согласовать предоставление коллективного отчета;
• авансовый отчет о расходах (должен быть составлен в валюте произведенных операций с приложением оригинальных документов, подтверждающих расходы, и представлен в бухгалтерию не позднее 15 ра­бочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия). 

От редакции
Пример оформления отчета работника, прибывшего из служебной командировки за границу вы можете скачать по ссылке.
Пример оформления приказа о командировании вы можете скачать по ссылке.
Пример оформления задания на командировку за границу вы можете скачать по ссылке.