Квалифицированный персонал является важной составляющей успешного медицинского бизнеса. Порядок направления сотрудника на обучение за границу (например, на стажировку, для участия в международной конференции, семинаре, симпозиуме (далее — профессиональные мероприятия)) с целью повышения квалификации и обмена опытом регулируется нормами трудового законодательства о служебных командировках. Они в равной степени применимы к работникам как государственных организаций здравоохранения, так и частных.
Справочно: служебная командировка — поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Алгоритм направления работника в командировку за границу
Шаг 1. Определяем цели служебной командировки и командируемого работника.
Цели участия сотрудников в профессиональных мероприятиях, как правило, резонируют с общей стратегией и принципами развития клиники. Среди основных — получение сотрудниками новых профессиональных знаний и навыков, которые уже востребованы в клинике и/или будут востребованы в будущем, накопление полезной и актуальной информации, необходимой для работы конкретного работника или функционирования организации в целом, и обмен ею. Участие в профессиональных мероприятиях международного масштаба повышает престиж клиники и ее сотрудников в профессиональных кругах и может дать импульс для развития новых направлений в клинике.
Цель служебной командировки обязательно указывается и конкретизируется в приказе (распоряжении) (наименование профессионального мероприятия, время и место его проведения).
Выбор работника, который будет командирован, зависит от:
- тематики мероприятия;
- целевой аудитории;
- финансовых возможностей клиники;
- правового статуса работника.
Кого можно направлять в командировку. В командировку можно направлять только сотрудников, работающих по трудовому договору (контракту). Расходы на поездки сотруднику, который работает по гражданско-правовому договору, компенсируются согласно его условиям и командировкой не считаются. Законодательством отдельно оговорен запрет на командирование беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет
Это важно
Порядок направления руководителя юридического лица в служебную командировку определяется собственником имущества, уполномоченным им органом или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с руководителем.
В случае направления в командировку лица, работающего по совместительству, следует помнить, что таковое допускается в свободное от его основной работы время. Например, врач, основное место работы которого — государственное медицинское учреждение, по совместительству работающий в частом медицинском центре, на время командировки может оформить отпуск без сохранения заработной платы на основной работе. В случае направления работника в командировку по основному месту работы может быть применен такой же порядок.
Шаг 2. Получаем согласие работника.
Согласие работника обязательно в случаях, если:
- срок командировки превышает 30 дней;
- направляется работник-инвалид;
- направляется женщина, имеющая детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), или отец, воспитывающий детей без матери, а также опекуны (попечители) (ч. 4 ст. 93 ТК, ч. 6 ст. 287 ТК, ч. 3 ст. 263 и ч. 5 ст. 271 ТК).
В указанных случаях отметка о согласии/несогласии проставляется под текстом приказа (распоряжения) о направлении в командировку. Во избежание трудовых споров рекомендуется запрашивать согласие на направление в командировку даже у тех работников, которые не относятся к вышеуказанным категориям. Такое согласие может быть отражено в отдельном документе о направлении в командировку.
Шаг 3. Оформляем задание на служебную командировку.
Задание на командировку, должно носить конкретный характер и содержать сведения, необходимые для реализации ее целей и задач*.
* п. 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 июля 2010 г. № 115 (далее — Инструкция № 115).
В задании должна быть отражена информация о:
- государстве, в которое направляется работник;
- цели командировки;
- времени нахождения за границей;
- плане встреч и переговоров;
- перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
- предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта));
- форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
- иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание должно быть подписано командированным работником и утверждено нанимателем. Если в командировку отправляется коллектив работников, составляется коллективное задание, которое подписывают все командируемые работники и руководитель.
Шаг 4. Регистрируем приглашение зарубежной организации (при его наличии).
При командировании за границу на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций (далее — иностранные организации) наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечить их перевод с иностранного языка на белорусский или русский языки. Порядок оформления перевода приглашений законодательством не установлен (его может осуществить как штатный, так и внештатный компетентный сотрудник). При наличии приглашения в организации в обязательном порядке должен быть заведен журнал регистрации, ведение которого, как правило, возлагается на сотрудника, в ведении которого находится журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.
Шаг 5. Издаем приказ (распоряжение).
В приказе (распоряжении) должна содержаться следующая информация:
- фамилия, имя и отчество командируемого работника;
- его должность (профессия);
- наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
- место командировки (страна, населенный пункт);
- срок командировки;
- цель поездки;
- условия командирования по приглашению (при наличии) (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2 Инструкции № 115).
Приказ (распоряжение) регистрируется в установленном у работодателя порядке (например, в журнале регистрации приказов (распоряжений)). Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись.
В случае если командирование за границу осуществляется по приглашению иностранных организаций, в приказе (распоряжении) указываются условия командирования (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т. д.) (п. 2 Инструкции № 115).
Шаг 6. Оформляем и выдаем командировочное удостоверение (факультативно).
При командировании за границу оформление командировочного удостоверения не является обязательным, но может быть выдано работнику по решению нанимателя. Возможность его оформления и выдачи может предусматриваться в локальном нормативном правовом акте, определяющем порядок направления работников в командировки.
Шаг 7. Предоставляем аванс на возмещение расходов.
Оплата участия в профессиональном мероприятии зависит от финансовых возможностей организации здравоохранения*. Часто при проведении международных конференций предлагаются разные форматы участия, от которых зависит их стоимость. Например, в дополнительные опции, повышающие стоимость участия, может входить выступление с докладом, его публикация в тематических изданиях, дополнительные активности в рамках программы конференции и др. Соответственно, необходимо заранее оценить целесообразность выбора того или иного формата.
* Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 января 2001 г. № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу».
Так, работника необходимо ознакомить с расчетом на выданный аванс, порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п. 10 Инструкции № 115).
Наниматель обязан вести регистрацию работников, выбывающих в служебную командировку, в соответствующем журнале.
По возвращении из командировки работник обязан предоставить нанимателю два отчета:
- письменный отчет об итогах служебной командировки (предоставляется в десятидневный срок со дня прибытия). Форма отчета определяется нанимателем, равно как и порядок его предоставления. Он должен содержать перечень действий и полученных результатов по каждому пункту и/или направлению задания. Если в командировку ездил коллектив работников, с нанимателем можно согласовать предоставление коллективного отчета;
- авансовый отчет о расходах (должен быть составлен в валюте произведенных операций с приложением оригинальных документов, подтверждающих расходы, и представлен в бухгалтерию не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия).
От редакции
Пример оформления отчета работника, прибывшего из служебной командировки за границу вы можете скачать по ссылке.
Пример оформления приказа о командировании вы можете скачать по ссылке.
Пример оформления задания на командировку за границу вы можете скачать по ссылке.